با افزایش تعداد مشتریان یک کسبوکار، مدیریت اطلاعات آنها بهتدریج دشوارتر میشود. زمانی که تنها چند مشتری در سیستم ثبت شده باشند، پیدا کردن اطلاعات هر شخص یا شرکت کار پیچیدهای نیست؛ اما با افزایش تعداد مشتریان، فروشندگان، تامینکنندگان و سایر طرفحسابها، داشتن یک ساختار منظم برای دستهبندی اطلاعات اهمیت زیادی پیدا میکند.
گروه بندی مشتریان در نرم افزار سپیدار یکی از امکانات کاربردی برای ایجاد چنین ساختاری است. با استفاده از این قابلیت میتوانید مشتریان را بر اساس معیارهای موردنظر کسبوکار خود در گروههای مختلف قرار دهید و دسترسی به اطلاعات آنها را سادهتر کنید.
برای مثال ممکن است بخواهید مشتریان عمده را از مشتریان خردهفروش جدا کنید یا برای مشتریان یک منطقه جغرافیایی، نمایندگان فروش، مشتریان ویژه و سایر گروهها دستهبندی جداگانهای داشته باشید.
در ویدیوی آموزشی این صفحه، ابوالفضل مغانلو نحوه گروه بندی مشتریان در نرم افزار سپیدار را بهصورت عملی توضیح میدهد. در ادامه نیز بهصورت متنی بررسی میکنیم گروهبندی مشتریان چیست، چه کاربردی دارد و هنگام ایجاد گروههای مختلف باید به چه نکاتی توجه کرد.
گروه بندی مشتریان یعنی طرفحسابهای ثبتشده در نرم افزار را بر اساس یک ویژگی یا معیار مشخص در دستههای مختلف قرار دهیم.
فرض کنید یک شرکت صدها مشتری دارد. اگر تمام مشتریان بدون دستهبندی در سیستم ثبت شوند، مدیریت آنها به مرور دشوار میشود. در چنین شرایطی میتوان مشتریان را در گروههایی مانند موارد زیر قرار داد:
نوع گروهبندی کاملا به ساختار و نیاز کسبوکار بستگی دارد. بنابراین نمیتوان یک مدل ثابت را برای تمام شرکتها پیشنهاد کرد. مهم این است که قبل از ایجاد گروهها مشخص کنید هدف شما از دستهبندی مشتریان چیست و قرار است بعدا چگونه از این اطلاعات استفاده کنید.
هرچه تعداد مشتریان بیشتر شود، داشتن اطلاعات منظم اهمیت بیشتری پیدا میکند. گروهبندی صحیح باعث میشود اطلاعات مشتریان تنها یک فهرست طولانی از نامها نباشد و بتوان آنها را بر اساس ساختار کسبوکار مدیریت کرد.
یکی از مهمترین مزایای گروهبندی مشتریان، دسترسی سریعتر به اطلاعات است. زمانی که ساختار مشخصی برای مشتریان ایجاد شده باشد، پیدا کردن و بررسی گروه موردنظر سادهتر خواهد بود. این موضوع بهخصوص برای شرکتهایی که با تعداد زیادی مشتری و طرفحساب در ارتباط هستند اهمیت بیشتری دارد.
استفاده صحیح از گروهبندی میتواند مزایای مختلفی برای واحد مالی، فروش و مدیریت یک مجموعه داشته باشد که عبارتند از:
اولین مزیت، ایجاد نظم در اطلاعات ثبتشده است. به جای اینکه صدها مشتری بدون ساختار مشخص در کنار یکدیگر قرار گرفته باشند، هر مشتری در دسته مرتبط با خود قرار میگیرد. در نتیجه ساختار اطلاعات خواناتر و قابل مدیریتتر خواهد شد.
اگر مشتریان بر اساس معیار مشخصی گروهبندی شده باشند، دسترسی به دسته موردنظر بسیار سادهتر میشود. برای مثال اگر بخواهید مشتریان عمده یا مشتریان مربوط به یک منطقه خاص را بررسی کنید، وجود گروههای مشخص میتواند پیدا کردن آنها را راحتتر کند.
در کسبوکارهایی که تعداد طرفحسابها زیاد است، مدیریت یک فهرست طولانی بدون دستهبندی میتواند زمانبر باشد. گروه بندی مشتریان در نرم افزار سپیدار کمک میکند حجم زیادی از اطلاعات به یک ساختار مشخص و قابل فهم تبدیل شود.
یکی از ویژگیهای مهم گروهبندی این است که میتوانید ساختار دستهبندی را متناسب با نیاز مجموعه خود ایجاد کنید.
برای مثال یک شرکت پخش ممکن است مشتریان را بر اساس شهر یا منطقه فروش دستهبندی کند، در حالی که یک مجموعه دیگر مشتریان را بر اساس نوع همکاری یا حجم خرید تفکیک کند.
زمانی که اطلاعات بدون نظم مشخص ثبت میشوند، احتمال اشتباه در انتخاب یا بررسی مشتریان نیز افزایش پیدا میکند. وجود گروههای مشخص باعث میشود کاربران نرم افزار شناخت بهتری از ساختار اطلاعات داشته باشند و مشتری موردنظر را با دقت بیشتری انتخاب کنند.
یکی از مهمترین تصمیمها قبل از انجام گروهبندی، انتخاب معیار مناسب برای دستهبندی است. این معیار باید بر اساس نوع فعالیت شرکت و نحوه استفاده از اطلاعات مشتریان تعیین شود.
یکی از روشهای رایج، دستهبندی مشتریان بر اساس نوع آنهاست. برای مثال:
این مدل برای مجموعههایی مناسب است که با انواع متفاوتی از مشتریان همکاری دارند.
شرکتهایی که در شهرها یا مناطق مختلف فعالیت دارند میتوانند مشتریان را بر اساس موقعیت جغرافیایی دستهبندی کنند.
برای مثال:
در شرکتهای پخش، این نوع دستهبندی میتواند کاربرد زیادی داشته باشد.
در برخی کسبوکارها ارزش و میزان خرید مشتری اهمیت بیشتری دارد. در این حالت میتوان گروههایی مانند موارد زیر ایجاد کرد:
البته معیار قرار گرفتن هر مشتری در این گروهها باید در داخل مجموعه مشخص باشد تا دستهبندی سلیقهای نشود.
روش دیگر، گروهبندی بر اساس نحوه همکاری با مشتری است؛ برای مثال:
در این حالت گروهبندی بر اساس رابطه تجاری مجموعه با مشتری انجام میشود.
برای انجام گروهبندی، ابتدا باید ساختار موردنظر خود را مشخص کنید. بهتر است قبل از ایجاد تعداد زیادی گروه، روی کاغذ یا در یک فایل ساده تعیین کنید چه دستههایی واقعا موردنیاز مجموعه هستند.
سپس در محیط نرم افزار سپیدار وارد بخش مرتبط با تعریف و مدیریت طرفحسابها و گروههای مربوط به آنها شوید و گروههای موردنیاز را ایجاد کنید.
بهطور کلی فرایند کار شامل مراحل زیر است:
ممکن است عنوان برخی گزینهها یا محل قرارگیری آنها با توجه به نسخه نرم افزار یا ماژولهای مورد استفاده متفاوت باشد. به همین دلیل در ویدیوی آموزش گروه بندی مشتریان در نرم افزار سپیدار با ابوالفضل مغانلو مراحل کار مستقیما در محیط برنامه نمایش داده شده است تا بتوانید همزمان با آموزش، تنظیمات موردنظر را در نرم افزار خود انجام دهید.
اشتباهی که گاهی در دستهبندی اطلاعات اتفاق میافتد، ایجاد تعداد زیادی گروه بدون داشتن یک منطق مشخص است.
برای مثال اگر گروههایی با نامهای «مشتری ویژه»، «مشتری مهم»، «مشتری خوب» و «مشتری VIP» ایجاد شوند اما تفاوت دقیق این گروهها تعریف نشده باشد، بعد از مدتی کاربران نمیدانند هر مشتری باید در کدام دسته قرار بگیرد.
بنابراین بهتر است گروهبندی دارای چند ویژگی باشد:
فرض کنید یک شرکت پخش کالا در تهران و چند شهرستان فعالیت میکند و هم مشتری عمده دارد و هم خردهفروش. این شرکت میتواند ساختاری مانند زیر برای مشتریان خود در نظر بگیرد:
بر اساس نوع مشتری:
بر اساس منطقه فعالیت:
البته قبل از پیادهسازی چنین ساختاری باید بررسی شود که آیا این نوع تفکیک با نیاز واقعی مجموعه هماهنگ است یا خیر. هدف از گروهبندی این نیست که برای هر ویژگی یک گروه جدید ایجاد شود؛ بلکه باید دستههایی ایجاد شوند که در مدیریت روزمره اطلاعات واقعا کاربرد داشته باشند.
برای اینکه ساختار مشتریان بعد از مدتی دچار بینظمی نشود، بهتر است از چند اشتباه متداول جلوگیری کنید.
اگر چند گروه تقریبا یک مفهوم داشته باشند، کاربران به مرور مشتریان را به شکل متفاوتی دستهبندی خواهند کرد.
استفاده از نامهایی که تنها برای یک نفر قابل فهم است، در محیطهای شرکتی مشکلساز میشود. بهتر است نام گروهها مشخص و قابل فهم باشد.
هرچه دستهبندی پیچیدهتر شود، نگهداری آن نیز دشوارتر خواهد شد. فقط گروههایی را ایجاد کنید که کاربرد مشخصی دارند.
حتی بهترین گروهبندی نیز زمانی کاربردی است که مشتریان جدید بهدرستی در آن قرار بگیرند. بنابراین هنگام تعریف طرفحساب جدید، گروه مناسب آن را نیز مشخص کنید.
اگر چند کاربر با سپیدار کار میکنند، بهتر است یک روش واحد برای دستهبندی داشته باشند. در غیر این صورت ساختار گروهها به مرور نامنظم خواهد شد.
تقریبا هر مجموعهای که تعداد قابل توجهی مشتری یا طرفحساب داشته باشد میتواند از گروهبندی استفاده کند؛ اما این قابلیت برای برخی کسبوکارها اهمیت بیشتری دارد.
از جمله:
هرچه تعداد مشتریان و تنوع آنها بیشتر باشد، نیاز به ایجاد یک ساختار منظم نیز بیشتر میشود.
بهتر است ساختار دستهبندی از همان مراحل ابتدایی استفاده از نرم افزار مشخص شود، زیرا اصلاح تعداد زیادی اطلاعات در آینده دشوارتر از ثبت صحیح آنها از ابتداست.
البته اگر در حال حاضر تعداد زیادی مشتری بدون گروهبندی در نرم افزار دارید نیز میتوانید ابتدا مدل مناسب دستهبندی را طراحی کنید و سپس اطلاعات موجود را بهتدریج ساماندهی کنید.
نکته مهم این است که قبل از انجام تغییرات گسترده، ساختار نهایی گروهها مشخص شده باشد.
هدف از گروهبندی، پیچیدهتر کردن ساختار نرم افزار نیست. یک گروهبندی مناسب باید باعث شود کاربران سریعتر متوجه ساختار مشتریان شوند. اگر بعد از دستهبندی، پیدا کردن گروه مناسب دشوارتر شده باشد، احتمالا تعداد گروهها بیش از نیاز است یا منطق مشخصی برای آنها وجود ندارد.
اگر برای اولین بار قصد دارید مشتریان خود را در سپیدار گروهبندی کنید، مشاهده مراحل کار در محیط واقعی نرم افزار میتواند درک فرایند را بسیار سادهتر کند.
در ویدیوی «گروه بندی مشتریان در نرم افزار سپیدار با ابوالفضل مغانلو» نحوه انجام این کار بهصورت عملی نمایش داده میشود. در این آموزش از آگاه حساب کاردان میتوانید مراحل گروهبندی را در محیط نرم افزار مشاهده کنید و همزمان همان مراحل را در سیستم خود انجام دهید.
اگر تعداد مشتریان مجموعه شما افزایش پیدا کرده و میخواهید اطلاعات آنها ساختار منظمتری داشته باشد، پیشنهاد میکنیم ویدیوی این صفحه را تا انتها مشاهده کنید.