گاهی بعد از انجام عملیات پایان سال در نرم افزار سپیدار مشخص میشود یک فاکتور، رسید انبار، عملیات چک یا سند حسابداری نیاز به اصلاح دارد. در چنین شرایطی این سوال پش میآید که آیا برگشت بستن حساب بعد از اتمام سال مالی در نرم افزار سپیدار امکانپذیر است؟
پاسخ کوتاه این است که در بسیاری از شرایط امکان برگشت وجود دارد؛ اما روش آن به مرحلهای بستگی دارد که بسته شده است. «برگشت از بستن سیستمها»، «حذف سند بستن حسابهای سود و زیانی» و «حذف سند اختتامیه» عملیات یکسانی نیستند. بنابراین قبل از هر اقدامی باید مشخص کنید اصلاح موردنظر مربوط به کدام بخش از عملیات پایان سال است.
همچنین اگر با آموزشهای ویدیویی بهتر ارتباط میگیرید، میتوانید ویدیو بالا که درباره برگشت بستن حساب بعد از اتمام سال مالی در نرم افزار سپیدار است و توسط مدرس و مشاور نرم افزار سپیدار؛ ابوالفضل مغانلو ضبط شده است را مشاهده کنید.
در اکثر مواقع نیاز به باز کردن سال مالی بستهشده زمانی ایجاد میشود که اطلاعاتی از دوره قبل جا مانده یا اشتباه ثبت شده باشد؛ برای مثال یک فاکتور فروش باید اصلاح شود، سندی از انبار ثبت نشده باشد، وضعیت یک چک اشتباه باشد یا نیاز به ثبت یک سند حسابداری اصلاحی در سال قبل وجود داشته باشد.
با بستن سیستمهای عملیاتی سپیدار، امکان ثبت جدید، ویرایش و حذف اطلاعات در آن سیستم محدود میشود. بنابراین اگر اصلاح مربوط به فروش، انبار یا دریافت و پرداخت باشد، ابتدا باید سیستم مرتبط از حالت بسته خارج شود. اگر مشکل فقط به اسناد حسابداری یا سند اختتامیه مربوط باشد، مسیر متفاوتی وجود دارد.
پیش از هر تغییری، بهتر است از اطلاعات نرم افزار نسخه پشتیبان تهیه کنید. همچنین دقیق مشخص کنید چه اطلاعاتی باید اصلاح شود. برای اصلاح یک فاکتور فروش لزوما نیازی نیست تمام عملیات پایان سال را برگردانید؛ بهتر است فقط سیستمها و اسنادی که برای انجام اصلاح لازم هستند، با ترتیب صحیح باز شوند.
این موضوع زمانی اهمیت بیشتری دارد که در سال مالی جدید نیز عملیات ثبت کرده باشید؛ زیرا ممکن است اطلاعات منتقلشده از سال قبل در تراکنشهای سال جدید مورد استفاده قرار گرفته باشند.
برای سیستمهایی مانند مشتریان و فروش، تامین کنندگان و انبار و دریافت و پرداخت، برگشت از بستن سیستمها در سپیدار از طریق فرم «عملیات پایان سال» انجام میشود. ابتدا از انتخابگر سال مالی در پایین نرم افزار، سال موردنظر را انتخاب کنید. سپس از منوی «شرکت» وارد بخش «عملیات» شوید و گزینه «عملیات پایان سال» را باز کنید. در این فرم سیستم موردنظر را انتخاب کرده و از نوار بالای صفحه، گزینه «برگشت از بستن» یا آیکون قفل باز را انتخاب کنید.
در این مرحله ترتیب اهمیت زیادی دارد. سیستمها هنگام بستن سال مالی به ترتیب نمایشدادهشده از بالا به پایین بسته میشوند؛ اما برای برگشت از بستن باید مسیر برعکس طی شود. به عبارت دیگر، سیستمها باید از پایین به بالا باز شوند.
بنابراین اگر چند سیستم بسته شده باشند، ممکن است برای باز کردن سیستم موردنظر ابتدا مجبور شوید سیستمهایی را که بعد از آن بسته شدهاند، باز کنید.
اطلاعات منتقلشده از سال قبل ممکن است در سال جدید مورد استفاده قرار گرفته باشند. در چنین شرایطی سپیدار میتواند اجازه برگشت از بستن را ندهد تا ابتدا عملیات وابسته تعیین تکلیف شود.
برای مثال، اگر چکی از سال قبل به سال جدید منتقل شده و در سال جدید روی آن عملیات وصول، واخواست یا عملیات بانکی دیگری ثبت شده باشد، قبل از باز کردن سیستم دریافت و پرداخت باید عملیات وابسته بررسی و در صورت لزوم برگشت داده شود.
در سیستم تامین کنندگان و انبار نیز اگر در سال جدید روی اسناد مرتبط قیمتگذاری انجام شده باشد، ممکن است لازم باشد ابتدا قیمتگذاری مربوط برگشت از محاسبه شود. وجود برخی صورتحسابها و عملیات وابسته در سال جدید نیز میتواند مانع برگشت از بستن سیستم فروش یا انبار شود. اگر هنگام برگشت از بستن با پیام خطا مواجه شدید، بهتر است بهجای حذف تصادفی اطلاعات، متن پیام را بررسی کرده و وابستگی اعلامشده را برطرف کنید.
یکی از اشتباهات رایج این است که تصور شود گزینه «برگشت از بستن» تمام عملیات پایان سال را به حالت قبل برمیگرداند. این گزینه مربوط به بستن سیستمهای عملیاتی است. در مقابل، بستن حسابهای موقت یا سود و زیانی در بخش حسابداری و از طریق صدور «سند بستن حسابها» انجام میشود.
با صدور این سند، مانده حسابهای سود و زیانی انتخابشده صفر و به حساب معین مقصد منتقل میشود. اگر اصلاحات شما باعث تغییر درآمد، هزینه یا سایر حسابهای موقت شده باشد، سند بستن حسابها نیز باید بررسی شود و در صورت نیاز پس از اصلاح اطلاعات دوباره صادر شود. نکته مهم این است که سند بستن حسابها یک سند سیستمی است و بهتر است اصلاح آن از عملیات مربوط به بستن حسابها انجام شود، نه از طریق تغییر دستی اقلام سند.
پس از بستن حسابهای سود و زیانی و دائمی کردن اسناد، سند اختتامیه صادر میشود. این سند مانده حسابهای ترازنامهای را در پایان دوره میبندد. در سال مالی جدید نیز سند افتتاحیه بر مبنای ماندههای سال قبل ایجاد میشود.
اگر سند افتتاحیه سال جدید و سند اختتامیه سال قبل صادر شده باشند و سپس نیاز به اصلاح اطلاعات سال قبل پیدا کنید، وابستگی این دو سند باید در نظر گرفته شود.
صدور سند افتتاحیه سال جدید به وجود سند اختتامیه در سال مالی قبل وابسته است. بنابراین در برگشت کامل عملیات حسابداری، ابتدا باید وضعیت سند افتتاحیه سال جدید تعیین تکلیف شود و سپس سند اختتامیه سال قبل بررسی شود.
حذف یا برگشت این اسناد نیز باید از عملیات مربوط به «صدور سند افتتاحیه و اختتامیه» و با رعایت ترتیب صحیح انجام شود. پس از اصلاح اطلاعات، اسناد پایان سال باید دوباره براساس اطلاعات نهایی صادر شوند.
اسناد حسابداری پس از تبدیل شدن به وضعیت دائم، امکان ویرایش یا حذف عادی ندارند. اگر اصلاح موردنظر به سند حسابداری سال قبل مربوط باشد، ممکن است پس از تعیین تکلیف اسناد افتتاحیه و اختتامیه نیاز باشد وضعیت اسناد موردنظر دوباره به موقت برگردد.
قبل از انجام این کار مشخص کنید سند موردنظر عمومی است یا از یکی از زیرسیستمهای سپیدار صادر شده است. در اسناد سیستمی، اصلاح معمولا باید در فرم مبدا انجام شود و سپس سند حسابداری مجدد صادر شود.
بعد از انجام اصلاحات، گزارشهای سیستم مربوط را بررسی کنید و مطمئن شوید ماندهها و اسناد حسابداری با اطلاعات جدید هماهنگ هستند. در سیستم انبار، موجودی و قیمتگذاری؛ در دریافت و پرداخت، وضعیت چکها و مانده بانک و صندوق؛ و در سیستم فروش، فاکتورها و اسناد حسابداری مرتبط باید کنترل شوند.
در نهایت عملیات پایان سال را دوباره با ترتیب صحیح انجام دهید. اگر حسابهای سود و زیانی تغییر کردهاند، سند بستن حسابها را مجددا صادر کنید، وضعیت اسناد حسابداری را کنترل کرده، سند اختتامیه را ثبت کنید و سپس سند افتتاحیه صحیح را در سال جدید ایجاد کنید.
برگشت بستن حساب بعد از اتمام سال مالی در نرم افزار سپیدار امکانپذیر است، اما یک دکمه واحد برای برگرداندن تمام مراحل پایان سال وجود ندارد.
اگر موضوع مربوط به فروش، انبار یا دریافت و پرداخت باشد، باید از مسیر «شرکت > عملیات > عملیات پایان سال» و گزینه «برگشت از بستن» اقدام کنید. نکته مهم این است که برای باز کردن سیستمها، ترتیب بستن برعکس میشود و عملیات باید از پایین به بالا انجام شود.
اگر مسئله مربوط به حسابهای سود و زیانی، سند اختتامیه، سند افتتاحیه یا اسناد دائم باشد، باید اسناد و وابستگیهای حسابداری نیز به ترتیب صحیح تعیین تکلیف شوند. همچنین اگر در سال مالی جدید روی اطلاعات منتقلشده عملیاتی انجام شده است، پیش از برگشت باید این وابستگیها بررسی شوند.
در صورتی که درباره ترتیب صحیح برگشت عملیات مطمئن نیستید، بهتر است پیش از ایجاد تغییر از کارشناس سپیدار کمک بگیرید. همچنین برای خرید نرم افزار سپیدار، انتخاب سیستمها و زیرسیستمهای متناسب با نوع فعالیت کسبوکار میتواند مدیریت عملیات مالی و پایان سال را سادهتر کند.