حسابداری شرکت بازرگانی

همانطور که می دانید حسابداری به شاخه های متعددی تقسیم شده است. یکی از مهمترین شاخه های حسابداری، حسابداری بازرگانی می باشد. در ابتدا و قبل از توضیح اینکه حسابداری شرکت بازرگانی به چه شکلی انجام می شود، بهتر می بینم تعریفی دقیق از شرکت بازرگانی داشته باشیم تا بتوانید اطلاع دقیقی از نحوه انجام معاملات در این شرکت به دست آورید. در ادامه بیشتر درباره حسابداری در شرکت بازرگانی و وظایف حسابدار در این شرکت صحبت خواهیم نمود.

شرکت بازگانی به چه نوع شرکت هایی گفته می شود؟

شرکت بازرگانی به شرکت هایی اطلاق می شود که کالایی را از خارج از کشور وارد نماید بدون اینکه در تولید آن نقشی داشته باشد. کالای وارد شده بدون هیچ تغییری در شرکت بازرگانی به بازار عرضه می شود. این کالا چه به صورت عمده فروشی به فروش برسد و چه به صورت خرده فروشی نیازمند مدیریت حساب ها است که توسط واحد حسابداری شرکت انجام می شود. در این شرکت های بازرگانی فروش ممکن است به صورت تقد، اقساط و نسیه انجام شود و یا شرکت برای به دست آوردن سود بیشتر فروش اعتباری را پیشنهاد دهد. این نوع خرید کالا به نفع هر دو طرف معامله است؛ چرا که خریدار موجودی و نقدینگی خود را حفظ می کند و فروشنده هر چه سریعتر می تواند حسابهای خود را نقد نماید. تخفیفات ارائه شده در شرکت بازرگانی می تواند شامل تخفیفات نقدی، توافقی و برگشت از فروش باشد.

حسابداری بازرگانی چیست؟

از آنجایی که هدف شرکت بازرگانی خرید و فروش اجناس وارداتی است، حسابداری بازرگانی در طول روزهای سال ثبت سند خرید و فروش کالا و سایر سندهای جاری در شرکت، به دست آوردن صورت های مالی شامل صورت حساب سود و زیان، ترازنامه، صورت سود و زیان جامع و صورت گردش وجوه نقد را انجام می دهد. در یک شرکت بازرگانی از دو نوع سیستم حسابداری استفاده می شود.

1. سیستم حسابداری دائمی
در سیستم حسابداری دائمی است که تمام پروژه های خرید و فروش کالا، بدهکارو بستاندکار در حساب موجودی کالا و میزان قیمت آن ثبت می شود. در این صورت اگر خریدی صورت گیرد، برگشت از فروش اتفاق بی افتد و موجودی کالا شرکت افزایش پیدا کند از روی گزارشات سیستم می توانید از آن مطلع شوید. این مورد در صورت کاهش کالا که در اثر فروش آن و یا کاهش برگشت از فروش اتفاق می افتد نیز می تواند شما را از موجودی کالا مطلع نماید.

2. سیستم حسابداری ادواری
در این سیستم به هیچ عنوان ریز معاملات درج نمی شود. تنها با شمارش تعداد کالای موجود در آخر سال و همچنین بهای کالاهای موجود استخراج شده و در ترازنامه و دفاتر ثبت می گردد.
به صورت کلی یک سیستم حسابداری بازرگانی ایده آل می تواند به حسابدار و مدیر مالی قیمت تمام شده کالا وارداتی، میزان موجودی کالا در انبار، میزان فروش و قیمت تمام شده کالاهای فروش رفته را اطلاع دهد.

استانداردهای حسابداری بازرگانی

در ایران 33 استاندارد حسابداری وجود دارد که استانداردهای حسابداری بازرگانی نیز شامل آن خواهد شد. این قوانین حسابداری بازرگانی توسط کمیته تدوین استانداردهای حسابداری تدوین شده و برای همه حسابداران و حسابرسان لازم الاجرا می باشد. این استاندارهای حسابداری نحوه ارائه صورت های مالی، نحوه ارائه ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت جریان وجوه نقد و … می باشد. این قوانین به قدری اهمیت دارند که در دانشگاه ها آن را تدریس می نمایند و هر فردی که تصمیم دارد وارد حیطه حسابداری شود باید آنها را بداند.

وظایف حسابداری بازرگانی

اما یکی از واحدهایی که می تواند مدیریت مالی یک شرکت بازرگانی را تسهیل نماید واحد حسابداری شرکت بازرگانی می باشد. برای یک حسابدار در شرکت بازگانی وظایفی تعیین شده است که در ادامه به بررسی آنها خواهیم پرداخت.

• ثبت سند حسابداری شرکت بازرگانی

ثبت اسناد حسابداری بازرگانی یکی از مهمترین و اساسی ترین فعالیت هایی است که در واحد حسابداری شرکت بازرگانی انجام می شود. در این سندها کالای خریداری شده و بهای کالا ثبت می شود. همچنین کالای فروخته شد نیز سند مربوط به خود را دارد. ثبت سند حسابداری به صورت روزانه انجام می شود و در سیستم ثبت می شود. ثبت سند پایه ای ترین کاری است که حسابدار جاری و دیگر همکاران او در طول روز انجام می دهند. با ثبت سند می توان به راحتی صورت های مالی را تهیه نمود. گزارشات مورد نیاز جهت بررسی وضعیت شرکت را نیز استخراج نمود.

• تهیه صورت مالی

صورت مالی به صورت سالانه و گاها هر چند ماه یک بار تهیه می شود. در صورت مالی میزان بدهی و بستاندکاری شرکت مشخص خواهد شد. صورت مالی بر اساس سندهایی که حسابداران در طول سال وارد نموده اند تشخیص می دهد که آیا شرکت توانسته است به سود مد نظر خود بعد از زمان مشخص دست یابد و یا اینکه این هدف محقق نشده است. اگر شرکت نتوانسته باشد در طول زمان مشخص به اهداف خود که همان سود آوری است برسد باید دلایل آن بررسی شود. با تهیه صورت مالی شرکت می تواند به این نتیجه برسد که آیا سیاست های مدیر مالی توانسته است به سود آوری شرکت منجر شود و یا اینکه باید در راهبردهای شرکت تغییر ایجاد نمود. در یک شرکت بازرگانی اصولا مدیر فروش و بازرگانی است که سیاست های مالی شرکت را با همکاری مدیر مالی تعیین می نماید. تهیه صورت مالی در واقع در چهار عملکرد زیر انجام می شود.

• تنظیم ترازنامه یا صورت وضعیت مالی

ترازنامه شرکت نشان می دهد که آیا میزان بدهی ایجاد شده در شرکت با میزان بستانکاری به اضافه سرمایه برابری دارد.

• بدهی های شرکت در واقع همان کالایی است که شرکت از خارج از کشور وارد نموده است و در ازای آن پول پرداخت نموده است.

• بستانکاری شرکت در واقع کالایی است که به فروش رسانده است و در ازای آن پول دریافت نموده است.

• سرمایه شرکت در واقع شامل سرمایه های جاری است که در ازای کالا دریافت و پرداخت می نماید به اضافه سرمایه های غیر جاری مانند ساختمان، میز، سیستم و هر آنچه شرکت از آنها استفاده می نماید.
تراز نمودن میزان بدهی های شرکت با میزان بستانکاری و سرمایه شرکت در ترازنامه مشخص خواهد شد. از این رو اگر میزان بدهی های با سرمایه شرکت سازگاری نداشته باشد باید برای تغییر سیاست های شرکت تدبیر جدید اندیشیده شود.

• تهیه صورت سود و زیان

تهیه یک گزارش در قالب میزان هزینه های شرکت و درآمد های شرکت در یک بازه مشخص را تهیه صورت حساب سود و زیان شرکت می نامند. حسابداران شرکت بازرگانی با تهیه گزارشات ادواری می توانند مشخص نمایند که در یک بازه زمانی مشخص شرکت به سود دست یافته است و یا زیان دیده تلقی می شود. با بررسی دلایل این مسائل می توان تشخیص داد که آیا شرکت در روال مناسبی پیش می رود و یا نیاز به تغییرات دارد.

• تهیه صورت گردش نقدینگی شرکت

در تهیه صورت گردش نقدینگی شرکت حسابداران بررسی می نمایند که پول از کجا وارد شرکت شده و در چه مسائلی هزینه شده است. این گزارش نشان می دهد که سرمایه وارد شده به شرکت روی چه اصولی هزینه شده است و آیا بازگشت سرمایه در بازه شخص انجام شده است؟ نکته بسیار مهم در این قسمت بازه زمانی مشخص است.

• تهیه صورت سود و زیان جامع شرکت

در تهیه صورت سود و زیان جامع شرکت یک دوره و بازه زمانی را در نظر نمی گیرند بلکه این گزارش از ابتدای تاسیس شرکت میزان سرمایه و سود به دست آمده از سرمایه گذاری را مورد بررسی قرار می دهد.

• حساب حقوق و دستمزد کارکنان

از دیگر فعالیت هایی که در واحد حسابداری شرکت بازرگانی انجام می شود پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان شرکت است.

• تهیه اظهارنامه مالیاتی

فعالیت دیگری که سالانه باید در واحد حسابداری انجام شود تهیه اظهارنامه مالیاتی است. انجام حساب های مربوط به مالیات در طول سال انجام می شود و طی فراخوان اداره مالیات کل کشور تمامی شرکت ها اظهارنامه های خود را ارسال می نمانید.

ویژگی نرم افزار حسابداری مناسب برای شرکت بازرگانی

تمامی نرم افزارهای حسابداری قسمت های مشخصی برای حقوق و دستمزد، انبار، مالیات، ثبت سند و … دارندا. اما چه نرم افزاری برای شرکت بازرگانی مناسب است؟ اصلی ترین موضوع در هنگام خرید نرم افزار براورد میزان بزرگی شرکت است. از آنجایی که نرم افزارهایی که برای شرکت های بزرگ طراحی شده اند قیمت بیشتری دارند بهتر است نرم افزاری تهیه نمایید که مناسب بزرگی شرکت شما باشد.
در خدمات ارائه داده شده نرم افزار حسابداری دقت نمایید که آیا نرم افزار مد نظر شما برای شرکت های بازرگانی طراحی شده است و یا تنها شرکت های خدماتی و تولیدی را شامل می شود؟
از نرم افزارهایی استفاده کنید که برای هر یک از حسابداران بخش مجزایی را تعریف نموده اند. با این کار می توانید مسئولیت هر حسابدار را به صورت مجزا تعریف نمایید و به واحد حسابداری کمک کنید که بتواند تفکیک کاری داشته باشند. البته اگر شرکت شما کوچک است و تنها یک یا دو حسابدار دارید می توانید از این گزینه صرف نظر نمایید.

کلام آخر
یکی از بهترین نرم افزارهایی که در شرکت های بازرگانی متوسط و کوچک می تواند جوابگوی نیازهای واحد حسابداری باشد نرم افزار سپیدار است. این نرم افزار با ارائه گزارشات دقیق شرایط بررسی وضعیت شرکت را در اختیار سهامداران، مدیر مالی، مدیر فروش و بازرگانی و … قرار می دهد.