در این قسمت از مقاله آگاه حساب قصد داریم به توضیح برون سپاری خدمات حسابداری و مالی + نکات مهم بپردازیم. سبک کار کسب و کارهای مختلف، دائما در حال بروز رسانی می باشد و امورات مالی و حسابداری نیز از این جریان مستثنی نمی باشند. گاهی ممکن است تمام کارهای حسابداری یک شرکت به یک شخص حسابدار که جزوء نیروهای داخل شرکت باشد، واگذار شود، گاهی نیز شرایطی پیش میاید که کارهای مالی و حسابداری یک شرکت به نیروهای داخل شرکت سپرده نشود و همه کارها از بیرون از شرکت انجام شود. در ادامه مقاله به بررسی دقیق برون سپاری حسابداری می پردازیم و مجموعه نکات مهم در این زمینه را شرح می دهیم. خواهشمندم تا پایان مقاله آگاه حساب همراه ما باشید.

برون سپاری حسابداری چیست؟

برون سپاری (Outsourcing) در واقع به معنای واگذار نمودن بعضی از امورات شرکت به یک شخص، تیم یا شرکتی دیگر، بر اساس قراردادی مشخص می باشد. ممکن است شرایطی پیش آید که یک شرکت یا یک سازمان بودجه، وقت، تجهیزات یا مهارت لازم برای انجام کار مشخصی را نداشته باشد، در نتیجه انجام آن کار را به عهده شخص دیگری می گذارند، تا انجامش دهد. در چنین موقعیتی، نوعی برون سپاری انجام می شود. به طور کلی به هر کاری به غیر از فعالیت اصلی یک شرکت، به عنوان برون سپاری تلقی می‌ شود.

اهمیتی ندارد که کار در کجا اجرا شود، در شرکت و یا به دور از فضای داخلی یک شرکت، در کل هرگاه که شخصی یا تیمی از یک شرکت متفرقه، کاری را که سران یک کسب و کار وقت کافی یا مهارت لازم برای انجام آن نداشته باشند را انجام دهند، برون سپاری انجام شده است. برون سپاری حسابداری نیز عبارت است از سپردن همه يا جزئی از وظایف یک شرکت مشخص به یک سازمان تخصصي تا ضمن پایین آمدن نرخ هزينه ها، امكان ایجاد نمودن كيفيت هرچه بیشتر نيز فراهم شود.

در واقع از طریق برون سپاري می توان بخشی از معاملات فصلی را نیز انجام داد و انجام دقیق این گونه وظایف را به افراد و سران شرکت های دیگر محول نمود.

نکات مهم در برون سپاری حسابداری

جهت انجام برون سپاری حسابداری، توصیه می شود که همه امورات مالی و حسابداری را به شرکت های حسابداری نسپارید، بلکه به صورت دوره ای بخشی از این امورات به شرکت های متفرقه واگذار گردد، به عنوان مثال: امورات حسابرسی یا حسابداری بیمه و یا حفظ و نگهداری داده ها و اطلاعات کامل و دقیق و هم چنین بایگانی مدارک حسابداری کارفرمایان شرکت، از سری نکات مهمی می باشد که مسئولان این کار می بایست به آن توجه کنند. باید دقت کرد که در زمان برون سپاری حسابداری از شرکت و کسانی که از تعهد و مهارت زیادی در زمینه بهره مند هستند، کمک گرفته شود.

تمامی کسب و کارهای کوچک با توجه به علل گوناگونی، این شرایط برایشان فراهم است که از برون سپاری خدمات حسابداری استفاده کنند. گاهی اوقات مراکز کوچک به علت کمبود منابع مالی و یا با هدف پایین آوردن نرخ هزینه‌ ها، خدمات مالی و حسابداری خود را به صورت برون‌ سپاری انجام می دهند. هم چنین ممکن است شرکت های کوچک، فضای لازم برای اختصاص دادن اتاق مخصوص به یک حسابدار را در اختیار نداشته باشد، بنابراین برون سپاری این خدمات به عنوان راه‌ حلی خلاقانه می باشد.

آمار و ارقام بدست آمده، نمایانگر این است که خدمات حسابداری برون سپاری شده، به علت بکارگیری یک تیم کارشناس و ویژه و هم چنین همفکری مدرسان رشته حسابداری، ملزم به صرف دقت زیادی می باشد. در برون سپاری خدمات حسابداری، میزان تخلفات به صفر می‌ رسد و این که کارکنان شرکت های دیگر، هیچ گونه نقشی در آمار و ارقام نخواهند داشت. در روش برون سپاری حسابداری، کسب و کار شما با شرکت خدمات حسابداری شناخته شده ای رو به رو است که تمام دقت خود را صرف تشخیص جزئیات نموده است و به هیچ وجه حاضر نیست که اعتبار حرفه‌ ای شرکت خود را با استخدام نمودن کارشناسان نابلد به خطر بیاندازد. همه این دلایل، امکان ایجاد انگیزۀ لازم را برای برون سپاری خدمات حسابداری و مالی را به شرکت‌ های کوچک فراهم می کند.

انواع مختلف برون سپاری

برون سپاری حسابداری را می توان بر اساس محل انجام و ماهیت کار به دو گروه کلی تقسیم بندی می شوند و برای هر دسته نیز یک سری زیر دسته‌ نیز در نظر گرفته شده است، اما به طور کلی به شرح موارد ذیل است که عبارتند از:

برون سپاری بر اساس محل: هر یک از کاربران این امکان را دارند که برون سپاری حسابداری را در محل شرکت خود انجام دهند که در این شرایط تمامی امورات کاری داخلی که توسط یک شخص، تیم یا یک شرکت متفرقه انجام می شود یا آن که کار خود را به تیم ورکی خارج از سازمان خود واگذار کنید. بعضی از امور وجود دارند که می بایست در داخل مجموعه انجام شوند و برخی دیگری یافت نمی شوند، اما موارد دیگری وجود دارند که می‌ توان از راه دور انجام داد یا آن که در محل دیگری بر روی هر یک کار شود.

برون سپاری بر اساس ماهیت کار: یک سری عملیاتی که به صورت برون سپاری انجام می‌ شوند را می‌ توان به صورت پروژه ای تعیین نمود یا آن که رویکردی فرآیند محور برای هر یک از آن ها در نظر گرفته شود و هم چنین یک سری راهکار مالی نیز در اختیارشان قرار داده می شود. بعضی از امور وجود دارند که تعریف هر یک از آن ها به صورت یک پروژه ساده می باشد، چرا که دارای نتایج مشخصی می باشند و انتظارات از پیش تعیین شده هستند. اما بعضی امور نیازمند خطا و آزمایش هستند و فرآیند محور بودن آنها بهتر است. این امکان وجود دارد به ازای میزان بازدهی‌ که قرار است در هر بازه زمانی مشخص شود، قرارداد رسمی را تنظیم نمود.

روش های مختلف برون سپاری

به طور کلی روش‌ های برون‌ سپاری به چهار دسته تقسیم می شوند که به شرح موارد ذیل می باشند:

برون‌ سپاری پروژه‌ای: برون‌ سپاری پروژه‌ای ساده ترین روشی می باشد که به طور روزانه با آن ها سروکار داریم. در این روش شرکت‌ ها مطابق با نیازشان پروژه‌ها را برون‌ سپاری می‌ کنند و کارهایشان را انجام می دهند. تفاوتی ندارد که پروژه فیزیکی باشد یا در قالب وب سایت اجرا شود، اما زمانی که حرف از پروژه می‌ شود، به معنای استخدام موقتی نیروی کار می باشد.

برون‌ سپاری IT: در حوزه فناوری و اینترنت، برون‌ سپاری محبوبیت بیشتری دارد. شرکت‌ های بزرگ فناوری، این قابلیت را دارند که پروژه‌های بزرگ خود را به شکل برون‌ سپاری انجام دهند و اداره هر بخش از امورات را به افراد یا شرکت‌ های دیگری واگذار کنند، چرا که در قالب اینترنت اکثر کارها قابل انجام‌ می باشند، برون‌سپاری آی تی یکی از پرکاربرد ترین ها می باشد.

برون‌ سپاری حرفه‌ ای: در این روش از برون‌ سپاری، تقریبا همه امورات و وظایف را به یک شخص یا تیم خاصی واگذار می کنند که تخصص ویژه ای داشته باشد و کاربر هیچ دخالتی در شیوه انجام پروژه نداشته باشند. آن ها وظیفه دارند نتایج مد نظر را در مدت زمان از پیش تعیین شده، تحویل دهند و در ازای آن مبلغ توافق شده را بدست آورند.

برون‌ سپاری ساخت یا تولید: این روش برون‌ سپاری به افراد این اجازه را می‌ دهد تا شرکتی را برای تولید کالای مدنظرشان استخدام کنند. در نتیجه یک کارخانه یا شرکت را می توان استخدام نمود تا کالای مدنظرتان را تولید کند. کاری که اکثر شرکت‌ های بزرگ انجام می‌ دهند.

مزایای برون سپاری خدمات حسابداری و مالی

برون سپاری حسابداری، مزیت های قابل توجه ای با خود به همراه دارد. توجه نمودن به این قبیل مزایا، موجب شده است که شرکت ها و ارگان های مختلف را به سمت برون سپاری حسابداری سوق داده شوند. بعضی از این مزایا به شرح موارد ذیل می باشند که عبارتند از:

دقت بالا در انجام امورات مالی و حسابداری: یکی از اصلی ترین نکات در رابط با مباحث مالی و حسابداری یک کسب و کار، دقت بالا در انجام امورات مختلف است. اگر نخواهیم بگوئیم مهم­ ترین علت ثبات در هر کسب و کاری، مدیریت درست مسائل مالی و حسابداری آن کسب و کار است، بی شک حسابداری یکی از اصلی ترین و حساس ترین بیس های هر نوع کسب و کاری می باشد. داشتن دقت در انجام امورات حسابداری و مالی، این امکان را فراهم می کند که بقای یک کسب و کار تضمین شود.

کاهش نرخ هزینه­ های یک شرکت از طریق برون سپاری امورات حسابداری: علاوه بر مشکلات عدیده ای که در رابط با تامین نیروی انسانی، هموار مطرح بوده است، میزان هزینه ­های زیاد جهت استخدام یک کارشناس مالی متبحر نیز از دیگر مشکلات اساسی برای هر کسب و کاری می باشد. هم چنین علاوه بر حقوق، نرخ هزینه ­های بیمه، پاداش، سنوات، تهیه و تنظیم سیستم ­های رایانه ای و ابزارهای مورد نیاز کارمندان و… نیز این قبیل مشکلات را دو چندان نموده است.

عدم مشکل تامین نیروی انسانی: در حال حاضر پیدا کردن و استخدام یک نیروی کاری مسئول، متخصص و متبحر، یکی از اصلی ترین مشکلات کسب و کارهای مختلف می باشد. کسب و کارهای متعددی وجود دارند که برای تامین نیروی انسانی مناسب، دچار مشکلاتی بسیار سختی می باشند و گاهی اوقات ضررهای غیر قابل جبرانی نیز از سوی کارمندان دریافت می کنند.

استفاده از کارشناسان متبحر و ماهر: به طور معمول شرکت ­های حسابداری از نیروهای متخصص، ماهر و کاربلد استفاده می کنند. وقتی که یک کسب و کار، انجام امورات مالی و حسابداری خود را به یک شرکت­ حسابداری واگذار می کند، در حقیقت تمام این افراد متبحر و ماهر را برای انجام این قبیل امورات به کار گرفته اند. کسانی که صاحبان یک کسب و کار قصد استخدام هر یک از آن ها را داشته باشند، متحمل هزینه­ های جبران ناپذیری خواهند شد.

صرفه جویی در وقت: اگر از یک حسابدار درخواست شود که به ­عنوان مثال اظهارنامه­ های مالیاتی را بررسی و تنظیم کنند، وقت بسیار زیادی را صرف این کار می کند تا با دقت لازم امورات مختلف را انجام دهد. گاهی اوقات در طول فرآیند انجام این کار، اشتباهات مختلفی نیز شکل می­ گیرد که تصحیح هر یک از آن ها نیز نیازمند زمان زیادی است.

افزایش تمرکز در زمینه مدیریت یک کسب و کار: انجام امورات مالی و حسابداری وقت و انرژی بسیار زیادی را از تیم ورک یک کسب و کار می ­گیرد. واضح­ است که حساسیت بالا در انجام امورات حسابداری و داشتن دقت در انجام این قبیل امورات، تمرکز بسیار زیادی را به خود صرف می کند.

جهت بدست آوردن اطلاعات بیشتر در رابط با اصول اولیه رشته حسابداری می توانید مقاله مهم ترین اصطلاحات حسابداری که هر حسابداری باید بداند را مطالعه کنید.

معایب برون سپاری خدمات حسابداری و مالی

با توجه به توضیحات ارائه شده، برون سپاری حسابداری دارای مزیت های فراوانی می باشد، اما علاوه بر مزایا، دارای یک سری معایب نیز می باشد که بعضی از آن ها به شرح موارد ذیل می باشند که عبارتند از:

از دست دادن کنترل مدیریتی: وقتی که قراردادی امضا می‌ شود تا یک شرکت بتواند کنترل بخشی از یک کسب و کار را عهده دار شود، در واقع مدیریت و کنترل آن قسمت از کار به شرکت مربوطه واگذار می شود. شرکتی که وظایف را به آن برون‌ سپاری کرده‌اید، استانداردهایی را که برای شرکت خودتان مهم است، اعمال نمی کند.

امکان ایجاد خطرات امنیتی: به طور معمول هر کسب و کاری راز و رمزهای موفقیت خود را دارد و تمایل ندارند که کسی از آن ها سر در بیاورد. زمانی که برون سپاری انجام می‌ گردد، می بایست اطلاعات متعددی را به پیمانکار واگذار نمود تا به وسیله آن ها کارش را به طرز صحیحی انجام دهد.

امکان پایین آمدن کیفیت: هر چند که گفته می شود برون سپاری حسابداری موجب می گردد به افراد متخصص دسترسی داشته باشیم و کارها با روش‌ های بهتر و با کیفیت تری انجام دهیم، اما این یک طرف قضیه می باشد، طرف دیگر ماجرا این گونه است که کاربران  از پیش مشخص کرده اند که به ازای این کار قرار است چقدر پرداخت کنند.

کلام آخر

در این بخش از مقاله به توضیح برون سپاری خدمات حسابداری و مالی + نکات مهم پرداختیم و تمام تلاش خود را کردیم که مزایا، معایب و هم چنین مهم ترین نکات در رابط با برون سپاری حسابداری را شرح دهیم و از شما عزیزان نیز تشکر می کنم که تا پایان مقاله همراه ما بودید و خواهشمندم نظرات خود را برایمان کامنت کنید.