سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی به عنوان یکی از ابزار های تحقق دولت هوشمند، مبتنی بر الزامات قانونی و در راستای پاسخ گویی به نیاز های نوین ثبت داده های مالی و اقتصادی راه اندازی شده است. بر اساس قانون تجارت، کلیه بازرگانان مکلف اند دفاتر قانونی خود را به صورت منظم و دقیق نگهداری نمایند. این الزام با تصویب ماده ۴ قانون برنامه هفتم توسعه وارد مرحله ای تازه شد؛ جایی که ثبت و نگهداری دفاتر به شکل دیجیتال رسمیت پیدا کرد. افزون بر این، قانون تجارت الکترونیکی مصوب سال ۱۳۸۲ اعتبار اسناد و امضا های دیجیتال را تضمین نموده و بستر حقوقی این تحول را تکمیل کرده است.
تمامی بازرگانان، اعم از اشخاص حقیقی یا حقوقی، موظف به رعایت مجموعه ای از الزامات مربوط به فعالیت های بازرگانی خود هستند. یکی از این الزامات، ثبت نام در دفتر ثبت تجاری است که بر پایه مواد ۱۶ تا ۱۹ قانون تجارت و همچنین آیین نامه مربوط به دفتر ثبت تجاری مصوب سال ۱۳۵۲ انجام می شود. بر اساس این قوانین و آیین نامه، نام نویسی تاجر در دفتر تجاری از طریق تسلیم اظهارنامه رسمی الزامی است. مطابق با ماده ۴ آیین نامه دفتر ثبت تجاری، تمامی بازرگانان باید حداکثر ظرف یک ماه از آغاز فعالیت یا تأسیس، اقدام به ثبت نام نمایند، در غیر این صورت با جریمه نقدی مواجه خواهند شد.
هدف از تدوین این سند، راهنمایی کاربران به منظور تهیه فایل خروجی دفاتر قانونی از نرم افزار حسابداری سپیدار جهت بارگذاری در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، از طریق صفحه اختصاصی درگاه ملی خدمات الکترونیک سازمان امور مالیاتی کشور به نشانی:
https://my.tax.gov.ir می باشد.
مراحل انجام فرآیند:
-
نرم افزار خود را به نسخه 6.0.7 به‌روزرسانی نمایید.
-
در نرم افزار حسابداری، از مسیر عملیات / دفاتر تجاری الکترونیکی، گزینه مربوطه را انتخاب نمایید.
-
در صفحه مربوط به دفاتر تجاری الکترونیکی، محدوده زمانی مورد نظر را تعیین کرده و در صورت تمایل، اسناد مورد نظر خود را نیز انتخاب نمایید.
(در صورتی که اسناد خاصی انتخاب نشوند، کلیه اسناد نمایش داده شده در بازه انتخابی به صورت خودکار ارسال خواهند شد). سپس دکمه “ارسال به اکسل” یا “ارسال به CSV” را انتخاب نمایید. پس از تعیین محل ذخیره سازی فایل، خروجی تهیه شده آماده بارگذاری در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی خواهد بود.
- با استفاده از نام کاربری و رمز عبور خود، از طریق صفحه درگاه ملی خدمات الکترونیک سازمان امور مالیاتی کشور به نشانی:
https://my.tax.gov.ir وارد سامانه شوید.
- پس از ورود به درگاه، گزینه سامانه دفاتر تجاری را انتخاب نمایید.
- در این بخش، گزینه بارگذاری فایل را انتخاب کنید تا فرم مربوط به ثبت اطلاعات در اختیار شما قرار گیرد.
- در صفحه‌ای که باز می‌شود، با توجه به تعداد ردیف‌ها، نوع فایل خود را Excel یا CSV انتخاب نمایید.
(برای فایل‌هایی که شامل بیش از ۱۰۰۰ ردیف هستند، الزاما باید فرمت CSV انتخاب شود).
- کد رهگیری سال مالی را از فهرست موجود انتخاب کرده و تاریخ آخرین رویداد مالی مربوط به فایلی که قصد بارگذاری آن را دارید، مشخص نمایید.
(این فیلد دارای محدودیت در بازه تاریخی مجاز است). - سپس با کلیک بر روی گزینه “انتخاب فایل”، فایل Excel یا CSV تولیدشده از نرم‌افزار سپیدار (مطابق مراحل توضیح داده شده در بخش قبل) را بارگذاری نمایید.
- پس از بررسی و کنترل اطلاعات، بر روی دکمه ارسال کلیک نمایید.
- در صورتی که بازه زمانی به درستی انتخاب شده باشد، پیام “بارگذاری موفق” به شما نمایش داده خواهد شد.
- در غیر این صورت، وضعیت فایل به‌صورت “بارگذاری ناموفق” نمایش داده می‌شود که با کلیک بر روی آن، جزئیات خطا به شما نشان داده خواهد شد.
