می خواهیم در این نوشته در مورد ثبت سند در نرم افزار سپیدار صحبت کنیم اما قبل از آن باید بیان داشت که سند حسابداری چیست و این سند چگونه در نرم افزار حسابداری سپیدار ثبت می شود؟ خوشحال می شویم که اگر با ما در این نوشته در آگاه حساب همراه شوید و نگاه تان را برای لحظاتی مهمان این نوشته کنید.

سند حسابداری چیست؟

سند حسابداری در واقع فرمی است که برای ثبت کردن هر پیشامد مالی در یک شرکت یا بنگاه اقتصادی به شکل یک سند، از آن در عملیات های حسابداری استفاده می گردد. از این فرم در راستای ثبت رویدادهای مالی تقریبا در کلیه ی نرم افزارهای حسابداری استفاده می گردد و اساس آن بر مبنای حسابداری دو طرفه گردآوری شده است که به همین علت در سیستم های حسابداری مشاغل بسیار حائز اهمیت است. در واقع وارد شدن اطلاعات هر رویداد مالی در نرم افزار حسابداری فقط از راه ثبت کردن سند حسابداری صورت می گیرد اطلاعاتی مثل تاریخ حساب های مرتبط با رویداد مالی و مبلغ آن ها، که این سند از اجزا گوناگونی تشکیل شده است که شامل: شماره سند، تاریخ، شماره عطف، شرح، ستون بدهکار، ستون بستانکار می شود.

ثبت سند حسابداری در نرم افزار سپیدار

ثبت سند در نرم افزار سپیدار به این دلیل این قسمت از نرم افزار نیازمند اطلاعات کاملی است که در مورد حسابداری باشد. بیشتر مورد استفاده حسابداران و مدیران مالی شرکت ها قرار می گیرد و برای این که بتوان از گزارشات حسابداری مانند ترازنامه، صورت سود و زیان استفاده کرد ابتدا باید اسناد حسابداری ثبت شود و در نرم افزاری مانند سپیدار اسناد حسابداری به دو گروه سند حسابداری اتوماتیک و سند حسابداری دستی (غیر اتوماتیک) تقسیم بندی می شود که در زیر به طور جداگانه به شرح آن ها می پردازیم:

سند حسابداری اتوماتیک

در نرم افزار حسابداری سپیدار این امکان به وجود آمده است تا همه ی افراد حتی کاربرانی که از آگاهی کاملی در مورد اطلاعات حسابداری برخوردار نیستند اما تمایل دارند که با استفاده از عملیات هایی که بر روی این نرم افزار تعریف شده است از جمله فاکتور خرید و فروش، عملیات دریافت و پرداخت و سایر عملیات هایی که در نرم افزار موجود است به ثبت کردن رویدادهای مالی روزانه خود بپردازند به سهولت بتوانند این کار را انجام دهند و نرم افزار به شکل اتوماتیک اسناد حسابداری آن عملیات را ثبت خواهد کرد.

سند حسابداری دستی (غیر اتوماتیک)

در نرم افزار حسابداری سپیدار قابلیتی تعریف شده است که کاربر در صورت تمایل برای انجام دادن برخی از امور مالی خود از سند حسابداری دستی یاری بگیرد. در واقع تمامی کاربرانی که تا حدودی با نرم افزار سپیدار آشنایی دارند متوجه این موضوع شده اند که سپیدار سیستم یک نرم افزار یکپارچه است و ثبت کردن سند در آن به سهولت قابلیت پیاده سازی را دارد. به این مفهوم که در قبال ثبت اسناد مانند خرید و فروش در ماژول های مربوطه، سند حسابداری به شکل خودکار صادر می گردد ولی ممکن است در برخی مواقع جهت شناسایی هزینه و … یا در صورت استفاده نکردن از ماژرول های دیگر سپیدار نیاز داشته باشیم که به ثبت سند به صورت دستی اقدام کنیم.

انواع شماره در اسناد حسابداری سپیدار

انواع شماره گذاری را در سند حسابداری در نرم افزار سپیدار در دسترس داریم. که به منظور گزارش گیری بهتر هر کدام از این شماره ها بسیار کاربردی هستند. در هر یک از سندهای حسابداری سپیدار شماره هایی وجود دارند که شامل: شماره سند، شماره فرعی، شماره عطف، شماره روزانه است. بعضی از این شماره ها به صورت سیستمی و برخی به دلخواه کاربر ثبت خواهند شد که در ادامه به آن ها پرداخته می شود.

 شماره سند

• شماره سند در نرم افزار سپیدار پس از ذخیره کردن سند ثبت می شود و به دو روش دستی و اتوماتیک است و بر مبنای سال های مالی صادر می شود. که در روش دستی کاربر می تواند در صورت میل خود به شکل دستی این شماره را وارد کند و پس از حذف شدن سند می تواند شماره آن را به سند دیگر اختصاص داد و علاوه بر این هم می تواند در منوی تنظیمات روش های شماره گذاری جدید در بخش موجودیت سند حسابداری را انتخاب کرده و شیوه شماره گذاری آن را به دو شکل خودکار و دستی تنظیم کند.

شماره فرعی

• این شماره در اختیار کاربر قرار دارد به گونه ای که ثبت کردن یا عدم ثبت شماره، اشکالی در صادر کردن سند ایجاد نمی کند و این شماره قابلیتی که دارد این است که تکرار پذیر است و با استفاده از آن می توان اسناد حسابداری را دسته بندی کرد. برای نمونه برای هر پروژه ای که شرکت می گیرد یک کد به عنوان شماره فرعی می توان داشت که از این شماره هم می توان به عنوان سری سند استفاده کرد هم با ثبت آن گزارش جزئی از اسناد مالی دریافت کرد.

شماره عطف

• هنگامی که یک سند حسابداری در سپیدار صادر می گردد. یک شماره عطف نیز به آن اختصاص پیدا می کند که امکان تغییر آن توسط کاربر وجود ندارد و با حذف شدن سند این شماره نیز حذف خواهد شد و به این نکته باید توجه کرد در صورتی که هیچ سند حسابداری از سیستم حذف نشود. شماره عطف و شماره سند مساوی می گردند و هم چنین به کمک این شماره ترتیب وارد شدن سندها در سیستم را می توان دنبال کرد.

شماره روزانه

• این شماره ترتیب صادر شدن سندهای روزانه را نشان می دهد و به شکل سیستمی صادر می گردد. در گزارش ها قابلیت فیلتر کردن اسناد با شماره روزانه های یکسان ممکن است. برای مثال اولین سند صادر شده در تاریخ های گوناگون.

تاریخ سند حسابداری

هر رویداد مالی در تاریخی رخ می دهد که مشخص شده است بدون درج تاریخ ثبت سند حسابداری ممکن نیست سند باید تاریخ داشته باشد و روز و ماه و سال وقوع رویداد مالی در آن به وضوح مشخص باشد در واقع این تاریخ هم چون شناسنامه ای برای سند است که سند بدون آن فاقد اعتبار است و این تاریخ را در بالای فرم سند حسابداری مشخص می کنیم.

اسناد حسابداری در سپیدار

از نظر ماهیت اسناد مالی به 5 گونه اصلی تقسیم می گردند.

سند افتتاحیه

• در سیستم سپیدار در اولین دوره مالی این سند قابل تغییر است ولی از دوره مالی دوم به بعد قابلیت ویرایش برای این سند امکان ندارد و در ابتدای دوره به منظور شروع و انتقال مانده از دوره مالی قبل درج می شود.

سند اختتامیه

• این سند قابلیت ویرایش ندارد و به شکل اتوماتیک ثبت می شود و به منظور بستن حساب هایی که دائم هستند و در پایان دوره مالی ثبت می شوند درج می گردند.

سند سیستمی

• این نوع اسناد تنها قابلیت تغییر شرح هر آرتیکل را می دهد و این سند از زیر مجموعه های دیگر نرم افزار سپیدار اعم از مشتریان و فروش، تامین کنندگان و انبار است که به شکل اتوماتیک ثبت می شود.

سند بستن حساب ها

• این سند قابل ویرایش نیست و به منظور بستن حساب های موقت (سود و زیانی) که به صورت اتوماتیک است ثبت می شود.

سند عمومی

• در این نوع سند آنچه اهمیت دارد عملکرد خود کاربر است و خود کاربر باید ماهیت حساب بدهکار و بستانکار را شناسایی کند و هنگام ثبت سند های دستی که توسط خود کاربر انجام می شود قرار می گیرد.

وضعیت سند

از آن جایی که در نرم افزار حسابداری سپیدار اسناد به شکل موقت ذخیره می گردند می توان اسناد موقت را به اسناد دائمی تبدیل کرد البته با مصلحت مدیر مالی یا سرپرست حسابداری.

سند موقت

• این نوع سند با این حال که ثبت شده است ولی امکان تغییر و ویرایش در آن ممکن است.

سند دائم

• برای مبدل کردن اسناد موقت به دائم در سیستم سپیدار در منوی حسابداری و در بخش عملیات فرم تبدیل اسناد موقت به دائم انتخاب می شود و با وارد کردن تاریخ یا شماره اسناد حسابداری و کلیک کردن بر قفلی که بالای فرم اسناد حسابداری است تا آن تاریخ یا تا آن شماره از حالت موقت به دائم تبدیل می گردند و بعد از این عملیات امکان ویرایش و حذف سند وجود ندارد.

آرتیکل در سند حسابداری

عنوان آرتیکل به هر یک از سطرهای بدهکار یا بستانکار سند که کد معین و تفصیلی و شرح و مبلغ را داراست گفته می شود. هر سند باید حداقل دو آرتیکل داشته باشد و جمع آرتیکل های بدهکار و بستانکار باید برابر باشد در غیر این صورت سند مالی ذخیره نمی شود. ردیف هر آرتیکل شماره آن آرتیکل در سند های حسابداری محسوب می شود و اضافه یا حذف هر آرتیکل با به کار بردن گزینه هایی که در انتهای فرم است صورت می گیرد.

کد معین:

برای این که حساب معین مربوطه را انتخاب کنید می توانید با نوشتن کد مربوط به آن در قسمت معین این کار را انجام دهید و یا با باز کردن سلکتور قسمت کد معین بعد از جست و جوی معین مربوطه آن را انتخاب کنید.

کد تفصیلی:

در این بخش اگر حساب معین مربوطه تفصیل پذیر باشد انتخاب کد تفصیلی لازم می شود. جهت انتخاب چنین کدی، کاربر حتما باید مثل کد معین فلش داخل کد تفصیلی را باز و تفصیل مربوطه را انتخاب کند.

شرح در سند:

هنگامی که در حال ثبت اسناد حسابداری هستیم باید شرح سند مالی در این بخش به طور دقیق قید شود که در سندهایی که از نوع سیستمی هستند این شرح را سیستم بر اساس عملیات انجام شده ترکیب بندی می کند، اما کاربران در صورت میل می توانند با ویرایش سند آن شرح را تغییر دهند.

بدهکار و بستانکار:

در این ستون ها مبالغی نوشته می گردد که مربوط به مبلغ حساب هایی است که بدهکار یا بستانکار می شود.

پیگیری:

برای به کار بردن از سطح پنجم کدینگ حساب های خود از ویژگی پیگیری می توانید استفاده نمایید که در فرم درختواره حساب ها برای فعال کردن این ویژگی می توانید حساب معین مربوطه را ویرایش و تیک پیگیری را فعال نمایید.

ارز:

مربوط به سندهایی است که حساب معین آن ها تیک ارزی داشته باشد که در هیچ کدام از سال های مالی این حساب ها نباید گردشی داشته باشند که برای فعال کردنش در منوی حسابداری قسمت درختواره حساب ها، حساب معین را انتخاب کرده و ویرایش می نماییم. تیک ارزی را زده و تغییرات ثبت می گردد.

جست و جو در سند حسابداری

از بخش های بسیار کاربردی در اسناد حسابداری جست و جو در سند است که با تعداد آرتیکل های بسیار، کار حسابداران را برای جست و جو سریع در سند بسیار سهل کرده است و کاربران این نکته را باید در نظر داشته باشند که جست و جو در سند بر اساس ردیف، کد تفصیلی، کد معین، شرح آرتیکل، بدهکار، بستانکار، مبلغ ارز، شماره پیگیری و تاریخ پیگیری ممکن است.

جمع سند:

به شکل کاملا جدا جمع مبالغ ستون بدهکار و جمع مبالغ ستون بستانکار در زیر سند حسابداری قید می شوند که این دو ستون باید مساوی باشد، که در صورت برابری دو ستون می گویند سند حسابداری تراز است.

اختلاف در سند:

در قسمت پایین فرم سند حسابداری اطلاعیه ای بابت اختلاف جمع مقدارهای بستانکار یا بدهکار به کاربران محترم نشان می دهد.

اسناد مرتبط در سند حسابداری:

در حالتی که سند حسابداری کاربر سیستمی باشد و از روی سیستم دیگری صادر گردیده است می توان با انتخاب گزینه اسناد مرتبط که در پایین فرم سند حسابداری است، فرمی را مشاهده کرد که این سند حسابداری برای آن ثبت گردیده است.

کاربرد نوار ابزار در اسناد حسابداری

نوار ابزارها را در این بخش به چهار دسته می توان تقسیم کرد:

در بخش بالایی فرم سند حسابداری نواری وجود دارد که در آن نام فرم و کلیدهای عملیاتی عمومی نشان داده می شود. که این نوار ابزارها را می توان به چهار دسته تقسیم کرد که به ترتیب شامل :

• عملیات ذخیره سند که به ترتیب سند حسابداری جدید، ذخیره کردن، ذخیره کردن و باز کردن فرم سند حسابداری جدید و ذخیره و بستن فرم حسابداری قرار دارد.
• عملیات تکثیر که نام دیگر آن کپی سند است که بعد از ذخیره سند فعال می شود و برای کپی گرفتن سند و تکثیر آن استفاده می شود.
• عملیات چاپ به کمک عملیات چاپ در نرم افزار سپیدار می توان سند حسابداری را به 5 نوع پرینت گرفت و روکش سند تهیه کرد.
• سند حسابداری که خود به تنهایی شامل: سند حسابداری به تفکیک حساب کل، سند حسابداری به ترتیب حساب کل، معین، تفصیل، سند حسابداری به ترتیب ردیف، سند حسابداری پویا

منو عملیات در نرم افزار حسابداری سپیدار

لوگوی سپیدار در قسمت فوقانی فرم سند حسابداری قرار دارد که با کلیک کردن روی این لوگو همه ی گزینه های عملیاتی عمومی و عملیاتی خاص مرتبط به آن فرم در دسترس تان قرار خواهد گرفت که کاربر می تواند با حذف کردن سند و گزارشی از ثبت کننده و آخرین ویرایش کننده سند حسابداری به همراه تاریخ آن مهیا نماید.

کلام آخر

از عزیزانی که از آغاز تا انتهای این مقاله در کنار ما بودند سپاس گزاری می نمایم و به عنوان سخن پایانی این موضوع را باید خاطر نشان کنم که ثبت سند در نرم افزار سپیدار فرآیند ساده ای است که آموزش آن به افرادی که در بخش حسابداری هر شرکت و یا هر کسب و کاری اشتغال دارند به سهولت انجام می گیرد. بدون شک امکاناتی که در نرم افزار سپیدار وجود دارد، در مسیری که می خواهید سند حسابداری خود را تنظیم کنید یاری گر شما خواهد بود.