ثبت هزینه در حسابداری فقط به معنی مشخص کردن مبلغ و نوع هزینه نیست. حسابدار باید بداند هر هزینه به کدام بخش شرکت تعلق دارد و چه مقدار از منابع مالی در واحدهای مختلف مصرف شده است. مرکز هزینه در نرم افزار سپیدار دقیقا برای همین منظور استفاده می‌شود.
فرض کنید یک شرکت تولیدی در پایان ماه ۴۰۰ میلیون تومان هزینه ثبت کرده است. مدیر شرکت می‌خواهد بداند چه مقدار از این مبلغ مربوط به تولید، فروش، امور اداری و تعمیرات بوده است. اگر هزینه‌ها بدون تفکیک ثبت شده باشند، تهیه چنین گزارشی زمان‌بر خواهد بود.
با تعریف مرکز هزینه در سپیدار می‌توان هزینه‌های هر بخش را جداگانه شناسایی کرد و در گزارش‌های حسابداری مورد بررسی قرار داد. در ادامه، نحوه ساخت مرکز هزینه، اختصاص هزینه به آن و کاربرد این قابلیت در شرکت‌های تولیدی، خدماتی و بازرگانی را آموزش می‌دهیم.
مرکز هزینه یا Cost Center بخشی از یک مجموعه اقتصادی است که هزینه‌های مربوط به آن به صورت مستقل شناسایی و کنترل می‌شوند.
این بخش می‌تواند واحد تولید، فروش، منابع انسانی، انبار، شعبه یا حتی یک فعالیت مشخص باشد. انتخاب مراکز هزینه به ساختار شرکت و نوع گزارش‌هایی بستگی دارد که مدیریت به آن‌ها نیاز دارد.
برای مثال، یک شرکت تولیدی ممکن است مراکز هزینه زیر را تعریف کند:
| مرکز هزینه | نمونه هزینه‌های مرتبط |
| تولید | دستمزد تولید و تعمیر تجهیزات |
| اداری | حقوق کارکنان اداری و ملزومات دفتر |
| فروش | تبلیغات و هزینه کارکنان فروش |
| بسته‌بندی | حقوق کارکنان و ملزومات بسته‌بندی |
| پشتیبانی | هزینه خدمات و نگهداری تجهیزات |
با این تفکیک، هزینه حقوق کارکنان فروش با حقوق کارکنان تولید در یک گزارش تجمیعی و غیرقابل تفکیک باقی نمی‌ماند.
در واقع، مرکز هزینه کمک می‌کند حسابدار علاوه بر پاسخ به سؤال چه هزینه‌ای ثبت شده؟، مشخص کند «این هزینه مربوط به کدام بخش است؟
برای تعریف مرکز هزینه جدید در نرم افزار سپیدار، ابتدا وارد شرکت موردنظر شوید و مراحل زیر را انجام دهید.
از منوی اصلی سپیدار وارد بخش «شرکت» شوید. سپس از قسمت «عملیات»، گزینه «مرکز هزینه جدید» را انتخاب کنید.
مسیر دسترسی: شرکت ← عملیات ← مرکز هزینه جدید
در قسمت عنوان، نام مرکز هزینه را وارد کنید، بهتر است عنوان انتخابی کوتاه، مشخص و متناسب با ساختار شرکت باشد. برای مثال، عنوان «واحد تولید شماره یک» از عنوان کلی «تولید» برای شرکتی که چند خط تولید مستقل دارد، کاربرد بیشتری خواهد داشت.
اگر شرکت چند شعبه یا واحد مشابه دارد، از ابتدا نام‌گذاری یکسانی در نظر بگیرید تا بعدا هنگام گزارش‌گیری دچار سردرگمی نشوید.
در قسمت کد تفصیلی، کد مربوط به مرکز هزینه را مشخص کنید، اگر شماره‌گذاری تفصیلی‌ها در سیستم به صورت دستی تنظیم شده باشد، می‌توانید کد موردنظر را وارد کنید. در صورت استفاده از شماره‌گذاری خودکار، سیستم کد را مطابق تنظیمات خود اختصاص می‌دهد.
برای نمونه، می‌توان یک الگوی داخلی برای مراکز هزینه در نظر گرفت:
| کد پیشنهادی | عنوان |
| 101 | تولید |
| 102 | فروش |
| 103 | اداری |
| 104 | بسته‌بندی |
| 105 | خدمات و پشتیبانی |
این کدها نمونه هستند و باید با کدینگ حسابداری شرکت هماهنگ شوند.
نکته: بهتر است پیش از شروع ثبت اسناد مالی، ساختار مراکز هزینه نهایی شود. تغییر مداوم نام و کد مراکز هزینه، بررسی گزارش‌های دوره‌های مختلف را دشوار می‌کند.
در فرم مربوط، نوع مرکز هزینه را متناسب با ماهیت فعالیت انتخاب کنید، برای مثال، مرکز هزینه خط تولید با یک واحد اداری تفاوت دارد. تعیین صحیح نوع مرکز هزینه، به طبقه‌بندی بهتر اطلاعات و استفاده از آن در فرایندهای حسابداری کمک می‌کند.
اگر از سپیدار برای محاسبه بهای تمام شده تولید استفاده می‌کنید، طبقه‌بندی مراکز هزینه را با ساختار تولید و روش هزینه‌یابی شرکت هماهنگ کنید.
پس از تکمیل اطلاعات، مرکز هزینه را ذخیره کنید، برای مشاهده مراکز تعریف شده، از مسیر زیر استفاده کنید: شرکت ← فهرست ← مراکز هزینه
در این قسمت امکان مشاهده و مدیریت مراکز هزینه وجود دارد.
پس از تعریف اولین مرکز هزینه، بهتر است یک سند آزمایشی ثبت کنید تا از صحت ارتباط حساب هزینه و تفصیلی مرکز هزینه اطمینان داشته باشید.
ساخت مرکز هزینه در سپیدار زمانی ارزشمند است که شرکت بخواهد هزینه‌های واحدهای مختلف را مستقل بررسی کند. با تعریف مراکز مناسب و اختصاص صحیح هزینه‌ها هنگام ثبت اسناد، اطلاعات حسابداری برای کنترل بودجه، تحلیل مخارج و بررسی عملکرد بخش‌های مختلف کاربرد بیشتری پیدا می‌کند.
مهم‌ترین نکته این است که مراکز هزینه پیش از شروع ثبت اطلاعات، متناسب با ساختار واقعی شرکت طراحی شوند. انتخاب عنوان و کد مناسب، تفکیک هزینه‌های مستقیم و مشترک و بررسی دوره‌ای اسناد، از ایجاد گزارش‌های نادرست جلوگیری می‌کند.
در آگاه حساب تلاش می‌کنیم آموزش نرم افزار سپیدار را به مسائل واقعی حسابداری نزدیک کنیم تا کاربران علاوه بر یادگیری مسیرهای نرم افزار، کاربرد هر قابلیت را در ثبت اسناد و تهیه گزارش‌های مالی بشناسند.