فهرست
حسابدارها چگونه می توانند بدون خطایی حساب های مالی را ببندند؟ در مقاله بستن سال مالی در حسابداری چگونه است؟ می خواهیم به بررسی این کار بپردازیم و با شما صحبت کنیم. یکی از مهم ترین کارهایی که حسابداران در پایان سال مالی باید انجام دهند، بستن حساب های مالی است، در روزهای پایان سال حسابداران باید توجه ویژه ای داشته باشند تا این کار را بدون هیچ خطایی انجام دهند. ما در این مقاله می خواهیم به بررسی بستن حساب سالیانه مالی و سایر مسائلی که باید در این زمینه رعایت شود بپردازیم. برای اینکه بدانید سال مالی در حسابداری چگونه است و برای بستن آن چه مراحلی باید انجام شود همراه ما تا انتهای مقاله در آگاه حساب باشید.
سال مالی چیست؟
در ابتدا بهتر است برای شما توضیح بدهیم که سال مالی چیست؟ در واقع سال مالی همان دوره 12 ماهه ای است که شرکت ها برای اهداف حسابداری خود در نظر می گیرند. شرکت ها برای تعیین کردن سال مالی متفاوت هستند، برخی از آن ها سال تقویم را به عنوان سال مالی انتخاب می کنند و برخی دیگر از شرکت ها ترجیح می دهند با توجه به دوره اوج و سود یا چرخه تجاری شرکت، سال مالی را غیر از سال تقویم انتخاب کنند. مدیران شرکت ها باید به این نکته توجه داشته باشند که بعد از انتخاب کردن سال مالی دیگر نمی توانند آن را تغییر دهند پس بهتر است در زمان انتخاب آن دقت کافی داشته باشند.
در واقع پایان سال مالی به آخرین روزها یا هفته های سال مالی شرکت می گویند که در بیشتر شرکت ها این سال مالی مطابق تقویم محاسبه می شود یعنی از یک فروردین تا 31 اسفند. زمانی که شرکت ها سال مالی را با تقویم مطابقت می دهند، سبب می شود تا شرکت ها سال را به دوره های سه ماهه تقسیم کنند که همزمان با تغییرات فصل ها می باشد.
تمام شرکت ها سال مالی را با سال تقویم مطابقت نمی دهند بلکه برخی از فروشگاه های خرده فروشی و کسب و کارهایی که دوره اوج سود متفاوتی دارند بهتر است سال مالی را از 1 تیر تا 30 خرداد در نظر بگیرند زیرا در آن زمان فعالیت های حسابداری کم تر است.
هدف از بستن سال مالی
- جلوگیری از افزایش بیش از حد حجم اطلاعات و داده های مالی
- اتمام یک دوره مالی منقضی شده و آغاز یک دوره مالی جدید
- تهیه لیستی از اطلاعات حساب ها و مانده حساب سال برای طی کردن مراحل قانونی
دلایل بستن سال مالی
- صفر کردن دسته ای حساب ها
- جلوگیری از انباشته شدن اطلاعات
- محاسبه ی سود و زیان دوره ی مالی جاری
- اطمینان از قطعی شدن ثبت اسناد در سیستم
- صفر کردن مانده برخی از حساب ها برای انتقال به دفاتر جدید در سال مالی جدید
چک لیست بستن سال مالی
برای بستن سال مالی باید مراحلی طی شود تا این کار به درستی و بدون خطا انجام شود. ما در این مقاله این مراحل را به صورت چک لیست برای شما تهیه کرده ایم:
- ثبت هزینه های جاری
- ثبت فاکتورهای فروش
- ثبت گردش مالی بانک
- ثبت اسناد هزینه تنخواه
- ثبت سندهای استهلاک
- ثبت حقوق و دستمزدها
- ثبت عیدی، پاداش و سنوات
- ثبت پرداخت های ارزش افزوده
- ثبت مطالبات مشکوک الوصول
- ثبت پرداخت های تامین اجتماعی
- ثبت وام ضروری کارکنان و بازپرداخت
- ثبت فیش مالیات های پرداخت شده
- ثبت پیش دریافت ها و پیش پرداخت ها
- تائیدیه ثبت گزارش های فصلی تمام فصول
- ثبت فیش مالیات حقوق های پرداخت شده
- تهیه تراز آزمایشی، تهیه صورت سود و زیان
- ثبت اجاره های محل، وسایل های نقلیه و … پرداخت شده
- ثبت پرداخت های حقوق و دستمزد، عیدی، سنوات و پاداش
- چک کردن نهایی فاکتورهای خرید، به ویژه فاکتورهای رقم بالا
- ثبت کردن سند اختتامیه، تهیه ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد
- شناسایی فاکتورهای خرید رسمی برای اعلام در سامانه فصلی
- بررسی و ثبت اسناد بهای تمام شده کالاهای فروش رفته و یا تولید شده
بستن سال مالی چگونه است؟
تمام شرکت ها در پایان دوره یا سال مالی باید به صورت حساب های مالی رسیدگی کنند. این کار بعد از بررسی کردن تمام حساب ها و رسیدگی به آن ها انجام می شود و پس از آن حساب ها بسته می شود. برای این کار حسابداران به اسنادی نیاز دارند تا به آن ها در بستن سال مالی کمک کند مانند:
- حساب های دائمی یا ترازنامه ای
- حساب های موقتی یا سود و زیانی
- سند سود و زیان
- سند افتتاحیه
- سند اختتامیه
نکات ضروری در زمان بستن سال مالی
- معرفی نرم افزار به مالیات
- نوشتن دفاتر رسمی روزنامه و کل
- نوشتن فاکتورهای فروش ملخی
- پرینت روکش سندها و ضمائم مالی مانند: قراردادها، پرداخت ها، فاکتورها و …
مراحل بستن سال مالی
برای بستن سال مالی باید 4 مرحله را طی کنید تا بتوانید بدون خطایی این کار را انجام بدهید.
بستن حساب های دائمی و موقت:
حسابداری از حسابهای بسیاری تشکیل شده که باید در پایان دوره مالی تمام آن ها صفر شود. بدین صورت که حساب های مانده بدهکار، بستانکار شوند و حساب های مانده بستانکار، بدهکار گردند، به این فرآیند در حسابداری بستن حساب ها در انتهای دوره مالی می گویند که توسط آن همه حساب ها صفر می شوند. حساب ها در پایان سال مالی به دو صورت دائمی و موقت هستند.
حساب های دائمی: حساب های دائمی دارای مانده بدهکار بستانکار گردیده و معادل جمع آن به حساب تراز اختتامیه بستانکار می شود.
حساب های موقت: حساب های موقت یا سود و زیانی به حساب هایی می گویند که از دوره قبل مانده نمی پذیرند و به دوره قبل نیز منتقل نمی شوند. میزان مانده این حساب ها در ابتدا و انتهای سال مالی با بستن حساب ها صفر می شود.
صدور سند تعدیل ماهیت:
صدور سند تعدیل ماهیت یعنی به بررسی حساب هایی بپردازید که مانده آن ها با آن چه در حساب های معین قرار داده شده، تفاوت داشته باشد. برای این کار باید در ابتدا یکسری حساب معین طرف مقابل را تعریف کنید زیرا در این صورت مانده حساب های خلاف ماهیت با آن بسته می شود. حساب معین طرف مقابل دارای دو ویژگی است: از نظر ماهیت مخالف حساب مذکور باشد و از نظر سطوح تفصیلی و نوع حساب های تفصیلی مرتبط، دقیقا مانند حساب خلاف ماهیت باشد.
صدور سند اختتامیه:
صدور سند اختتامیه باعث می شود تا حساب های ترازنامه ای بسته شود و به سال بعد منتقل گردد.
صدور سند افتتاحیه:
بعد از صادر کردن سند اختتامیه و انتقال حساب های ترازنامه ای به سال بعد، سند افتتاحیه صادر می شود. در صادر کردن سند افتتاحیه باید به دو نکته دقت کنید: در ابتدا باید سال مالی جدیدی افتتاح کنید و سپس در دوره مالی که در آن سند اختتامیه زده شده، سند افتتاحیه صادر شود.
نکته های مهم قبل از بستن سال مالی کدام است؟
قبل از بستن سال مالی باید نکات مهمی را رعایت کنید تا این کار به درستی انجام شود و از صحت انجام آن ها اطمینان داشته باشید، زیرا در غیر این صورت اگر بخواهید اطلاعات در سال جاری ثبت شود، مانده ها به سال بعد منتقل نمی شود، در این صورت باید مانده ها به صورت دستی در اختتامیه سال جاری و سند افتتاحیه سال جاری مشخص شود. نکته های مهم که باید قبل از بستن سال مالی رعایت شوند شامل:
- تایید صندوق
- کنترل کاردکس
- بررسی سر فصل ها
- بررسی کلیه فاکتورها
- بررسی موجودی منفی کالاها
- بررسی دوباره کلیه ترازهای مالی
- اصلاح موجودی انبار و قیمت میانگین کالا
- مرتب کردن اسناد قبل از بستن حساب ها
- استفاده از انبارگردانی و بررسی صحت موجودی کالا
- بررسی سندهایی که بدون توجه به اصول حسابداری ثبت شده اند.
نکته های مهم بستن سال مالی
- بررسی سرفصل ها
- کنترل کاردکس کالاها
- بررسی تمامی فاکتورها
- بررسی موجودی منفی کالاها
- اصلاح موجودی انبار و قیمت کالاها
- بررسی مجدد تمامی ترازوهای مالی
- انبارگردانی، بررسی و شمارش موجودی کالاها
- مرتب کردن اسناد پیش از عملیات بستن حساب ها
- بررسی و اصلاح سندهایی که بدون توجه به اصول حسابداری ثبت شده اند.
کارهای ضروری در زمان بستن سال مالی
در زمان بستن حساب های مالی باید به چند نکته توجه کنید و آن ها را به ترتیب انجام دهید.
- به این نکته توجه کنید که برای سال مالی جاری سند افتتاحیه ایجاد شده باشد، در صورتی که سند افتتاحیه ایجاد نشود، آن را از بخش عملیات حسابداری ایجاد کنید. (ثبت سند گشایش).
- توجه کنید تمام تراکنش های بانکی در سامانه ثبت شده باشد.
- از بخش عملیات مالی بر روی بستن حساب های سود و زیانی کلیک کرده و حساب های موقت را ببندید.
- در بخش مرور حساب در برگه تفصیلی بخصوص تفصیلی های طرف حساب، صندوق، پرسنل و حساب بانکی را چک کنید و مانده آن را بررسی کنید تا درست باشد. همچنین در برگه معین حساب های حق بیمه پرداختنی، مالیات پرداختنی و مالیات بر ارزش افزوده پرداختنی را چک نمایید تا پرداخت های شما از قلم نیفتاده باشد.
- در قسمت عملیات حسابداری، روی صدور سند اختتامیه کلیک کنید تا سیستم به صورت اتوماتیک سند اختتامیه را صادر کند.
- در بخش پیکربندی سال مالی را انتخاب کنید و اگر سال مالی جدید را ایجاد کرده اید آن را ایجاد کنید.
- در این مرحله سال مالی را به سال مالی جدید تغییر دهید. برای این کار با کلیک بر روی سند افتتاحیه در بخش عملیات حسابداری، می توانید سند افتتاحیه سال جدید را از روی سند اختتامیه سال قبلی صادر کنید. این فرآیندها به صورت خودکار انجام می شود و در صورتی که خواستید سند افتتاحیه را تغییر دهید، در بخش سند حسابداری آن را ویرایش کنید.
7 مرحله بستن سال مالی
بستن حساب های سالیانه اصلی ترین بخشی است که حسابدارها در زمان بستن سال مالی به آن توجه می کنند. برای بستن حساب های مالی باید چند مرحله طی شود که در ادامه مقاله به آن ها می پردازیم. قبل از بستن سال مالی باید به این موضوع توجه کنید که اسناد و مدارک مالی و حساب های موقتی موجود در نرم افزار حسابداری را باید بررسی کنید زیرا در غیر این صورت نمی توانید این عملیات را انجام دهید. زمانی که این بررسی ها انجام نشود نمی توانید سند اختتامیه را تهیه و سند افتتاحیه سال بعد را بررسی کنید بنابراین در این صورت هیچگونه مانده حسابی به سال بعد منتقل نخواهد شد. مراحل بستن سال مالی به این شرح می باشد:
فرایند اجرایی: نخستین مرحله در بستن سال مالی فرایند اجرایی است، که این مرحله شامل موارد زیر می باشد:
- تکمیل کردن دفاتر قانونی
- آماده شدن برای دریافت دفاتر قانونی سال جدید با پلمپ دفاتر و اطلاعات مالی سال قبل
- انجام چند کار مختلف است که از مهم ترین آن ها می توانیم به جمع آوری تمام اسناد و مدارک برای بایگانی
- جمع آوری تمام سندهای مربوط به انبارها با انجام انبارگردانی منطبق با دستورالعمل های 80197\251 انبارگردانی اشاره کرد.
انجام فرآیندهای محاسباتی: دومین مرحله در بستن سال مالی انجام دادن فرآیندهای محاسباتی است که در این مرحله محاسبه های لازم برای بستن سال مالی و جمع کردن حساب ها انجام می شود که از جمله این کارها می توان موارد زیر را نام برد:
- محاسبه های لازم مربوط به آمارهای تنخواه و تهیه کنندگان تنخواه
- محاسبه میزان کلیه مطالبات کارکنان و کارمنداناز جمله عیدی، سنوات، پاداش و مرخصی
- محاسبه ی میزان دقیق کسری ها یا اضافات با توجه به آمار به دست آمده از عملیات انبار گردانی موجود در مرحله ی اول
- تهیه یک گزارش کامل از میزان تمام سودها و زیان های مربوط به اضافه عملکرد شرکت در سالی که طی شده و به شکل محاسبات مالی و مالیاتی
ثبت تمام هزینه ها و درآمدهای شرکت: سومین مرحله در بستن سال مالی ثبت هزینه ها و درآمدهای شرکت است. یک حسابدار در این مرحله باید مراحل زیر را انجام بدهد:
- ثبت و تهیه اجاره ملک
- ثبت و تهیه پاداش ها
- ثبت سند و تهیه حقوق و مزایای کارکنان
- ثبت و تهیه هزینه های مواد و لوازم مصرفی
- ثبت درآمد حساب های دریافتی صندوق و درآمدهای وصول نشده
در صورتی که هزینه های انجام شده قطعی است باید آن ها را در بخش بدهکاری های جاری و هزینه های شرکت ثبت کنید. اما اگر هزینه های انجام شده قطعی نیستند باید آن ها را در قسمت هزینه های پرداخت نشده ثبت کنید.
عملیات لیست کردن پروژه ها، بدهکاران و بستانکاران: این مرحله چهارمین مرحله از بستن سال مالی است که در آن مرحله حسابداران باید لیستی را از موارد گفته شده تهیه کنند.
- لیست کردن تمام پروژه های در دست اجرا یا در دست احداث
- لیست کردن آخرین گردش و آخرین سریال های حساب های بانکی فعال سازمان
- لیست کردن پروژه هایی که تا پایان سال جاری تکمیل و بهره برداری شده و به مالکین تحویل داده شده اند.
- لیست کردن کلیه اشخاص، پیمانکاران، شرکت ها، سپرده های دریافت شده و مانده حساب های سال جاری تا تاریخ 28\12
- لیست کردن حساب های دریافت شده تا تاریخ 28\12 از کمیته امداد، سازمان نیروهای مسلح، بیمه های طرف قرارداد، بانک ها به طور تفکیک شده
فرآیند کنترل: پنجمین مرحله از بستن سال مالی کنترل فرآیند است که در آن حسابداران باید موارد مخلفی را بررسی و کنترل کنند. به عنوان مثال
- حسابدران باید تمام رویدادهای ثبت شده را کنترل کنند زیرا در این صورت می توانند از صحت آن مطمئن شوند.
- تمام گردش های ثبت شده برای انبار را کنترل کنند و با ارقام ریالی موجود در ترازنامه مطابقت دهند.
- تمام سیستم های حسابداری را کنترل و بررسی کنند.
- تمام گزارش های مربوط به دارایی ها برحسب ریال را بررسی کنند.
- تمام حساب های مالی را به دقت بررسی کنند و مانده آن ها را محاسبه کنند.
- تمام صورت های مالی و گزارش ها را بررسی کنند.
انجام فرآیندهای مربوط به بستن حساب ها: این مرحله ششمین مرحله از بستن سال مالی است و شامل تمام اقداماتی است که باعث بستن حساب های سالیانه می شود. در این مرحله حسابداران باید تمام حساب و کتاب های مربوط به دو طرف حساب ها و بانک ها را بررسی کرده و مغایرت های احتمالی را رفع کنند و با بستن حساب های موقتی به منظور انتقال مانده حساب ها به حساب های دائمی سال جدید، مرحله ششم را تکمیل کنند و این فرآیند را به پایان برسانند.
صادر کردن اسناد و مدارک مالی پایانی: در هفتمین مرحله از بستن سال مالی حسابداران باید اسنادی همچون سند تعدیل ماهیت، سند اختتامیه و سند افتتاحیه را صادر کنند تا مراحل بستن سال مالی به پایان برسد.
کلام آخر
از کسانی که ما را تا انتهای مقاله همراهی کردند بسیار سپاس گزاریم. در این مقاله تلاش کردیم تا شما را با مراحل کامل بستن حساب ها در پایان سال مالی آشنا کنیم. امیدواریم مطالب گفته شده برای شما مفید باشد. در صورت داشتن سوال، انتقاد و یا پیشنهاد می توانید برای ما کامنت بگذارید.
