در این قسمت از مقاله قصد داریم به توضیح سند افتتاحیه چیست؟ + آموزش کامل ثبت سند افتتاحیه حسابداری بپردازیم. به طور معمول یکی از مهم ترین بخش های هر کسب و کاری، بخش مالی و حسابداری می باشد که درصد سود و زیان کسب و کار در این بخش مشخص می شود. اسناد مالی و حسابداری مختلفی در شرکت ها و موسسات تجاری ثبت می شوند که هر کدام دارای مزیت های متعددی می باشند و عملکرد خاص خود را دارند. در ادامه مقاله توضیحات جامعی درباره اصول کلی سند افتتاحیه ارائه می کنیم، خواهشمندم تا پایان مقاله آگاه حساب همراه ما باشید.
سند افتتاحیه چیست؟
به صورت کلی سند افتتاحیه یکی از انواع مختلف اسناد حسابداری می باشد که در شروع یک دوره مالی جدید و در طول فعالیت یک سازمان یا یک شرکت، ثبت می گردد. در این سند الباقی حساب های دوره مالی مرتبط با سال های گذشته نیز ثبت و ضبط می شود. در واقع نیاز است گفته شود که سند افتتاحیه به عنوان اولین سندی می باشد که در ابتدای هر دوره مالی تحت سیستم نرم افزاری شرکت ثبت می گردد، اما در بعضی از اوقات، برخی از شرکت ها، این قبیل اسناد را دیرتر از موعد تعیین شده، به ثبت می رسانند.
نکته ای که می بایست گفته شود، این است که جهت بازکردن یک سند افتتاحیه برای هر نوع کسب و کاری، باید در شروع کار، همه حساب های موقت و سپس حساب های دائمی در سال گذشته و در آخر سال مالی، به طور کلی بسته شوند تا بعد از انجام این کار، شرکت مدنظر بتواند فعالیت های خود را مثل یک سازمانی که تازه کار خود را شروع کرده است، آغاز کند. جهت آشنایی هر چه بیشتر با چگونگی بستن حساب های شرکت در پایان سال مالی و طریقه انجام این کار نرم افزارهای حسابداری، تا پایان مقاله همراه ما باشید.
با درنظر گرفتن موارد ذکر شده، سند افتتاحیه با هدف حل و فصل حساب های سال مالی ایجاد می شود که پس از پایان سال مالی که به طور معمول تا اواسط تابستان انجام می گیرد، تنظیم می گردد، در نتیجه قبل از بستن دوره مالی قبلی و ایجاد نمودن این سند، می بایست همه اسناد مالی سال قبل توسط حسابدران شرکت مدیریت و کنترل شوند و کلیه حساب های ثبت نشده و موقت، ثبت دائم شوند و بر اساس اولویت تاریخ گذاری و زمان بندی شوند.
مبحثی که لازم است توضیح داده شود، حساب تراز افتتاحیه می باشد که در واقع حساب واسط می باشد که در شروع سال مالی جهت منتقل نمودن مانده حساب های دائمی به موسسات سال جدید در دفتر کل افتتاح و در همان روز منقضی می گردد. تراز اختتامیه و تراز افتتاحیه، به منزله حساب نیستند و دارای هیچ گونه ماهیتی نمی باشند، بلكه عملا نوعی اطلاعاتی می باشند كه در طول یك كاربرگ (تراز) منعكس می شوند.
به طور معمول در پایان سال مالی از روی تراز اختتامیه، اسناد اختتامیه در دفاتر روزنامه صدور می گردد. سند حسابداری به این شکل است كه بدهی ها و حقوق صاحبان سهام، به عنوان بدهكار اطلاق می شوند و دارایی ها به عنوان بستانكار اطلاق می شوند، در نهایت این ارقام به دفاتر كل منتقل می شوند.
ثبت کردن دائمی اسناد و اوراق ملی در طول یک برهه زمانی مشخص انجام می شود، پس از ثبت و کدگذاری اسناد دائم مالی، امکان جابجایی و تغییر وجود نخواهد داشت، هم چنین می بایست پیش از ثبت نمودن سند، اسناد مالی شرکت به شکل دقیقی کنترل و با دفاتر روزنامه و دارایی ها منطبق شوند. با توجه به موارد ذکر شده، این گونه می توان گفت که سند افتتاحیه یکی از اسناد مالی مهم شرکت ها محسوب می شود. با توجه به اهمیت ویژه ای که سند افتتاحیه دارد، در زمان کنونی تنظیم این قبیل اسناد جزوء واجبات حسابرسی مالی محسوب می شود، اما بعضی از اصلی ترین خصوصیات سند افتتاحیه به شرح موارد ذیل می باشد و عبارت است از:
- سند افتتاحیه به طور معمول در اول سال مالی شرکت تهیه و تنظیم می شود.
- هر گونه اطلاعاتی که در سند افتتاحیه عنوان می شود، حساب های مالی دائمی و ثابت می باشند.
- سند افتتاحیه جزوء اسناد عادی محسوب می شود و از لحاظ توان اثباتی دارای ویژگی اسناد عادی می باشد.
ثبت سند افتتاحیه حسابداری به چه شکل است؟
مراحل ثبت سند افتتاحی به شرح موارد ذیل است و عبارت است از:
- بستن حساب های درآمد، هزینه و سود و زیان
- ثبت نمودن سند اختتامیه
- ثبت نمودن سند افتتاحیه
اولین سند در هر سازمانی سند افتتاحیه می باشد. پیش از بستن گردش مالی می بایست کلیه اسناد که در برهه زمانی یک سال ثبت می شوند را مورد تجزیه و تحلیل قرار داد. در برنامه های حسابداری اسناد بر طبق تاریخ تقسیم بندی می شوند و به طور معمول تغییرپذیر نمی باشند.
ثبت کردن سند حسابداری از شروع دوره تا یک زمان مشخص انجام می شود و بعد از ثبت نمودن دائمی سند حسابداری حقوق و دستمزد در برهه زمانی مشخص، شماره دائم اختصاص داده می شود که معمولا این شماره نیز بر طبق تاریخ مرتب می شود. پس از ثبت نمودن دائم اسناد مربوطه، امکان جابجایی هر یک در نرم افزار حسابداری مالی و هم چنین ثبت بین اسناد و اعمال تغییر در تاریخ اسناد وجود ندارد.
در زمان کنونی درج نمودن اسناد حسابداری از طریق برنامه حسابداری، نیازمند به آموزش ثبت سند حسابداری می باشد و به صورت کامل با نمونه سند حسابداری دستی تغییر می کنند. سند افتتاحیه حسابداری مالی از طریق رایانه فرمی است که کاربران از طریق آن حداقل یک تراکنش مالی را عنوان می کنند که این تراکنش ها، دو آرتیکل را شامل می شوند که هر یک از آن ها یک شماره حساب و هزینه دارند.
با درنظر گرفتن توضیحات ارائه شده، سند افتتاحیه جزوء اسناد مالی محسوب می شود. به طور معمول رسیدگی به اسناد مالی شرکت در صدر فعالیت های مهم و حیاتی می باشد، زیرا در صورت هر گئنه سهل انگاری، لطمه های جبران ناپذیری متحمل خواهند شد. در بخش تجاری و شرکت های اقتصادی، رسیدگی به اسناد مالی بر عهده حسابداران مجرب آن شرکت می باشد، در نتیجه این گونه می توان گفت که تنظیم این سند در صلاحیت حسابداران ماهر و مجرب شرکت می باشد.
به طور معمول حسابداران شرکت های بزرگ از بین تمامی حسابداران کشور انتخاب می شوند. این جامعه شامل حسابداران مجربی می باشد که وظیفه ی اصلی هر یک، حسابرسی و انجام امور مالی محوله از طرف شرکت ها می باشد.
مزیت های ثبت سند افتتاحیه
با درنظر گرفتن کلیه مطالب ارائه شده، در می یابیم که سند افتتاحیه از دیگر اسناد مالی مهم در یک کسب و کار می باشد. با توجه به مزیت های متعددی که دارد، امروزه تنظیم سند مالی جزوء واجبات هر شرکت تجاری محسوب می شود، از دیگر مزیت های سند افتتاحیه می توان به موارد ذیل اشاره نمود که عبارت است از:
- یکی از اصلی ترین مزیت های سند افتتاحیه، مرتب سازی تمام اسناد، کنترل و تنظیم هر یک، مدیریت و زمان بندی کلیه اسناد مالی می باشد.
- مزیت دوم تنظیم کردن سند افتتاحیه، فاکتوری است که جهت تحلیل درصد موفقیت واحدهای تجاری، در حقیقت سند افتتاحیه این امکان را برای موسسات تجاری فراهم می کند تا موسسه بتواند میزان سود و زیان عملکرد سال مالی گذشته خود را محاسبه و مشخص کند.
- مزیت سوم تنظیم سند افتتاحیه با در نظر گرفتن کلیه موارد ذکر شده، برنامه ریزی دقیق و ارائه راهکارهای مناسب برای آینده شرکت تجاری می باشد. در حقیقت با تجزیه و تحلیل سند افتتاحیه، تمام عیب و اشکال شرکت تجاری آشکار می شود و مدیران این قابلیت را دارند برای آینده کاری شرکت، برنامه ریزی درستی داشته باشند.
- از دیگر مزیت های تنظیم سند افتتاحیه، مدیریت و کنترل دفاتر کوچک تجاری می باشد. دفاتر مختلفی مانند دفتر دارایی، دفتر روزنامه و … . با توجه به نقش تاثیرگذاری که این گونه دفاتر در اظهارنامه مالیاتی ایفا می کنند، بدین وسیله می توان بر میزان دقیق پرداخت مالیات آگاه شد و معیار درستی از مالیات موسسه تجاری را بدست آورد.
چه نکاتی باید در ثبت سند افتتاحیه رعایت شود؟
از نظر قانون تجارت: بر اساس یک سری از اصول قانون تجارت، اگر دفاتر و موسسات تجاری پلمپ شده باشند، نخستین سند رویداد مالی این شرکت ها می بایست بعد از تاریخ پلمپ دفتر ثبت گردد.
از نظر تاریخ و شرح سند: ترجیح داده می شود که جهت ثبت سند افتتاحیه، تاریخ سند را برابر با تاریخ نخستین روز سال مالی ثبت گردد، بهتر است که شرح سند را به عنوان ثبت سند افتتاحیه در نظر گرفته شود.
از نظر تعداد آرتیکل های سند: به طور معمول سند افتتاحیه در یک موسسه تجاری، آخرین حساب های دائمی را افتتاح می کند، به همین دلیل اکثر این اسناد از آرتیکل های متعددی تشکیل شده اند. چیزی که مشخص و واضح است، هر سند افتتاحیه حداقل متشکل از دو آرتیکل بدهکار و بستانکار می باشد.
از دیگر نکاتی که در زمان تنظیم سند افتتاحیه می بایست به آن توجه نمود، به شرح موارد ذیل می باشد که عبارت است از:
- سند افتتاحیه در بعضی از شرکت ها با سند اختتامیه سال مالی قبل آغاز می گردد.
- به طور معمول در سندهای افتتاحیه آخرین و ریزترین حساب های دائمی باید درج شوند.
- ضروری است که سندی که در ترازنامه با مانده اولیه حساب ها در شروع دوره مالی جدید تاسیس می شود. می بایست شروع نمود.
- هر حسابدار برای استارت کار سند نرم افزار حسابداری، موظف است در هر دوره مالی با کامل کردن سند افتتاحیه، کار خود را آغاز کند.
- در شرایطی که کدینگ حساب ها دچار تغییر و تحول نشده باشند، می بایست در سند افتتاحیه برعکس سند اختتامیه سند زده شوند.
- در سند افتتاحیه نیاز است از حساب های بانکی، بستانکاران تجاری، بدهکاران تجاری که مرتبط با یک دوره مالی می باشند و از آن ها نمی شود در دوره های مالی که به زمان های بعد منتقل می شوند، استفاده نمود.
- در سند افتتاحیه می بایست معادله مهم و معروف حسابداری که دارایی = بدهی + سرمایه می باشد را استفاده نمود. یک سری حساب های بانکی که مانده آن ها مرتبط با یک دوره مالی باشند، در حالتی که درست سند زده شده باشند، مانده حساب افتتاحیه می بایست صفر باشد.
چه عواملی در ثبت سند افتتاحیه حسابداری تاثیرگذار است؟
با توجه به موارد ذکر شده، نیاز است بگوئیم که در تنظیم و استفاده از سند افتتاحیه مناسب، عوامل مختلفی تاثیرگذار هستند. در نتیجه در این بخش، اصلی ترین عواملی که در تنظیم سند افتتاحیه نقش دارند را ذکر می کنیم که عبارتند از:
- اولین عامل تاثیر گذار در سند افتتاحیه، استفاده از یک حسابدار خبره و متبحر می باشد. حسابداری که در جامعه حسابداران عضویت داشته باشد و به امورات مالی و حسابداری آشنا باشد.
- سومین عامل تاثیر گذار، استفاده از دیگر ارکان موسسات تجاری مانند داشتن دفاتر منظم، دفتر کپیه، دفتر دارایی، دفتر روزنامه و… می باشد که نقش بسیار مهمی در تنظیم صورت های مالی شرکت دارند.
- چهارمین عامل تاثیرگذار در استفاده از راهکارهای قانونی موجود در عرف تجاری یا قوانین پارلمانی می باشد، زیرا تنظیم سند افتتاحیه بر اساس قانون ضمانت، اجرای محکمی به سند عطا می کند که در برخی موارد در دادگاه ها یا در امورات مالیاتی حتی شرکت های بیمه، موسسات تجاری می توانند به آن استناد کنند.
- دومین عامل موثر در سند افتتاحیه، استفاده از نرم افزارهای حرفه ای و تاثیر گذار می باشد، چون که در عملکرد سیستماتیک خود سیستم و طریقه طراحی و امکانات تعبیه شده در آن نقش بسیار مهمی دارند. در نتیجه یک سیستم حسابداری خوب، سیستمی می باشد که دارای تقسیم بندی زمانی مناسب، ضریب خطای پایین و … باشد.
با توجه به تمامی موارد ذکر شده، سند افتتاحیه در واقع جزوء اسناد مالی و ضروری موسسات تجاری محسوب می شود که نقش بسیار مهمی در گسترش و پیشرفت شرکت دارد،لذا واجب است که در تهیه و تنظیم هر یک از آن ها، حداکثر دقت صرف شود تا به این طریق، مشکلی در محاسبات آینده مالی شرکت یا موسسه پدید نیاید.
کلام آخر
در این بخش از مقاله به معرفی سند افتتاحیه چیست؟ + آموزش کامل ثبت سند افتتاحیه حسابداری پرداختیم و تمام تلاش خود را کردیم که درباره مباحث مختلفی اعم از مزایای ثبت سند افتتاحیه و عوامل تاثیرگذار در ثبت سند افتتاحیه حسابداری، اطلاعات جامعی را در اختیارتان قرار دهیم. از شما عزیزان نیز تشکر می کنم که تا پایان مقاله همراه ما بودید و خواهشمندم نظرات خود را برایمان کامنت کنید.