در این بخش از مقاله به توضیح راهنمای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب + 5 نکته مهم می پردازیم. در حال حاضر اکثر سازمان ها و کسب و کارهای کوچک و بزرگ به دنبال پیدا کردن روش هایی ساده جهت دسترسی به داده ها و اطلاعات مالی و حسابداری از بین حجم کثیری از داده ها می باشند تا از طریق تجزیه و تحلیل اطلاعات مربوط به تمامی مشتريان، کاربران، تامين كنندگان، محصولات، صورت های حسابداری و … عملکرد کسب و کار خود را بسنجند.
فاکتورهای بسیار مهمی برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب وجود دارد. اول از هر چیزی می بایست با توجه به سبک کار خود، نرم افزار مناسبی را پیدا کنید. به عنوان مثال نرم افزار حسابداری صنعتی یا نرم افزار حسابداری تولیدی. در ادامه مقاله به ارائه توضیحات بیشتر در این زمینه می پردازیم و خواهشمندم تا پایان مقاله آگاه حساب همراه ما باشید.
منظور از راهنمای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب چه می باشد؟
هر کسی که در رشته حسابداری تحصیل می کند و قصد ورود به بازار کار را دارد، بعد از یادگیری اصول اساسی رشته حسابداری، یادگیری روش های استفاده از یک نرم افزار حسابداری مناسب در اولیت می باشد، اگر چه نکته ای که وجود دارد این است که در حال حاضر با وجود تعداد و تنوع بسیار زیاد نسخه های نرم افزاری حسابداری موجود در بازار کار، انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب، کار آسانی نمی باشد و معمولا افراد را با چالش بزرگی رو به رو می کند.
نرم افزارهای حسابداری بر طبق اصول مالی و حسابداری، از مجموعه ای جامع شامل کدها و دستورالعمل های مختلف، تشکیل شده اند که در قالب یک نرم افزار ارائه می شوند و امکان ذخیره سازی داده ها و اطلاعات مالی و حسابداری یک شرکت یا یک سازمان را فراهم می کنند. این گونه دستورهای نرم افزاری هم چنین امکان تجزیه و تحلیل راهکارهای مالی دریافتی و ارائه نمودن اسناد حسابداری مورد درخواست شخص مصرف کننده را دارند. قابلیت هر یک از آن ها در تهیه و تنظیم این اسناد شامل کنترل، طراحی و صادر نمودن صورت ها و گزارشات مالی و حسابداری می باشد.
نرم افزارهای حسابداری با بالا بردن میزان سرعت، دقت و نظم در امور مالی و اقتصادی کسب و کارهای مختلف، امکان پیشرفت هر یک از آن ها را فراهم نموده اند، هم چنین از طریق پایین آمدن میزان هزینه های حسابداری، خطاهای انسانی و نیروی انسانی مدنظر جهت انجام امور مالی و حسابرسی شرکت ها و مراکز کوچک و بزرگ، می تواند رشد و توسعه فعالیت های هر یک را سرعت ببخشد.
انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب با هدف ارائه نمودن یک سری گزارشات که به کاربران این امکان را بدهد تا عملکرد کسب و کار خود را از زاوایای مختلف تجزیه و تحلیل کنند، از اهمیت بسیار زیادی برخوردار می باشد. یکی از اهداف اصلی در هر کسب و کاری، نگهداری از میزان پولی می باشد که وارد آن شغل شده و با آن کار می کنند. به همین دلیل، به یک سری برنامه های جامع نیاز می باشد تا بتوان کارهای روزانه مانند ثبت نمودن پرداختی ها، صورت حساب مشتریان، پیگیری تمامی هزینه ها، معاملات مختلف و هم چنین اطلاعات مختلفی که در رابط با سلامت مالی کسب و کاری که انجام می شود، صورت گیرند.
نرم افزارهای حسابداری نه تنها به کاهش اشتباهات انسانی در انجام محاسبات کمک می کنند، بلکه مجموعه ای از داده ها و اطلاعات را در رابط با کسب و کار ارائه می دهند که نمی شود آن را به شکل کاغذی تهیه نمود مثل تولید پیش بینی های فروش برای آینده یا تعیین نمودن این که چه اجناسی بیش از حد موجود می باشد. یک نرم افزار حسابداری می تواند منبع مناسبی برای حفظ تمامی این اطلاعات باشد، اما از طرف دیگر، پیدا کردن بهترین نرم افزار حسابداری متناسب با یک کسب و کار، به علت محصولات مختلفی که در بازار موجود می باشد و یا برنامه های مختلف اینترنتی، می تواند یک چالش پیچیده باشد.
معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب
بانک اطلاعاتی نرم افزار حسابداری: هر نوع داده و اطلاعاتی که در نرم افزار حسابداری وارد می شود، در بانک اطلاعاتی نرم افزار نگهداری می شود، به همین دلیل ثبات و امنیت بانک اطلاعاتی نرم افزار حسابداری، از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است، در زمان حاضر بانک های اطلاعاتی بسیار متعددی جهت ذخیره سازی داده ها و اطلاعات یافت می شوند و به طور معمول بانک اطلاعاتی نرم افزارهای حسابداری به صورت Microsoft SQL Server می باشد.
نکته ای که می بایست به آن دقت کنید، این است که اگر در یک شرکت اسناد و اطلاعات حسابداری متعددی وجود داشته باشد، با درنظر گرفتن محدودیت های بانک اطلاعاتی یا Microsoft Access در ذخیره سازی حجم داده ها و اطلاعات، ترجیح داده می شود که از انتخاب نرم افزار حسابداری با این بانک اطلاعاتی جلوگیری شود.
امکان ارائه API: ممکن است شرایط به گونه ای باشد که نیازهای کاربران مختلف به عنوان صاحبان کسب و کار یا مسئولان تهیه و تنظیم یک نرم افزار حسابداری مناسب، به اندازه ای متنوع باشد که نشود نرم افزاری مطابق با نیاز کاربران پیدا کرد. به عنوان مثال در یک کسب و کار نیاز می باشد که در زمان ثبت فاکتورهای خرید و فروش در نرم افزار حسابداری، برای مشتریان ثابت امتیازاتی را اختصاص می دهند که به طور معمول این قابلیت در نرم افزار باشگاه مشتریان فراهم می شود.
با هدف ایجاد نمودن یکپارچگی داده ها و اطلاعات، نیاز می باشد که در بستری با امنیت بالا، چندین نرم افزار از شرکت های گوناگون را با هم مقایسه کنید. در نتیجه اگر به فکر توسعه و پیشرفت کسب و کار خود در آینده می باشید، پیدا کردن نرم افزار حسابداری مناسب که دارای API است، می تواند کمک بسیار زیادی به آینده کسب و کار کند.
یکپارچگی نرم افزار در انجام عملیات گوناگون حسابداری: یکی از اصلی ترین اصول در انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب، توجه به قابلیت یکپارچگی نرم افزار در انجام عملیات مختلف حسابداری می باشد. در بعضی از نرم افزارهای حسابداری، این قابلیت حسابداری مکانیزه فقط موجب ذخیره سازی اسناد در یک فضای مناسب نرم افزاری می شود و فقط باعث سهولت هر چه بیشتر گزارش گیری می شود.
این گونه می توان گفت که صحت و درستی راهکارهای مالی و اطلاعات وارد شده فقط به دقت و مهارت فرد ثبت کننده داده ها بستگی دارد. در نرم افزارهای حسابداری یکپارچه با عملکرد حسابداری عملیاتی حسابداری هر چه را که مشاهده می کند که عملیات ثبت داشته باشد و از طریق تغییرات عملیات، حسابداری نیز تغییر می کند و گزارشات آنی و لحظه ای بدون هیچ گونه مغایرت از هر دو سیستم می توان استخراج کرد.
سهولت کاربری و جذابیت رابط گرافیکی نرم افزار حسابداری: سهولت کاربری، رابط گرافیکی جذاب یا UI، کار با نرم افزار حسابداری را راحت تر می کند. در کنار جذابیت گرافیکی، تجربه کاربری (UX) وجود دارد. به این نکته باید توجه نمود که نرم افزاری با کاربرد راحت و طراحی بهینه همراه با کمترین کلیک، کاربر را در پیدا کردن منوی مدنظر راحت تر می کند.
بودجه را در نظر بگیرد: نرم افزارهای مالی و حسابداری، مطابق با تمامی بودجه ها در دسترس می باشند. برنامه های عمومی برای یک پایگاه اطلاعاتی وسیع تر، ممکن است به شکل رایگان دانلود و یا با قیمت کمی خریداری شوند. در نتیجه هر چه نرم افزار خاص تر باشد، هزینه آن نیز بیشتر می شود.
نیازها و مهارت های حسابداری را در نظر داشته باشد: یکی از اصلی ترین معیارها در انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب، این است که در شروع کار به نوع عملکرد کسب و کار توجه داشته باشیم و سپس انواع مختلف نسخه های نرم افزاری موجود در بازار را با دقت بررسی کنید. در رابط با محصولات نرم افزار حسابداری، یک سری موارد به شکل ویژه برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ طراحی شده اند و پیش روی کاربران قرار داده شده اند.
هم چنین ممکن است شرایطی پیش آید که با توجه به نوع کار خود بخواهید از یک نرم افزار حسابداری ویژه ای استفاده کنید که برای کمک به کسب و کار شما طراحی شده باشد،. به عنوان مثال یک سری برنامه ها برای مشاغل بخش تولید، خرده فروشان و غذاخوری و هم چنین انواع مختلف شرکت های تجاری.
ایمنی اطلاعات و یافتن بهترین نرم افزار حسابداری: اطلاعات مالی و اقتصادی، یک سری اطلاعات حساس و ویژه ای می باشند که باید محافظت شوند تا هیچ گاه به دست افراد نادرست نیفتد. با در نظر داشتن این مسئله، نسخه نرم افزاری مناسبی را انتخاب کنید که قابلیت های امنیتی جامع و یک پارچه ای را ارائه کند. خرید و فروش اجناس مختلف از شرکت های معتبر و شناخته شده نیز باید در راس کار و اولویت اصلی باشد. با توجه به ویژگی های دسترسی مبنی بر کاربر باشد، چرا که داشتن این ویژگی همواره یک اقدام امنیتی مناسب محسوب می شود.
امنیت نرم‌افزار حسابداری موجب می شود که فقط برای کاربر و تمامی افرادی که در تیم مالی و حسابداری دارای مجوز می باشند، قابل دسترس باشد. علاوه بر این، دسترسی کاربران فقط به وظایف آن‌ها محدود می شود. در یک توضیح ساده تر این گونه می توان گفت، فردی که مسئولیت نظارت بر حقوق و دستمزد را دارد، فقط به داده های مرتبط با نیازهای حقوق و دستمزد دسترسی خواهد داشت.
هدف از بکارگیری نرم افزار حسابداری مناسب چه می باشد؟
کاهش هزینه امور مالی: برای انجام دادن محاسبات مالی و اقتصادی در یک شرکت تولیدی یا خدماتی، نیاز به یک حسابداری یا تیم ورکی از حسابداران متبحر و کارکشته می باشد. این تعداد با توجه به ابعاد مختلف کسب و کار متغیر می باشد و با توجه به همین ابعاد و درآمد‌های کسب و کار، هزینه های مرتبط با بخش مالی و حسابداری نیز تغییر می کند.
افزایش دقت در امور مالی: انجام امورات مختلف مالی و حسابداری به شکل شخصی و سنتی، امکان بروز اشتباهات انسانی را بسیار افزایش می دهد. این مشکل در زمان انجام محاسبات و معاملات سخت رشته ریاضی که به صورت دستی انجام می شدند، بسیار دیده می شد.
افزایش سرعت در امور مالی: انجام امورهای مالی و اقتصادی، تهیه صورت ها و گزارشات متنوع دوره ای و صادر نمودن فاکتورها به شکل دستی علاوه بر احتمال بروز اشتباهات سهوی، سرعت انجام امور مالی و حسابداری را نیز به شدت کم می شود.
نکات مهم در انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب
قابلیت ارتقا:در حال حاضر تعداد زیادی از کسب و کارها، یک مسیر رو به پیشرفت را طی می کنند. مشاغل مختلف در دنیای کنونی مثل گذشته خطی نمی باشند. اگر کاربران به فعالیت های کاری چند سال گذشته نگاه کنند، مشاهده خواهند کرد که بعضی از کسب و کارهای چندین سال گذشته با یک شیوه منحصر به فرد فعالیت می کردند، به گونه ای که نه پس رفت می کردند و نه ترقی.
امکان گزارش دهی مختلف: از دیگر امکانات مهم در انتخاب نرم افزار حسابداری، قابلیت گزارش دهی می باشد، البته تعداد زیادی از نرم افزارهای حسابداری امکان ایجاد گزارشات مرسوم و شناخته شده را دارند، ولی باتوجه به نوع کسب و کار ممکن است نیاز به ایجاد نمودن گزارش خاصی وجود داشته باشد که پیش از تهیه نرم افزار حسابداری باید به آن توجه نمود.
اگر شرایطی پیش آید که نیاز به گزارشات مالی و حسابداری مختلفی داشته باشید، نرم افزاری را انتخاب کنید که امکان ایجاد نمودن گزارشات بر اساس نیاز کاربران را داشته باشد. هم چنین نرم افزار حسابداری رده بالا که محاسبه خودکار مالیات با نرخ های مالیاتی گوناگون و هم چنین تهیه گزارشات مختلف مالیاتی را فقط از طریق یک کلیک برای کاربر امکان پذیر می کند.
دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری مناسب
در زمان های گذشته، نگهداری کلیه دفاتر حسابداری برای یک کسب و کار به معنای حقیقی کلمه، یک پروسه بر اساس کاغذ بود. یک حسابداری کاغذی سنتی که متشکل از یک دفتر کل، تعداد کثیری ستون و یک مداد جهت ثبت نمودن داده های مالی و حسابداری، از ضرورت های یک کسب و کار محسوب می شود. با این وجود، در عصر مدرن دیجیتال، حتی کوچک ترین شرکت ها نیز این امکان برایشان فراهم است که از طیف وسیعی از محصولات حسابداری استفاده کنند.
نرم افزارهای حسابداری مختلفی مانند نرم افزار سپیدار یا هلو به وجود آمده است که نه فقط می توانند به کاربران مختلف در کاهش اشتباهات انسانی محاسبات کمک کنند، بلکه موجب می شوند که به کاربران کمک شود تا دیدگاه هایی را در رابط با کسب و کار خود به دست بیاورند که نمی توانید آن را به شکل کاغذی مشاهده کنید مانند ایجاد نمودن پیش بینی فروش برای زمان های آینده، تعیین نمودن این که کدام یک از اجناس بیش از حد موجود می باشند و یا این که بتوانید کم سودترین خدمات را مشخص کنید و هر یک را مدیریت کنید. پس استفاده از انواع مختلف نرم افزار حسابداری مناسب و پیشرفته در زمان کنونی، یک ضرورت به حساب می آید.
کلام آخر
در این بخش از مقاله به توضیح راهنمای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب + 5 نکته مهم پرداختیم و تمام تلاش خود را کردیم که معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب و اهداف بکارگیری این گونه نرم افزارها را شرح دهیم. از شما عزیزان نیز بسیار تشکر می کنم که تا این بخش از مقاله همراه ما بودید و خواهشمندم نظرات خود را برایمان کامنت کنید.