اگر در نرم افزار سپیدار با پرداختهای چندمرحلهای سروکار دارید، باید بدانید که «اقساطی کردن» در بخشهای مختلف نرم افزار به یک شکل انجام نمیشود. روش ثبت اقساط حقوق یا وام پرسنل با نحوه ثبت فروش اقساطی و تسویه مرحلهای فاکتور متفاوت است.
در این آموزش از آگاه حساب قرار است بهصورت کاربردی ببینیم برای اقساطی کردن حقوق و مطالبات پرسنل، وام کارمندی، فاکتور فروش و سایر دریافتها و پرداختهای مرحلهای در سپیدار باید از چه روشی استفاده کنیم و هنگام ثبت اطلاعات به چه نکاتی توجه داشته باشیم.
قبل از شروع بهتر است یک نکته مهم را مشخص کنیم. در سپیدار برای تمام عملیاتهای اقساطی یک دکمه واحد با عنوان «اقساطی کردن» وجود ندارد.
بسته به نوع عملیات ممکن است با یکی از این حالتها روبهرو باشید:
پرداخت وام پرسنلی و کسر اقساط از حقوق، پرداخت بخشی از بدهی یا حقوق کارمند، دریافت بخشی از مبلغ یک فاکتور، دریافت چند فقره چک برای یک فروش یا تسویه تدریجی حساب یک مشتری.
بنابراین اولین قدم این است که مشخص کنید قسط مربوط به پرسنل است یا مشتری و فاکتور فروش.
یکی از واضحترین کاربردهای سیستم اقساط در سپیدار مربوط به وامهایی است که شرکت در اختیار کارکنان قرار میدهد.
فرض کنید یک کارمند 60 میلیون تومان وام دریافت کرده و قرار است این مبلغ طی 12 ماه و هر ماه 5 میلیون تومان از حقوق او کسر شود.
برای این کار در سیستم حقوق و دستمزد باید از قسمت مربوط به تقسیط وام پرسنلی استفاده کنید.
ابتدا نوع وام موردنظر را تعریف کرده و سپس کارمند، مبلغ اصل وام، تاریخ دریافت و سایر اطلاعات لازم را مشخص کنید. بعد از انتخاب گزینه ایجاد اقساط، تعداد اقساط، فاصله زمانی اقساط و تاریخ شروع پرداخت مشخص میشود.
پس از ایجاد برنامه اقساط، در زمان انجام محاسبات حقوق هر ماه، مبلغ قسط مربوط به همان دوره میتواند در محاسبات کارمند لحاظ شود.
مزیت این روش این است که دیگر نیازی نیست هر ماه مبلغ قسط را بهصورت دستی محاسبه کنید. با ثبت صحیح اطلاعات اولیه، مانده وام و اقساط پرداختشده نیز قابل کنترل خواهد بود.
گاهی حسابدار به جای تعریف وام و برنامه اقساط، مبلغ قسط را هر ماه بهصورت یک کسری دستی در حقوق وارد میکند.
این روش شاید برای یک یا دو نفر قابل مدیریت باشد، اما وقتی تعداد کارکنان زیاد شود احتمال اشتباه، فراموش شدن یک قسط یا مغایرت در مانده وام بالا میرود.
اگر واقعا با وام پرسنلی سروکار دارید، بهتر است از ساختار مخصوص تقسیط وام استفاده کنید.
پرداخت حقوق در چند مرحله با «تقسیط وام پرسنلی» متفاوت است.
برای مثال ممکن است خالص حقوق یک کارمند 30 میلیون تومان باشد اما شرکت در تاریخ اول ماه 20 میلیون تومان و چند روز بعد 10 میلیون تومان باقیمانده را پرداخت کند.
در چنین شرایطی مبلغ حقوق نباید دو بار محاسبه شود. ابتدا حقوق دوره بهطور کامل محاسبه میشود و بدهی شرکت به کارمند مشخص خواهد شد. سپس پرداختهای انجامشده به پرسنل در مراحل مختلف ثبت میشوند تا در نهایت مانده حساب کارمند صفر شود.
برای کنترل بهتر این نوع پرداختها، هر پرداخت را با تاریخ و مبلغ واقعی خودش ثبت کنید. در پایان نیز مانده حساب پرسنل را بررسی کنید تا مشخص شود چه مقدار از حقوق پرداخت شده و چه مبلغی باقی مانده است.
نکته مهم: پرداخت حقوق در چند مرحله از نظر ثبت حسابداری با قسطبندی وام کارمند یکی نیست. این دو عملیات را با یکدیگر اشتباه نگیرید.
یکی از کاربردیترین حالتها زمانی است که مشتری کالایی یا خدماتی خریداری کرده اما قرار نیست تمام مبلغ فاکتور را همان لحظه پرداخت کند.
فرض کنید یک فاکتور 100 میلیون تومانی صادر کردهاید و توافق شده است مشتری مبلغ را در چهار مرحله پرداخت کند.
در این حالت ابتدا فاکتور فروش را با مبلغ کامل ثبت میکنید. سپس هر مقدار وجهی که از مشتری دریافت میشود، متناسب با نوع دریافت در سیستم ثبت خواهد شد.
برای تسویه میتوانید از بخش تسویه حساب طرف مقابل استفاده کنید.
نکته مهم اینجاست که مجبور نیستید کل مبلغ فاکتور را یکجا تسویه کنید. اگر مشتری فقط بخشی از مبلغ را پرداخت کرده باشد، همان مبلغ به عنوان مبلغ تسویه ثبت میشود و باقی فاکتور همچنان دارای مانده خواهد بود.
نکته مهم اینجاست که مجبور نیستید کل مبلغ فاکتور را یکجا تسویه کنید. اگر مشتری فقط بخشی از مبلغ را پرداخت کرده باشد، همان مبلغ به عنوان مبلغ تسویه ثبت میشود و باقی فاکتور همچنان دارای مانده خواهد بود.
در بسیاری از فروشهای اقساطی، مشتری به جای پرداخت نقدی چند فقره چک ارائه میدهد.
مثلاً برای یک فاکتور 200 میلیون تومانی چهار چک 50 میلیون تومانی با سررسیدهای متفاوت دریافت میکنید.
در این حالت بهتر است هر چک با اطلاعات واقعی خودش شامل مبلغ، شماره چک و تاریخ سررسید ثبت شود. این کار اهمیت زیادی دارد، زیرا بعداً میتوانید وضعیت چکها و سررسیدهای آنها را از طریق سیستم دریافت و پرداخت کنترل کنید.
ثبت یک مبلغ کلی به جای چهار چک مجزا شاید در لحظه سریعتر باشد، اما بعداً هنگام کنترل سررسید، وصول یا برگشت چکها دردسر ایجاد میکند.
بنابراین در فروش اقساطی، واقعیت پرداخت را همانطور که اتفاق افتاده در نرم افزار ثبت کنید.
یکی از سوالات رایج این است که آیا برای یک فروش اقساطی باید به تعداد اقساط فاکتور صادر شود؟ در حالت معمول خیر.
اگر یک معامله انجام شده و یک فاکتور واقعی دارید، بهتر است همان فاکتور با مبلغ کامل ثبت شود و دریافتهای مربوط به آن در چند مرحله انجام گیرد.
صدور چند فاکتور صرفاً برای اینکه مشتری قرار است مبلغ را در چند قسط پرداخت کند، میتواند گزارش فروش، حساب مشتری و کنترل اسناد را بیدلیل پیچیده کند.
فاکتور نشاندهنده فروش است و رسیدهای دریافت نشان میدهند مشتری چه مقدار از بدهی خود را پرداخت کرده است.
ثبت اقساط فقط نیمی از کار است. بخش مهمتر، کنترل مبالغی است که هنوز دریافت یا پرداخت نشدهاند.
برای مشتریان بهتر است بهطور منظم مانده حساب، فاکتورهای تسویهنشده، دریافتها و وضعیت چکهای سررسیددار بررسی شود.
برای پرسنل نیز اگر وام کارمندی تعریف کردهاید، مانده وام و اقساط کسرشده از حقوق را کنترل کنید.
اگر تعداد مشتریان یا کارکنان زیاد باشد، اتکا به حافظه یا فایلهای پراکنده اکسل میتواند باعث شود یک قسط از قلم بیفتد. بهتر است اطلاعات مالی تا حد امکان در همان ساختار مرتبط داخل سپیدار ثبت شوند تا گزارشهای نرم افزار قابل اتکا باقی بمانند.
قبل از اینکه یک پرداخت را اقساطی ثبت کنید، اول مشخص کنید بدهکار و بستانکار چه کسی است، مبلغ کل چقدر است، چند پرداخت انجام خواهد شد و هر پرداخت با چه روشی صورت میگیرد.
اگر چک دریافت کردهاید تاریخ واقعی سررسید را ثبت کنید. اگر بخشی از یک فاکتور تسویه شده، فقط همان مبلغ را به عنوان تسویه وارد کنید و اگر موضوع مربوط به وام پرسنلی است از ساختار مخصوص تقسیط وام استفاده کنید.
برای اقساطی کردن در نرم افزار سپیدار ابتدا باید نوع عملیات را مشخص کنید. اگر با وام کارکنان سروکار دارید، تقسیط وام پرسنلی بهترین مسیر است. اگر حقوق یک کارمند در چند مرحله پرداخت میشود، پرداختها باید جداگانه ثبت و مانده حساب کارمند کنترل شود. در فروش اقساطی نیز معمولاً یک فاکتور کامل ثبت میشود و دریافتهای مشتری به مرور و متناسب با مبالغ واقعی با همان فاکتور تسویه میشوند.
اگر مراحل انجام کار را داخل نرم افزار میخواهید ببینید، پیشنهاد میکنیم ویدیوی ابتدای همین صفحه را مشاهده کنید؛ در ویدیو روند ثبت اقساط و نحوه استفاده از گزینههای مربوطه در سپیدار بهصورت عملی نمایش داده شده است.