در این بخش از مقاله قصد داریم به توضیح سند حسابداری چیست؟ + بررسی کامل انواع آن بپردازیم. به طور معمول در هر کسب و کاری یک سری امورات مالی و حسابداری وجود دارد که هر کدام از اهمیت بسیار بالای برخوردار هستند و در صورت بروز هرگونه اتفاق غیر مترقبه، ممکن است ضرر و زیان زیادی برای کسب و کار ایجاد شود، لذا نیاز است هر گونه رویداد مالی و حسابداری در جایی حفظ و نگهداری شود و سند حسابداری به عنوان بهترین راه حل در این زمینه می باشد. تهیه سند حسابداری نیازمند طی نمودن یک سری مراحل خاص می باشد که در این مقاله تلاش کرده ایم درباره این قبیل مباحث، توضیحات کاملی را ارائه دهیم.
خواهشمندم تا پایان مقاله آگاه حساب همراه ما باشید.
سند حسابداری چیست؟
سند حسابداری به یک سری رخدادهای مالی و حسابداری گفته می شود که حداقل دارای یک بستانکار و یک بدهکار باشد و در طول یک پروسه مالی مشخص رخ بدهد. سندهای مالی و حسابداری جهت این که قابلیت استناد داشته باشند، می بایست دارای تاریخ دقیق و دوره مالی مشخصی باشند. انواع مختلف اسناد حسابداری ممکن است به شکل موقت یا دائمی باشند و یا این که از طریق ی سری یادداشت ها کامل شوند. یکی از نکات مهم در تنظیم این گونه اسناد، واضح بودن نوع آن ها می باشد، بدین منظور که بتوان در مراجعات بعدی به راحتی آن ها را پیدا نمود.
سند حسابداری با هدف ثبت نمودن هر یک از رویدادهای مالی استفاده می شوند. هر سند حسابداری دارای یک سری اطلاعات مربوط به رویداد های مالی به صورت جداگانه می باشد. تاریخ و زمان دقیق وقوع رویداد مالی، مبلغ و حساب های مربوط به آن از سری پارامترهای مهم در سند حسابداری محسوب می شود. معاملات مالی و حسابداری پیش از ثبت در دفاتر روزنامه، در سند های حسابداری ثبت می شوند. همه رویدادهای مالی از روی یک سری اسناد اولیه ای مثل قبوض و فاکتورها در سندهای حسابداری ثبت می شوند.
در واقع این گونه می توان گفت که سندهای حسابداری، پایه و اساس تهیه صورت های مالی برای تمامی مراکز اداری و سازمان های مختلف می باشند، به این خاطر که همه معاملات تجاری و رخدادهای مالی شرکت در آن ثبت می شوند. به طور معمول نرم افزارهای حسابداری این امکان را برای عموم کاربران فراهم می کنند تا همه اسناد حسابداری حقوق و دستمزد، خرید و فروش اجناس و … را به صورت اتومات در سیستم ثبت شوند که تا حد زیادی از خطای انسانی کم می شود و در نتیجه این قبیل اسناد حسابداری گزارش های جامع و دقیق تری را در اختیار عموم کاربران قرار می دهند.
یکی از مهم ترین کاربردهای سند حسابداری، تقسیم بندی و دسترسی سریع به تمامی رخدادهای مالی یک سازمان می باشد. همه اسناد حسابداری در واقع به عنوان شواهدی بر وقوع یک معامله می باشند که در زمان حسابرسی مالیاتی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. این قبیل اسناد حسابداری می توانند گزارش های مرتبط به سود و زیان هر پروژه و یا به شکل کلی همه پروژه ها را در اختیار مدیران مالی قرار دهند.
سند حسابداری از چه اجزایی تشکیل شده است؟
معمولا برگه یا سند حسابداری شامل اجزای گوناگونی می باشند که وجود تمامی این اجزا جهت تشکیل این برگه بسیار واجب و ضروری می باشد. بعضی از اجزای مختلف برگه یا سند حسابداری به شرح موارد ذیل می باشد که عبارت است از:
حساب های مالی: جهت تنظیم نمودن هر رویداد مالی، نیاز به دو نوع حساب بانکی گوناگون می باشد. یکی از این حساب های بانکی می بایست به بدهکار و دیگری به بستانکار تعلق داشته باشد.
شماره سند حسابداری: شماره سند حسابداری از دیگر واجبات تنظیم اسناد می باشد، به این شکل که هر سند حسابداری دارای یک شماره می باشد و این شماره ها نشان دهنده نواع چیدمان و ترتیب اسناد حسابداری می باشند.
تاریخ سند حسابداری: رخدادهای مالی هر یک در تاریخ و زمان تعیین شده ای رخ می دهند، بنابراین هر سند حسابداری موظف به داشتن و ثبت نمودن تاریخ وقوع می باشد. اسناد حسابداری به ترتیب تاریخ های مشخصی تنظیم می شوند و تنظیم یک سند حسابداری بدون داشتن تاریخ ثبت، تقریبا غیر ممکن می باشد.
آرتیکل سندهای حسابداری: منظور از آرتیکل های سند حسابداری، در واقع کدهایی می باشند که در یک سند با عنوان بدهکار و بستانکار شهرت یافته اند. این آرتیکل ها می بایست حداقل دوتا باشند و در کل نیاز است که آرتیکل های بستانکار و بدهکار با یکدیگر برابر باشند. اگر این قبیل نکات به شکل دقیق رعایت نشوند، اسناد حسابداری به شکل ثبت شده در گزارشات اعمال نخواهند شد. آرتیکل اسناد حسابداری از اجزای گوناگونی تشکیل شده اند و به شرح موارد ذیل می باشند:
کد حساب: تعداد کدهای یک حساب با توجه به گفته های حسابدار به کدینگ وابسته است و از یک یا چند کد تشکیل شده است.
شرح آرتیکل ها: منظور از شرح آرتیکل ها در واقع یک سری توضیحاتی می باشد که در رابطه با بدهکاری و بستانکاری کد حساب ها و دلایل هر یک از آن ها ارائه می شود.
جمع استاد: جمع مبالغ ارائه شده در هر کدام از ستون های بستانکار و بدهکار در قسمت پایین هر یک از این ستون ها ثبت می شود. برای هم تراز شدن این ستون ها نیاز است که جمع هر دو ستون با یکدیگر برابر باشند.
پیوست سند حسابداری: تمامی اسناد مرتبط با سندهای حسابداری مثل فاکتورهای فروش و پرداخت، حواله ها، رسیدها و… می بایست به اسناد حسابداری پیوست داده شوند، هم چنین تعداد این برگه ها باید در پیوست سند به شکل دقیق ثبت شوند.
مبلغ: مبالغ در سندهای حسابداری به صورت دو ستون می باشند که این ستون ها عبارتند از ستون بستانکار و بدهکار. برای هر یک از این آرتیکل ها فقط می توان یک ستون بستانکار یا یک ستون بدهکار در نظر گرفت. اعداد ثبت شده در این ستون ها می بایست به طور حتم بیشتر از صفر و مثبت باشد. هیچ گونه آرتیکلی را نباید بدون مبلغ در نظر گرفت.
انواع مختلف سند حسابداری
سند حسابداری دستی: این قبیل اسناد معمولا به صورت چاپی هستند و حسابدار به شکل دستی، داده های مدنظر را در آن وارد می کند. در زمان کنونی استفاده از سند حسابداری دستی به حداقل رسیده است و شرکت ها و مالکان کسب و کارهای گوناگون بیشتر به سوی سندهای حسابداری دیجیتالی یا کامپیوتری می روند.
سند حسابداری کامپیوتری: به طور معمول نرم افزارهای حسابداری انواع مختلف سندها و فرمت های هریک را به اپراتورهای مختلف ارائه می کنند. یک حسابدار علاوه بر وارد نمودن راحت تر و سریع تر اطلاعات، این قابلیت را دارد که به شکل سیستمی انواع مختلف گزارش ها را استخراج کند.
سند حسابداری ساده: به یک سری اسنادی که فقط از بدهکار و بستانکار تشکیل شده باشند و یا این که فقط دو آرتیکل داشته باشند، سند حسابداری ساده می گویند. ویژگی اصلی این نوع سند حسابداری، ساده بودن بررسی آن و آسان بودن وارد نمودن آن به سیستم می باشد.
سند حسابداری مرکب: به یک سری اسناد که دارای بیشتر از دو آرتیکل می باشند، سند حسابداری مرکب می گویند. در سند حسابداری مرکب، امکان ثبت نمودن چندین بدهکار و چندین بستانکار به شکل همزمان موجود می باشد. هم چنین خرید و فروش نسیه و نقدی را نیز می توان در آن رویت نمود.
هم چنین لازم به ذکر است که بگوئیم سند حسابداری دائمی ثبت و به صورت تایید شده می باشد و امکان اعمال نمودن هیچ گونه تغییر و اصلاحی در آن وجود ندارد، اما سند حسابداری موقت، همان گونه که از نام آن مشخص است، ثبت شده است اما امکان اعمال نمودن تغییرات در آن وجود دارد. این اسناد به پنج دسته تقسیم بندی می شوند و عبارتند از:
- سند حسابداری موقت عادی: در این گونه اسناد، رویدادهای جاری و روزانه ثبت می شوند.
- سند سیستمی: این قبیل اسناد به شکل خودکار از سیستم استخراج می شوند مثل فاکتورهای فروش.
- سند افتتاحیه: این قبیل اسناد در شروع هر دوره مالی جهت انتقال اطلاعات مرتبط با سال گذشته تهیه می شوند.
- سند اختتامیه: این قبیل اسناد معمولا در پایان هر دوره مالی جهت بستن نهایی حساب ها مورد استفاده قرار می گیرد.
- صورت سود و زیان: در واقع یکی از اصلی ترین انواع اسناد حسابداری می باشد و معمولاً برای بستن حساب های موقت بکار می رود.
انواع مختلف سند حسابداری با توجه به نوع رویداد
سند بستن حساب ها: به آن دسته از اسنادی که به شکل خودکار برای بستن حساب های موقت سود و زیان بکار گرفته می شوند و قابلیت ویرایش را ندارند، به عنوان سند بستن حساب ها نام گرفته اند.
سند حسابداری اختتامیه: یک سری از اسناد که در پایان دوره های مالی جهت بستن حساب های دائمی یا حساب های ترازنامه ای ثبت می گردند، سند اختتامیه می گویند. سند های حسابداری اختتامیه به هیچ وجه قابل ویرایش نمی باشند.
سند عمومی: یک سری از اسناد که توسط کاربران ثبت می شوند و امکان تعیین نمودن و تشخیص ماهیت بدهکار و بستانکار بودن اسناد توسط کاربران امکان پذیر می باشد را سند عمومی می گویند.
سند سیستمی: به یک سری از اسنادی که در زیر سیستم های نرم‌افزار حسابداری به شکل خودکار صادر می شوند و به غیر از شرح آرتیکل، امکان تغییر هیچ کدام از بخش های دیگر آن ها دیده نمی شود را سند سیستمی می گویند.
سند افتتاحیه: به یک سری از اسناد که در ابتدای هر دوره برای شروع دوره جدید و انتقال مانده دوره قبل بکار می رود را سندهای افتتاحیه می گویند. در شروع دوره های مالی امکان اعمال تغییرات در اسناد افتتاحیه وجود دارد، اما در دوره مالی دوم دیگر مجوز ویرایش اسناد افتتاحیه دوره های قبل یافت نمی شود.
مراحل ثبت سند حسابداری
جهت ثبت نمودن اسناد حسابداری می بایست یک سری مراحل طی شود که هر کدام از این مراحل به شرح موارد ذیل می باشند و عبارتند از:
چاپ سندهای تایید شده: بعد از تهیه نمودن سندهای حسابداری، می بایست آن ها را چاپ کنید و اسناد مربوطه را به آن ها پیوست دهید. پس از تایید نمودن اشخاص مجاز، سند رسمیت پیدا می کند.
بررسی و تایید سند: بعد از چاپ نمودن و کامل کردن مراحل اسناد تشکیل شده، جهت تحلیل و کنترل فصول انتخاب شده و همین طور اسناد مثبته، سند برای مراجع بالاتر فرستاده می شود. بعد از این که افراد مجاز اسناد را تایید می کنند، افراد مجاز اسناد مربوطه را امضاء می کنند و از این راه، مبلغ سند تایید می گردد.
تعریف نمودن رویدادهای مالی و تهیه مستندات: جهت ایجاد نمودن سند حسابداری، ابتدا می بایست رویدادهای مالی رخ دهند و سپس در مرحله بعد اسناد ثابت کننده رویدادهای مالی به اسناد مربوطه پیوست داده شوند. به طور حتم ضروری است که اسناد پیوست شده از قابلیت اثبات برخوردار باشند و با تشریح رویداد نیز تطابق داشته باشند.
تجزیه و تحلیل جزئیات رویدادهای مالی: برای هر یک از دفاتر حسابداری سرفصل های گوناگونی دیده می شود که می توان بدین وسیله از جزئیات رویدادهای مالی مطلع شد که رویداد مالی مدنظر در کدام سر فصل می بایست ثبت شود. تجزیه و تحلیل جزئیات رویدادهای مالی با هدف جلوگیری از ایجاد خطا و اشتباه در زمان گزارش گیری انجام می شود.
هدف از ثبت سند حسابداری
به طور کلی این گونه می توان توضیح داد که اسناد حسابداری با هدف ثبت نمودن آثار مالی و رویداد های مالی اتفاق افتاده توسط اشخاص حقیقی و حقوقی، بکار گرفته می شوند. اطلاعات رویداد های مختلفی مثل فاکتورهای فروش، قبوض و … در اسناد حسابداری ثبت می شوند. با وجود اسناد حسابداری، امکان ثبت نمودن خطا و اشتباه در دفاتر روزنامه بسیار کم می شود.
برای توضیح این سوال که هدف از ثبت اسناد مالی و حسابداری چیست؟ این گونه می توان گفت که از طریق ثبت کردن سندهای حسابداری، از فراموشی عملیات مالی پیش گیری می شود و امکان تهیه و تنظیم گزارشات حسابداری فراهم می گردد. در همه شرکت ها مدارک مالی را جهت جلوگیری از حذف، گم شدن و دستکاری، حفظ و نگهداری می شوند.
تمام امور مربوط به مالیات شرکت های مختلف مانند مالیات بر ارزش افزوده و بررسی صورت های مالی و … با در نظر گرفتن اسناد حسابداری ثبت شده، انجام می گردد و اگر در ثبت اسناد عیب و نقصی دیده شود، شرکت مجبور می شود جریمه های زیادی را متحمل شود.
کلام آخر
در این بخش از مقاله به توضیح سند حسابداری چیست؟ + بررسی کامل انواع آن پرداختیم و تمام تلاش خود را کردیم که درباره مسائل مختلفی مانند مراحل ثبت سند حسابداری و اجزای مختلف سند حسابداری، اطلاعات جامعی را در اختیارتان قرار دهیم. از شما عزیزان نیز تشکر می کنم که تا پایان مقاله همراه ما بودید و خواهشمندم نظرات خود را برایمان کامنت کنید.