بستن حساب ها چیست؟

مفهوم بستن حساب ها یعنی صفر کردن مانده هر حساب در حسابداری می باشد به مفهوم دیگر حسابداری از حساب های متفاوت و مختلفی تشکیل شده که باید همه این حساب ها در پایان سال مالی بسته یا همان صفر شوند برای این کار حساب هایی که مانده آنها بدهکار است به همان اندازه بستانکار شود و برعکس حساب هایی که مانده آن ها بستانکار می باشد به همان اندازه بدهکار شود در نتیجه مانده همه ی حساب ها صفر می شود ولی این موضوع برای حساب های دائمی می باشد. (همان حساب های ترازنامه ای) ولی حساب های موقت (همان حساب های سود و زیانی) به طرفیت سود و زیان سال جاری بسته و صفر می شود.

بطور کلی برای بستن حساب ها در نرم افزار های مالی دو روش وجود دارد

روش اول : بستن حساب ها بصورت دستی

در این روش که بیشتر در نرم افزار های پیش پا افتاده مرسوم است بدین معنی می باشد که نرم افزار حسابداری توان بستن حساب ها را به روش اتومات ندارد و یا اینکه در بستن حساب ها اونقدری مشکل و ارور پیش می آید که حسابدار تن به بستن به روش دستی می دهند در رابطه با بستن حساب ها به روش دستی و اتومات همین قدر اشاره کنم که در یک شرکت متوسط بستن حساب به روش دستی احتمال دارد تا یک هفته و در برخی موارد تا یک ماه زمان بر باشد ولی در بستن روش اتومات زمان لازم یک ساعت و شاید هم کمتر باشد .

در روش بستن دستی ابتدا حساب های موقت (همان حساب های سود و زیانی) بسته می شود و بعد حساب های دائمی (ترازنامه ای) یعنی همه ای هزینه ها به طرفیت سود و زیان بستانکار می شود به شرح زیر :

سند اول: شرح / بستن حساب های موقت

سود و زیان سال جاری   ***

هزینه حقوق و دستمزد       *

هزینه های اداری تشکیلاتی  *

سایر هزینه ها                   *

 

سند دوم: شرح / بستن حساب های موقت

فروش محصول           *

فروش خدمات            *

سایر درآمد ها            *

سود و زیان سال جاری   ***

با ثبت دو رویداد بالا در صورت بستانکار بودن مانده سود و زیان جاری ما در سال مالی که بسته شد به اندازه مانده این حساب سود داشتیم و یا در صورت داشتن مانده بدهکار به همان اندازه زیان داشتیم .

نکته : از صفر کردن (بستن) حساب سود و زیانی همان حساب های موقت به حساب سود و زیان جاری مرحله اول بستن حساب ها انجام شده و مرحله دوم بستن حسابهای دائمی می باشد که حساب سود وزیان جاری به نمایندگی از حسابهای موقت در حسابهای دائمی به حساب سود و زیان انباشته بسته می شود و اما ثبت بستن حساب دائمی به شرح زیر می باشد:

سند اول: شرح / بستن حساب های دائمی

حساب اختتامیه    ***

موجودی نقد و بانک   *

حسابهای دریافتنی     *

دارایی های ثایت        *

سند دوم: شرح / بستن حساب های دائمی

حسابهای پرداختنی تجاری    *

سایر حسابهای پرداختنی      *

سرمایه                            *

حساب اختتامیه     ***

دلایل بستن حساب ها:

1 – هر دوره مالی از فروردین آن سال تا پایان اسفند همان سال گفته می شود در پایان سال شرکتها علاقمند هستند که سود و زیان یک سال گذشته واحد مالی شرکت خود را قضاوت نمایند به این دلیل اقدام به تهیه صورت های مالی می نمایند که قبل از آن تمام حساب های آن سال مالی باید بسته و یا همان صفر شود .

2 – واحدهای اقتصادی باید برای هر سال مالی از دفاتر مالی جدید استفاده کنند به این دلیل حساب ها در دفاتر سال مالی جاری بسته می شود تا به دفاتر سال مالی بعد انتقال یابند .

3 – جلوگیری از فشرده شدن حجم اطلاعات

4 – انبار گردانی کالاها و صحت موجودی کالاها

5 – بررسی صندوق شرکت ها و ….

روش دوم : بستن حساب ها بصورت اتومات

در هر سیستم حسابداری قسمتی به عنوان بستن سال مالی وجود دارد که به صورت چند مرحله و با تایید گرفتن از کاربر اقدام به بستن حساب ها میکند که به این روش بستن حساب ها به صورت اتومات گفته می شود که برای مثال این مراحل بر روی نرم افزار حسابداری سپیدار پیش می بریم

بستن حساب های سود و زیانی در سپیدار سیستم

نکته خیلی مهم : ابتدا همه عملیات های نرم افزار را کنترل می کنیم که عملیات مثل رسید انبار،رسید دریافت و … سند حسابداری صادر شده باشد یعنی در وضعیت صدور سند حسابداری باشد و دوم همه انبار ها تا اخرین روز مالی قیمت گذاری شده باشد و برای خروج های انبار سند حسابداری صادر شده باشد.

بعد از انجام موارد بالا در مرحله اول روی قسمت شرکتها کلیک می کنیم از این قسمت بستن حساب ها را انتخاب می کنیم در این قسمت نباید عملیات حسابداری مثل اعلامیه پرداخت و یا رسید انبار و … بدونه صدور سند باشه در غیر این صورت عملیات بسته نمی شود.

مرحله دوم بستن حساب های سود و زیانی از قسمت حسابداری و با انتخاب بستن حساب های سود و زیانی در این مرحله حساب هایی که قصد بستن آن را دارید انتخاب و بعد معین حسابی که میخواهید به آن بسته شود را انتخاب می کنید که معمولا حساب سود و زیان سال جاری انتخاب می شود و بعد تنظیم تاریخ سند و در نهایت صدور سند.

نکته: به دلیل حذف برخی از اسناد در طی دوره مالی ممکن است شماره برخی اسناد به ترتیب نباشد که با مراجعه به قسمت حسابداری از قسمت عملیات آیتم شماره گذاری مجدد اسناد را انتخاب کرد و شروع به شماره گذلری مجدد کرد .

مرحله سوم

تبدیل اسناد موقت به دائم که با مراجعه به منوی مربوطه در قسمت عملیات در آیکن عملیات می توان اسناد را بر حسب تاریخ یا شماره، قطعی یا دائم نمود که اگر اسناد شما مرتب نباشد درخواست شماره گذاری می نماید و مشکلی ندارد می توانید به ترتیب تاریخ شماره گذاری انجام دهید.

مرحله چهارم صدور سند اختتامیه و افتتاحیه که لازم است ابتدا سند اختتامیه در سال مالی قبل صادر گردد و با مراجعه به منوی عملیات حسابداری و انتخاب تاریخ سند اختتامیه را می توان صادر کرد و همچنین در سال مالی جدید در قسمت عملیات حسابداری می توان با انتخاب صدور سند افتتاحیه و انتخاب تاریخ سند افتتاحیه را صادر نمود .

نکته: توجه داشته باشید با بستن سال مالی دیگر امکان ثبت جدید، ویراش و حذف اطلاعات وجود ندارد.

نکاتی در مورد سیستم دریافت و پرداخت سپیدار:

اطمینان  داشته باشید قبل بستن سال مالی ، موجودی صندوق ها و حساب های بانکی و چک های دریافتی و پرداختی صحیح و درست باشند که می توانید از طریق گزارش مرور دریافت و پرداخت آن ها را چک نمایید و چنان که دریافت از طریق کارتخوان صورت گرفته باشد قبل از عملیات پایان سال تسویه کارتخوان را انجام دهید و همچنین می توانید با مراجعه به قسمت شرکت – فعالیت های روز – و گزارشات چکها، از وضعیت چک های دریافتی و پرداختی خود اطلاع داشته باشید .

نکاتی در مورد سیستم مشتریان و فروش سپیدار:

اطمینان حاصل فرمایید که قبل بستن سال مالی مانده تمام طرف حساب ها از نوع فروش ثبت شده و صحیح باشد که می توانید از طریق گزارش صورت حساب طرف مقابل و گزارش مرور فروش درستی و صحت آن را چک نمایید.

توجه: هنگامی که بستن سال مالی انجام نگردد برای سیستم مشتریان و فروش نمی توان در سال جدید صورت حساب طرف مقابل را تهیه نمود .

نکاتی در مورد سیستم تامین کنندگان و انبار:

اطمینان حاصل فرمایید که قبل بستن سال مالی  تمام طرف حساب های از نوع تامین کننده صحیح باشد که می توانید از طریق گزارش سیستم تامین کنندگان انبار برای کنترل و صحت آن ها استفاده کنید .

توجه: تا هنگامی که بستن سال مالی صورت نگیرد نمی توان برای سیستم تامین کنندگان در سال جدید صورت حساب طرف مقابل را تهیه نمود .

نکات مورد نظر برای انبار ها در سیستم سپیدار:

برای بستن هر کدام از انبار ها قبل بستن باید از صحت موجودی کالاها در آن انبار اطمینان داشته باشید که برای این کار می توانید از طریق گزارشات مرور تعدادی و یا مرور مبلغی انبار و کاردکس کالا استفاده نمایید .

توجه: تا هنگامی که بستن سال مالی صورت نگیرد نمی توان برای سیستم تامین کنندگان و انبار در سال جدید قیمت گذاری اسناد انبار و صورت حساب طرف مقابل تهیه نمود .

نکاتی در مورد سیستم دارایی های ثابت سپیدار:

اطمینان داشته باشید قبل بستن سال مالی تمام دارایی ها در وضعیت صحیح باشند که می توان برای صحیح بودن و کنترل آخرین وضعیت دارایی ها شرکت از آیتم گزارش مرور دارایی های ثابت استفاده نمود .

توجه: با بستن سیستم دارایی های ثابت، ویرایش و یا حذف اطلاعات وجود ندارد و همچنین امکان ورود اطلاعات جدید نیز وجود ندارد.