ما در این مقاله نحوه بهبود و توسعه سیستم حسابداری بررسی کرده ایم . و برای کلیه مشاغل با هر اندازه ای یک سیستم حسابداری سالم واجب است. برای اینکه مهم نیست کسب و کار ما چقدر کوچک یا بزرگ باشد. خیلی مهم است که بفهمیم چه چیزی از کسب و کار ما وارد و یا خارج می شود مثل هزینه های تجاری. سازمانی که سوابق دقیق تراکنش های تجاری خود را حفظ نکند، به احتمال خیلی زیاد ناکار آمد است و در طولانی مدت ممکن است درآمد خود را از دست بدهد. در این زمینه است که سیستم های حسابداری به سرمایه گذاران و مدیران و صاحبان مشاغل یاری می رسانند تا کسب و کارشان را از نظر سود آوری دقیقا اندازه گیری کنند و با توجه به این امر همواره نیاز به توجه و بهبود دارند.
نحوه بهبود و توسعه سیستم حسابداری
خیلی از صاحبان کارها بر این باورند که یک سیستم حسابداری سالم با استفاده از نرم افزار های حسابداری در کسب و کار شروع و خاتمه می یابد. توجه داشته باشید که این امر بستگی به مهارت افرادی دارد که از آن استفاده می کنند. امروزه با توجه به گسترش فناوری دیگه بسیاری از کارهای دستی یا دفتری مورد استفاده قرار نمی گیرد.
راه های پیشرفت سیستم حسابداری
مدیریت هزینه :در یک فرایند استاندارد برای مدیریت هزینه های پرسنل و بازپرداخت آنان باید یک سیستم داشته باشید. در این سیستم باید فرایند هایی برای ثبت هزینه و مشخص کردن هدف هزینه داشته باشیم که اگر پرسنل به کارت های اعتباری یا تجاری دسترسی نداشتند، یک فرایند استاندارد مربوط به گزارش هزینه ها به وجود آوریم.
حساب های اختصاصی: با توجه به اینکه داشتن یک حساب بانکی جداگانه زندگی را راحت تر می کند پس جداسازی امور مالی تجاری و شخصی هم شما را از ورشکستگی و اتفاقات ناگوار حفاظت می کند.
اتوماسیون ها : در فرایند کسب و کار، شما می توانید با داشتن اتوماسیون به اهداف تجاری خود برسید. البته با استفاده از ابزار های مناسب. ولی با استفاده از ابزار های حسابداری مدرن و راه حل های فناوری جدید می توانید به هر چالشی غلبه نمایید و از پشتیبانی مداوم بهره مند گردید.
مدیریت دریافت ها و پرداخت ها : با توجه به اینکه نداشتن یک حسابداری کامل برای مدیریت حساب های پرداخت و دریافت، همیشه تجارت ما به خطر می افتد و باعث هزینه های غیر ضروری می گردد ولی با داشتن این مدیریت حساب ها می توانیم سر وقت یا حتی زودتر از موعد پرداختی هایمان را انجام دهیم. همانگونه هم حساب های دریافتی، نرم افزار های مدیریتی لازم دارد تا ما را برای محاسبه هزینه های موجود و پرداخت ها کمک و یاری کند و فاکتور هایی صادر کند که از دقت بالا و قابل فهم برای مشتری باشد و بتوانیم آن ها را پیگیری و تجزیه و تحلیل کنیم.
آموزش حسابداری به کارکنان:همه کارکنان جدید الاستخدام باید همه فرایند های حسابداری را یاد بگیرند. آن ها باید همه فرایند های کاری سازمان و شرکت را بدانند و مسئولیت همه کارهایشان را بر عهده بگیرند و مثل یک پشتیبان اقدام نمایند حتی باید کارکنانی که بیرون از این مجموعه فعالیت دارند نیز آموزش ها را یاد بگیرند تا از انتظارات مشتریان بر اساس هزینه ها باخبر باشند و از موقع و زمان صورت های پرداختی مطلع باشند.
گزارشات مالی : وقتی یک واحد حسابداری، سهام و هزینه ها را ثبت می کنند باید از این گزارشات مالی تهیه کنند تا در مواقع لزوم بتوانند آن ها را مرور کنند و به صورت ماهانه و یا سه ماهه برگه های متعادل سازی را بررسی و گزارشات سالیانه را برای سال جاری در نظر داشته باشند. برای این کار باید از سیستم های حسابداری استفاده کنند و گزارش های مالی را تهیه و مرتب سازی نمایند که امکان محاسبه و بررسی استاندارد های مالی را داشته باشند.
مدیریت مالیات فروش: وقتی که از مالیات گفته می شود تنها به واحد حسابداری به خاطر مالیات سالیانه یا سه ماهه ختم نمی شود بنابراین باید مالیات فروش به موقع محاسبه گردد. شرکت های تجاری که با مالیات فروش تعامل دارند همیشه باید متوجه تغییر نرخ مالیات و معافیت ها و قوانین مالیاتی باشند.
اگر همه چیز ثبت و نگهداری شود در فصل مالیات دهی هیچ استرسی نخواهیم داشت و جای نگرانی نیست.
تعیین مقدار نقدینگی : یک مدیر باید هر چند وقت گزارشات گردش حساب سازمان را تهیه کند و با توجه به آن جریان نقدینگی را پیش بینی نماید و از کسری های غیر قابل پیش بینی در نقدینگی جلوگیری کند تا تجارت به دردسر نیفتد و باعث این نشود که کارفرمایان و مالکین مجبور شوند وام هایی با سود بالا دریافت کنند و یا مجبور به فروش دارایی ها شوند تا بتوانند کسب و کارشان را نجات دهند. به همین علت پیش بینی مقدار نقدینگی به ما یاری می رساند که از کسری هایی که در سر راهمان است مطلع شویم و خودمان را آماده نماییم تا جلوی مشکل را بگیریم.
کلام آخر
ما در این مقاله نحوه بهبود و توسعه سیستم حسابداری بررسی کرده ایم و همانطور که مشاهده کرده اید با استفاده از تکنولوژی می توان برای بهینه سازی، اتوماسیون و به جریان انداختن و تکمیل فرایند های حسابداری، حجم کارمان را کم کنیم و اطلاعات مالی خود را توسعه ببخشیم و به صورت شفاف تر عملکرد سازمان را بررسی و زیر نظر بگیریم. در اینجا با بکار گیری سیستم حسابداری مثل نرم افزار سپیدار می توانیم زمان بندی، هزینه ها، پرداخت ها و صورت حساب ها را مدیریت و پیگیری نماییم و به سرانجام برسانیم. چون مجهز بودن یک شرکت به نرم افزار حسابداری خوب، مدیران را در تصمیمات مالی کمک می کند تا هزینه ها را کاهش داده و بهترین بازدهی و سود دهی را در تجارت داشته باشند.