در یکی از این الزامات قانونی، پلمپ دفاتر تجاری به‌صورت سالیانه است. این دفاتر علاوه بر ثبت حسایکی از مهم ترین اقدامات هر شرکتی، پلمپ دفاتر قانونی است. طبق معمول همیشه پایان سال مالی همه ی افرادی که در زمینه های حسابداری و مالیات فعال هستند، کمی تنش زا است. به این علت که از طرفی باید حساب های خود را بسته و گزارشات مربوط به دوره مالی را به استفاده کنندگان ارائه کنند؛ از طرفی دیگر باید نسبت به دفاتر قانونی و پلمپ دفتر اقدام نمایند. بر این مبنا به دلیل اهمیت پلمپ دفاتر قانونی بر آن شدیم در این مقاله شما را با همه مراحل و مدارک لازم در راستای ثبت نام دفاتر قانونی و پلمپ دفاتر آشنا نماییم. با ما در آگاه حساب همراه باشید که قدمی هر چند کوچک در جهت آگاهی شما در این زمینه برداریم.
پلمپ دفاتر قانونی به چه معناست؟
اصطلاح پلمپ به معنای مهر و شماره گذاری دفتر است. به گونه ای که تمامی صفحات آن دارای شماره هستند که به ترتیب تاریخ باید تکمیل شوند. برای پلمپ دفاتر قانونی شرکت های تجاری، شماره ثبت شرکت وارد و مهر اداره ثبت شرکت ها در آن درج می شود که با این کار امکان هیچ گونه جابجایی و تغییر اطلاعات وجود ندارد.
هر شخص تاجری و هر شرکت، موسسه و سازمانی که شامل قوانین مالیات باشد، باید کلیه عملیات و مراودات مالی خود را در محلی که قانون تعیین کرده ثبت و نگهداری کند. که قانون راهی را که برای این اشخاص و ثبت و نگهداری مراودات مالی تجار، شرکت ها و موسسات برگزیده است در حقیقت دفاتر پلمپ هستند و آن ها وظیفه دارند پلمپ دفاتر قانونی خود را در سامانه اداره ثبت شرکت ها درخواست دهند. دفاتر قانونی که دفاتر تجاری نیز نامیده می شوند برای تعیین کردن فعالیت های مالی سالیانه شرکت ها و تجار به صورت اجباری در نظر گرفته می شود. پلمپ دفاتر قانونی شرکت از جمله موارد مهمی می باشد که شرکت ها و تجار باید قبل از شروع هر سال مالی به آن دقت داشته باشند. مطابق قانون تجارت هر تاجری به جز کسبه باید پلمپ دفاتر خودش را قبل از آغاز سال مالی جدید که از اول فروردین همان سال تا 29 اسفند می باشد را بگیرند.
دفاتر پلمپ برای ارائه به اداره مالیات باید هر سال اخذ شوند و همه صورت های مالی شرکت از فاکتورهای خرید تا فروش و مبلغ قرادادهای صورت گرفته، هزینه ها و درآمدها و سود مالیانه باید در این دفاتر قید گردد. داشتن پلمپ دفاتر برای شرکت های تجاری اجباری می باشد. طبق همین امر چنانچه شرکتی دفاتر پلمپ خود را در وقت تعیین شده اخذ نکند باید جریمه پرداخت کند در نظر داشته باشید که این جریمه بخشودگی ندارد و مستلزم پرداخت آن در اداره مالیات هستید. در واقع همه اشخاص حقیقی و حقوقی بعد از آن که شرکت خود را ثبت کردند، به منظور ثبت درآمد و هزینه های خود نیاز به دفاتر پلمپ دارند و هیچ تفاوتی بین پلمپ دفاتر قانونی و پلمپ دفاتر تجاری وجود ندارد و در واقع هر دو به یک معنا هستند. دفاتر پلمپ به صورت روزنامه و دفتر کل بوده که با در نظر داشتن کارکرد آن ها به تعداد مشخص 50، 100، 150 برگی تقسیم شده و ارائه می شوند.
چه اشخاصی مشمول پلمپ هستند؟
طبق ماده 6 قانون تجارت هر تاجری به جز کسبه خرد و جز باید دفاتری را به موجب قانون داشته باشند و این دفاتر شامل دفتر کل، دفتر روزنامه، دارایی و کیپه است. بر مبنای قانون تمام شرکت ها و موسسه ها که در اداره، ثبت می شوند باید برای دفاتر پلمپ اقدام کنند. علت این که به این دفاتر دفتر پلمپ می گویند این است که این دفاتر در اداراه پلمپ می شوند. تمامی اشخاص حقوقی که در اداره ثبت شرکت ها ثبت شده اند و تکمامی اشخاص حقیقی که صاحب کسب و کار هستند باید برای دفاتر پلمپ اقدام کنند. البته شایان ذکر است که اشخاصی که فروش آن ها و یا ده برابر درآمد آن ها از سال 1392 به بعد بیش از 3 میلیارد تومان بوده باشد شامل عملیات پلمپ هستند. برای وکلا و پزشکان این مبلغ باید بیش از یک و نیم میلیارد تومان باشد تا شامل پلمپ شوند. هم چنین تشکل های قانونی مانند احزاب و اتحادیه های صنفی هم باید برای دفاتر پلمپ اقدام کنند و برخی افراد نیز مشمول عملیات پلمپ هستند البته بدون در نظر گرفتن میزان درآمدی که در می آورند که شامل: دارندگان کارت بازرگانی، صاحبان کارخانه ها و بهره برداران معادن، صاحبان هتل های سه ستاره و یا بیشتر، صاحبان صرافی ها، صاحبان بیمارستان ها، زایشگاه و کلینیک ها، صاحبان فروشگاه های زنجیره ای که مجوز دارند.
انواع دفاتر پلمپ
در اصل همه ی تجار به استثنا کاسبان جز وظیفه دارند 4 قسم دفتر داشته باشند که شامل: دفتر روزنامه، دفترکل، دفتر دارائی و دفتر کیپه می شود. در واقع پلمپ دفاتر بر حسب کارکرد پلمپ دفاتر، به صورت دفتر کل و روزنامه می باشند که براساس ماده 13 قانون تجارت نگهداری اسناد و دفاتر قانونی حداقل تا 10 سال الزامی است.
- دفتر روزنامه: دفتری است که در آن کلیه هزینه های سود و زیان به صورت روزانه قید می شود مهم ترین دفاتر در بین دفاتر قانونی است. تمامی مبالغی که برای مخارج شخص برداشت و امور صادرات و واردات نیز باید در این دفنر ثبت شود و این که دو دفتر روزنامه داریم عمومی و خصوصی،
- دفتر کل: به دفتری که در آن ریز هزینه های دفتر روزنامه به صورت هفتگی وارد می شود دفتر کل می گویند. هر تاجری باید حداقل هفته ای یک بار معامله های خود را در دفتر روزنامه بررسی کرده، نوع معامله را مشخص کند و سپس در صفحه مخصوص در دفتر کل وارد نماید.
- دفتر دارایی: برای ثبت سالانه انواع دارایی ها، بدهکاری ها و مطالبات یک ساله است. دفتر دارایی در پلمپ دفاتر استفاده نمی شود و نوشتن این دفتر الزامی نیست.
- دفتر کیپه: برای ثبت صورت حساب ها، مخابره ها، مرسوله ها و … مورد استفاده قرار می گیرد تاریخ عملیات های انجام شده هم مهم است و باید ثبت شود. البته هنگام اخذ پلمپ دفاتر فقط دفتر کل و دفتر روزنامه مورد نیاز است و کیپه هم مانند دفتر دارایی مورد نیاز نیست.
مراحل پمپ دفاتر قانونی
هر سال در ماه اسفند اشخاص آخرین فرصت را برای درخواست دفاتر قانونی سال مالی بعد دارند. در همین زمان باید برای دفاتر پلمپ اقدام کنند و پیش از تمام شدن سال مالی به اداره ثبت درخواست دهند. حتی اگر شرکتی فعالیت خود را شروع نکرده باشد باز هم باید برای این کار درخواست بدهد. در واقع باید برای سال مالی پیش رو برای پلمپ دفاتر اقدام کرده و تفاوتی ندارد که پیش از این پیشینه ای بوده است یا نه. در واقع در گذشته مودیان برای درخواست و پلمپ دفاتر قانونی خود باید به صورت حضوری به اداره ثبت اسناد و املاک کشور مراجعه کرده و برای دریافت دفاتر پلمپ درخواست ثبت نمایند. اما در سال های اخیر با توجه به الکترونیکی شدن کلیه سامانه ها، ثبت نام پلمپ دفاتر نیز به صورت الکترونیکی و از طریق سامانه پلمپ دفاتر قانونی انجام می شودپلمپ دفاتر قانونی مراحلی دارد که در این قسمت ما در 7 گام مهم این مراحل را برای شما بیان کرده ایم تا با خیالی راحت تر بتوانید این مراحل را که در زیر به شرح آن ها پرداخته ایم طی کنید.
- گام آخر: پس از ارسال مدارک کارشناس حقوقی پرونده شما را بررسی می کند و در صورت درست بودن مدارک و اطلاعات در سامانه به شما اجازه پرداخت هزینه دفاتر پلمپ را می دهد و شما به صورت اینترنتی مبلغ را پرداخت می کنید.
مدارک لازم برای پلمپ دفاتر قانونی
همان گونه که در بالا ذکر شد اشخاص حقیقی و حقوقی وظیفه دارند که دفاتر قانونی خود را پلمپ کنند و هرکدام برای پایان کار باید مدارکی را ارائه دهند که در زیر در مورد این مدارک مورد نیاز اشاره کرده ایم که شامل موارد زیر می باشد :
- اگر پلمپ برای اشخاص حقیقی باشد باید کپی کارت ملی، کپی شناسنامه و اصل اظهارنامه پلمپ که به صورت اینترنتی از سامانه دریافت کرده اید با مهر و امضا شخص متقاضی ارائه شود و فرم تکمیل شده اظهار نامه پلمپ و تصویر پروانه کسب و هم چنین مجوز فعالیت کسبی نیز ارائه شود. اگر وکیل یا نماینده برای پلمپ معرفی شده باشد باید وکالت نامه هم نیز ارائه گردد.
- اگر دفاتر پلمپ به اشخاص حقوقی متعلق باشد، اصل اظهار نامه پلمپ که از سامانه دریافت کرده اید با امضا متقاضی، کپی روزنامه تاسیس و کپی آخرین تغییرات ثبتی شرکت در خصوص تغییر مدیران، دارندگان امضا، نام، نوع شخصیت حقوقی و مرکز اصلی، هم چنین اصل یا تصویر کارت ملی مدیر عامل و اصل یا تصویر وکالت نامه یا معرفی نامه برای اشخاص دولتی را باید ارائه کرد.
- در مرحله پایانی و پس از پذیرش نهایی، چاپ رسید پذیرش درخواست پلمپ و چاپ اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری و سایر مدارک پیش گفته باید به سازمان ارسال شود دقت داشته باشید بعد از ارسال و پست مدارک، درج بارکد پستی و تاریخ تحویل مدارک به پست در سامانه لازم است
دلایل مهم رد دفاتر
عواقب و جریمه عدم پلمپ دفاتر
با توجه به قانون تجارت، قوانین مالیاتی و نیز سبک و سیاق اداره مالیات در کلیه مناطق کشورمان، همه تجار اعم از اشخاص حقیقی و اشخاص حقوقی وظیفه دارند نسبت به وظایف قانون مالیاتی خود در زمان مقرر اقدامات لازم رابه عمل آورند که از جمله به مهم ترین آن ها می توان به اخذ پلمپ دفاتر قانونی، تنظیم و تحریر این دفاتر طبق قانون، ارسال اظهار نامه مالیاتی در موعد مقرر که در حال حاضر برای اشخاص حقیقی حداکثر تا پایان خرداد ماه هر سال و برای اشخاص حقوقی حداکثر تا پایان تیر ماه هر سال این فرصت وجود دارد تا اظهار نامه مالیاتی سال قبل تنظیم و ارسال گردد.
بر این اساس در یکی از مواد قانون تجارت که ماده ی 193 آن است این گونه بیان شده است که مودیانی که موظف به ارائه دفاتر قانونی هستند در صورتی که دفاتر خود را ارائه نکنند، معادل 20درصد مالیات متعلق جریمه خواهند شد و جریمه رد دفاتر قانونی نیز معادل 10 درصد مالیات متعلق خواهد بود.
کلام آخر
پلمپ دفاتر قانونی از ابتدایی ترین و مهم ترین و البته بخش جدا نشدنی هر تجارت، شرکت و کسب و کاری است لذا ضروری است که در گرفتن و ثبت و ضبط اطلاعات آن کوتاهی نکرد و اقدامات لازم را انجام داد تا دچار گرفتاری های قانونی و مشمول پرداخت جریمه های مالی نگردیم زیرا که پذیرش کلیه درآمد هاو هزینه های شرکت در وثیقه دفاتر تجاری پلمپ شده آن است. امید وارم که تمامی مراحل برای شما عزیزان به خوبی بیان شده باشد و تمامی پاسخ های خود را دریافت کرده باشید. تلاش ما در این نوشته بر آن بوده است که با سادگی هر چه تمام تر پلمپ دفاتر قانونی را برای شما بازگو کرده باشیم. و در نهاین از تمامی خوانندگانی که تا انتها همراه ما بودند سپاس گزاری می نماییم و خوشحال می شویم اگر که با انقادات نکته و نظرات خود یاری گر ما باشید.