سند اختتامیه چیست؟ + آموزش کامل ثبت سند اختتامیه حسابداری ✔️

در این قسمت از مقاله قصد داریم به توضیح سند اختتامیه چیست؟ + آموزش کامل ثبت سند اختتامیه حسابداری بپردازیم. به طور کلی در بخش مالی هر شرکت تجاری، یک سری اسناد مالی ثبت می شوند که هر کدام باعث شفاف سازی درصد سود و زیان شرکت می شوند، سند اختتامیه حسابداری نیز یک دیگر از انواع مختلف اسناد مالی و اقتصادی می باشد که دارای کاربردهای مختلفی می باشد و طی یک سری مراحل خاص به وجود آمده است، در ادامه مقاله به ارائه توضیحات بیشتر در این زمینه می پردازیم و خواهشمندم تا پایان مقاله آگاه حساب همراه ما باشید.

سند اختتامیه چیست؟

سند اختتامیه یکی از انواع اسناد حسابداری می باشد که در واقع در پایان سال مالی به ثبت رسانده می شود. قبل از ثبت سند اختتامیه می بایست تمامی حساب های موقت به طور کلی بسته شوند. حساب های موقت شامل تمامی حساب های سود و زیان که از حساب خرید و فروش، درآمد، هزینه، بهای تمام شده پدید آمده اند، می باشند. در ثبت نمودن سند اختتامیه تمامی عملیات مالی سال گذشته بسته می شود.

از طریق ثبت کردن سند اختتامیه دیگر شرایط برای به ثبت رساندن دیگر سندهای حسابداری سال نامه مالی فراهم نخواهد بود. با اجرا نمودن کلیه اصلاحات مدنظر بر روی تمام اسناد حسابداری موقت و انتقال دادن آن ها به دفاتر کل، باقی حساب در این قبیل دفاتر به صفر می رسد. به طور کلی یک تراز آزمایشی همراه با سند اختتامیه و سند افتتاحیه تشکیل می شود که شامل کلیه حساب های دائمی نیز می باشد.

معمولا دوره مالی در سازمان ها از طریق ثبت نمودن سند اختتامیه حسابداری و تهیه کردن تمامی صورت های مالی سود و زیان به پایان می رسد. نکته ای که نیاز است به آن توجه شود، این است که تمامی حساب های تجاری به حساب های دائمی و موقت تقسیم بندی می شوند که در پایان دوره های مالی شرکت، تمامی حساب های موقت بسته و حساب های دائم به دوره مالی بعدی انتقال می یابند. در یک توضیح کلی این گونه می توان عنوان کرد که به کلیه حساب های سود و زیان که از درآمد حاصل، خرید و فروش، هزینه و قیمت تمام شده بدست می آیند، حساب موقت گفته می شود. هم چنین بعد از ثبت نمودن سند اختتامیه حسابداری، دیگر امکان به ثبت رساندن سند در سال نامه مالی امکان پذیر نمی باشد.

در حقیقت این قبیل اسناد به این منظور ثبت می شوند تا کلیه حساب های دائمی که شامل انواع مختلف بدهی، دارایی و حقوق صاحبان سهام می باشند، به دوره مالی بعد انتقال یابند و مشخص گردد که شرکت در پایان دوره مالی حسابداری چه میزان سود و زیان بدست آورده است. تمامی حسابداران شاغل در شرکت های مختلف، جهت تهیه نمودن این قبیل اسناد، می بایست بر ماهیت بستانکار یا Credit و بدهکار یا Debit بودن و صورت های مالی گوناگون مثل ترازنامه یا Balance Sheet، تسلط کاملی داشته باشند.

چه زمانی از سند اختتامیه استفاده می شود؟

گاهی اوقات ممکن است شرایطی پیش آید که حساب های مشتریان در طول یک دوره بسته شوند و یا این که در پایان دوره های مالی یک شرکت می بایست برای بستن حساب ها اقدام نمود. از دیگر مواردی که سند اختتامیه کاربرد دارد می توان به موارد ذیل اشاره نمود که عبارت است از:

در طول یک دوره مالی: در بعضی موارد که مشتریان با توجه به علت های مختلفی مثل پرداخت نکردن نرخ بدهی و یا قطع کردن همکاری مانده حساب های مربوطه، از سند اختتامیه استفاده می شود. هم چنین در برخی از موارد از طریق ارائه نمودن یک سری تخفیفات به مانده حساب مشتریان، می بایست حساب مشتری در طول سال نامه مالی بسته شود. با توجه به موارد ذکر شده، نیاز است که مانده بدهی های مشتریان همراه با کلیه مطالبات سوخت شده و مالیات تعیین شده، ثبت شود و یا این که همراه با سرفصل های مناسب به مرحله ثبت رسانده شود.

در پایان ک دوره مالی: زمانی که یک دوره مالی به پایان می رسد، نیاز است که برای مشخص نمودن میزان دقیق سود و زیان شرکت، انتقال الباقی حساب دائم به سال نامه مالی، بعد از آن که همراه یک سند اختتامیه ضمن سال بعد از آن سال سند ثبت شود، انجام گیرد. هم چنین نیاز است به منظور بستن حساب ها، کلیه حساب های موقت در طول یک حساب دائمی بسته شوند و بعد از آن الباقی همه حساب های دائم بسته شود و بدین شکل سند افتتاحیه به سال بعدی منتقل می شود. ثبت نمودن مانده حساب ها همراه با سند اختتامیه، کاملا بر عکس سند افتتاحیه می باشد، چرا که در سند اختتامیه الباقی بانک ها نقش بستانکار را خواهند داشت.

مراحل ثبت سند اختتامیه حسابداری

به طور کلی یک سری اصول در ثبت اسناد حسابداری وجود دارد و این گونه می توان گفت که طریقه بستن حساب ها در پایان سال مالی به این شکل می باشد که در ابتدا حساب‌ های موقت و در مرحله بعد حساب‌ های دائمی بسته می شوند، بعد از بستن هر یک از حساب های مالی نیز سند اختتامیه ثبت می شود. جهت ثبت نمودن سند اختتامیه در انواع مختلف نرم‌ افزارهای حسابداری می بایست یک سری مراحل انجام شود که عبارت است از:

بستن حساب های دائم: در واقع حساب های دائم به نوعی همان حساب هایی می باشند که قابلیت انتقال یافتن به سال های بعد را دارا می باشند. پس از بستن حساب های موقت نیاز است که حساب های دائم بسته شوند، هم چنین از طریق ثبت نمودن سند اختتامیه، حساب های دائم یک شرکت تجاری نیز بسته خواهند شد. معمولا حساب های دائم، شرایط و جایگاه مالی یک شرکت را نشان می دهد.

البته شایان ذکر است که بگوئیم حساب های دائمی با عنوان حساب‌ های ترازنامه ای هم شناخته شده اند و شامل یک سری حساب‌ های بانکی از جمله موجودی نقد و موجودی بانک، تمامی حساب‌ های دریافتی تجاری و سرمایه ای می باشند. حساب‌ های دائمی در اواخر سال بسته می شوند و مانده آن ها به سال های آینده انتقال می یابند.

بستن حساب های موقت: در واقع این گونه می توان گفت که حساب های موقت به حساب خلاصه سود و زیان بستگی دارد، بدین معنی که حساب های موقت که دارای ماهیت بدهکار می باشند، بستانکار می شوند و به حساب های سود و زیان بسته خواهند شد. حساب های موقت، به نوعی شامل حساب هایی می باشند که به همان دوره مالی مختص می شوند و دارای قابلیت انتقال به دوره های مالی بعد نمی باشند. برای بستن حساب های موقت در پایان سال نیاز می باشد که از خلاصه سود و زیان تحت عنوان یک حساب موقت واسط استفاده کرد.

در حالت کلی حساب های هزینه و درآمد شامل حساب هایی می باشند که به عنوان حساب های موقت شهرت گرفته اند. به عنوان مثال می توان گفت که هزینه آب، برق، گاز، تلفن، هزینه های حقوق و دستمزد و درآمد های اکتسابی حاصل از خرید و فروش، نمونه هایی از حساب‌ های موقت می باشند. مانده حساب‌ های موقت در پایان هر دوره مالی صفر می شود اما به سال آینده انتقال می یابد و در حساب های سود و زیان نیز نمایش داده می شوند.

هم چنین مراحل بستن حساب موقت نیز به شرح موارد ذیل می باشد که عبارت است از:

مرحله اوّل: بستن حساب های مرتبط با درآمد و فروش به عنوان اولین قدم محسوب می شود که در این مرحله الباقی درآمد و فروش می بایست بدهکار شود و حساب به عنوان خلاصه سود و زیان بستانکار تعریف شود.

مرحله دوّم: بستن کلیه حساب های مرتبط با هزینه ها به عنوان گام دوم به حساب می آید که در طول این مرحله می بایست معادل جمع تمامی هزینه ها، همراه با خلاصه درصد سود و زیان را بدهکار نمود و تمامی هزینه های موجود از طریق بستانکار به مرحله ثبت رسانده شود.

مرحله سوّم: بستن کلیه حساب های مرتبط با خلاصه سود و زیان به عنوان گام سوم می باشد و خلاصه سود و زیان به حساب سود و زیان انباشته انتقال می یابد. به طور کلی مانده بستانکار نشان دهنده میزان سود می باشد و مانده بدهکار نشان گر درصد زیان در سال مالی پشت سر گذاشته شده می باشد.

مرحله چهارم: در پایان نیز تمامی حساب های دائمی بسته می شوند و سند اختتامیه ثبت می شود. هم چنین نیاز است که ذخایر مالیاتی هم به مراحل ثبت رسانده شوند.

با توجه به توضیحات ارائه شده، نیاز است که بگوئیم در طول مواردی که با آن ها مواجه شدیم، حساب خلاصه سود و زیان به طور مستقیم به حساب سرمایه بسته می شود، هم چنین در طی این حالات گزارش گیری دقیق و جامع مقدار سود و زیان هر سال ممکن و میسر نمی شود و نیاز است که تنوع در سرمایه به نهاد ثبت کمپانی ها صورت جلسه شوند.

چند نوع سند اختتامیه حسابداری وجود دارد؟

بستن تمامی حساب ها در پایان دوره مالی با درنظر گرفتن نوع حساب موقت (سود یا زیانی) به شکل مخلوطی و دائمی انجام می شود. با توجه به کلیه موارد ذکر شده، برای بستن حساب ها می بایست کلیه حساب های موقت به دائمی تبدیل شوند و در مرحله بعد اقدام به بستن حساب های دائمی شود. به طور کلی اسناد اختتامیه حسابداری به صورت موارد ذیل تقسیم بندی می شوند که عبارتند از:

نمونه سند موقت: کلیه حساب هایی که در پایان دوره مالی، الباقی آن ها به سال بعد منتقل نمی شود و در پایان همان دوره مالی خاتمه می یابند، نمونه سند موقت می گویند، به طور کلی حساب های موقت به درآمد و هزینه مربوط می شوند مثل هزینه آب بها، حقوق و دستمزد، برق و … و هم چنین کلیه هزینه هایی مثل فروش و یک سری موارد دیگر.

نمونه سند دائم: در یک توضیح کلی حساب های دائم از بدهی، دارایی و حقوق صاحبان سهام تشکیل شده اند. حساب های دائمی باید به شکل مستقیم به دوره های مالی بعد منتقل شوند، به عنوان مثال نمونه موجودی نقد و موجودی بانک، سند دائم، حساب های سرمایه و … . 

نمونه سند مخلوط: حساب های مخلوط در واقع به صورت ترکیبی از حساب های دائمی و موقت تشکیل شده اند. حساب های مخلوط در پایان هر دوره مالی، قسمتی از آن به عنوان حساب موقت یا همان حساب هزینه ها و قسمت دیگر آن در حساب های دائمی به دوره های بعدی منتقل می شوند، به عنوان مثال یک سری موارد که شامل حساب های مخلوط می شوند شامل پیش پرداخت اجاره و یا پیش دریافت درآمد. 

نکات مهم در ثبت سند اختتامیه

در زمان ثبت سند اختتامیه می بایست یک سری نکات را درنظر داشته باشیم که برخی از آن ها به شرح موارد ذیل می باشند و عبارتند از:

اولین نکته: بعد از صادر نمودن سند اختتامیه، تمامی اسناد سال مالی دائمی می شوند و دیگر امکان ویرایش و ثبت سند جدید وجود نخواهد داشت، حتی امکان حذف نمودن اسناد حسابداری نیز از بین می رود.

دومین نکته: پس از صادر نمودن سند اختتامیه، تمامی اسناد به شکل اتومات دوباره شماره گذاری می‌ شوند. معمولا شماره گذاری همه اسناد را بر طبق تاریخ سند و زمان تشکیل، مرتب می کند.

سومین نکته: در شرایطی که حساب های موقت شامل حساب سود و زیانی اعم از درامد و هزینه، دارای مانده باشند، پیامی با عنوان بسته شدن حساب های سود و زیانی برای عموم کاربران ارسال خواهد شد. هر یک از امور حسابداری دارای یک سری اصول می باشد و نباز است نکات مربوطه را سرلوحه کارمان قرار دهیم.

چهارمین نکته: در شرایطی که قصد داشته باشید که سال مالی جدیدی را تعریف کنید، می توان از قسمت پیکربندی هر یک از نرم افزارهای حسابداری، سال مالی جدید را انتخاب کرده و عملیات ایجاد را انجام دهید. پس از ایجاد نمودن سال مالی جدید، از قسمتعملیات مالی می‌ توان سند افتتاحیه را صادر نمود. در شرایطی که سال مالی پیشین به طور کلی بسته شده باشد، (سند اختتامیه ثبت شده باشد) سند افتتاحیه به شکل اتومات صادر می‌ گردد.

کلام آخر

در این قسمت از مقاله به توضیح سند اختتامیه چیست؟ + آموزش کامل ثبت سند اختتامیه حسابداری پرداختیم و تمام سعی خود را کردیم که درباره مطالب مختلفی مانند انواع مختلف سند اختتامیه حسابداری و مراحل ثبت سند حسابداری، اطلاعات جامعی را در اختیارتان قرار دهیم، از شما عزیزان نیز تشکر می کنم که تا پایان مقاله همراه ما بودید و هم چنین خواهشمندم نظرات خود را با ما درمیان بگذارید و برایمان کامنت کنید.