در این مقاله می خواهیم در مورد یکی از وظایف سخت و پر اضطراب که نیز خالی از حاشیه نمی باشد با عنوان تنخواه گردان حسابداری چیست؟ در شرکت ها به خصوص شرکت های پیمانکاری که با خیل کثیری از کارگران و تامین کنندگان کالا و خدمات روبه رو هستند صحبت کنیم در گذشته برای این که هزینه های فعالیت های گوناگون را بپردازند باید مجموعه ای از فرآیندهای ادارای طی می شد که این روند کاری علاوه بر حوصله سر بردن، زمان زیادی را نیز ذبح می کرد اما در حال حاضر با وجود تنخواه گردان در حسابداری در کنار نرم افزارهای حسابداری دیگر مشکلی در پرداخت این هزینه رخ نمی دهد در حقیقت هدف از ایجاد تنخواه تامین پول نقد کافی جهت هزینه های جزئی یک شرکت و یک واحد تجاری است. تنخواه گردان حسابداری نیز کسی است که مسئول نگهداری از وجوه نقدی خود را داشته و رسیدها و سوابق دقیق برای پشتیبانی از کلیه معاملات را نگهداری می نماید. که با بزرگ تر شدن و پیشرفت شرکت ها و موسسات، فعالیت های آن ها نیز گسترش می یابد. هر یک از از این فعالیت ها خود متشکل از هزینه هایی هستند که باید به خوبی این ها را مدیریت نمود که این کار باعث کاهش هدر رفتن مقدار زیادی از زمان می شود در ادامه برای شما به صورت گسترده تر در مورد این موضوعات صحبت خواهیم کرد. امیدواریم اطلاعات خوبی را در این گفتار در اختیار خواننده ها قرار دهیم همراه ما در آگاه حساب باشید.
تنخواه و تنخواه گردان
مبلغی ثابت و از قبل مشخص که به صورت نقدی یا واریز به حساب فردی خاص که نگهداری آن مبلغ بر عهده او قرار می گیرد تنخواه نام دارد و باید از آن در جهت منافع شرکت استفاده نماید. فردی که این وجه در اختیار او قرار می گیرد یکی از مهم ترین وظایف را در شرکت ها بر عهده دارد و تنخواه گردان نامیده می شود. در حقیقت با بزرگ شدن موسسات و شرکت ها فعالیت های ریز و درشت آن ها نیز چند برابر می شود که همه ی این فعالیت ها نیز به هزینه های ریز و درشتی محتاج است که در مجموع هزینه های زیادی را به جا می گذاشت، در این شرایط مدیریت هزینه ها به یک دغدغه مهم برای مسئولین مجموعه ها تبدیل می شد از جهتی برای پرداخت این هزینه ها به طی کردن فرآیندهای اداری نیز احتیاج بود که باعث هدر رفتن زمان زیادی از افراد مجموعه می شد. بر این مبنا تصمیم بر این گرفته شد که برای برطرف کردن این مشکل از تنخواه گردان استفاده گردد.
تنخواه گردان حسابداری مقداری وجه نقد است که برای آسانی در کار و انجام امور روزمره و در پرداخت هزینه های جانبی شرکت ها و موسسات کنار گذاشته می شود. این وجه به طور معمول در یک صندوق ذخیره می شود و توسط یک مسئول که اختیار پرداخت را دارد کنترل می شود این شخص وظیفه دارد که کلیه مدارک را مبنی بر پرداخت به صورت رسید، فاکتور یا قبض نزد خود نگه دارد. حتی اگر هزینه بسیار خردی هم پرداخت می شود باید مدارک را نزد خود نگه داری کند زیرا که در آخر کار همین هزینه هایی که رقم آن بسیار پایین است و به چشم نمی آید روی هم جمع می شوند و هزینه هایی را تشکیل می دهند که زیاد است به همین علت باید همه ی هزینه ها چه ریز و درشت و یا خرد و کلان توسط تنخواه گردان از حساب تنخواه جمع شود و با اسنادی به حسابداری شرکت تحویل داده شود، این مدارک باید خیلی دقیق و واضح باشد و این که اسناد هم باید با ثبت زمان پرداخت و هزینه پرداختی همراه باشند.
رسیدهای تنخواه بعد از ثبت و تحویل به حسابداری باید توسط مدیریت بخش حسابداری و مدیر تنخواه امضا شود و بهتر این است که در بایگانی شرکت در بخش حساب تنخواه نگهداری شود. به یاد داشته باشید که تنخواه باید در حسابی قرا بگیرد که به ثبت حسابداری شرکتی رسیده باشد. تنخواه دار باید فردی مورد اعتماد و صادق باشد و بهتر است مورد تایید هیئت مدیره مجموعه نیز قرار گرفته باشد. مسئله ای که در این جا خیلی اهمیت دارد این است که منابع مالی که در حساب تنخواه است برای امور شرکت صرف شود و در هیچ ضرورتی نباید یرای منافع شخصی استفاده گردد و معمولا در موسسات و شرکت های بزرگ که خدمات حسابداری و انواع دیگر خدمات انجام می دهند شغل تنخواه یک شغل بسیار مهم و حساس شناخته می شود.
مهمترین اهداف تنخواه حسابداری چیست؟
پرداخت آسان و سریع هزینه ها:
- با استفاده از تنخواه هزینه هایی که مربوط به شرکت هستند و جاری و جزئی نیز می باشند با سرعت و دقت بیشتری انجام می شود البته در برخی شرایط می توان از تنخواه برای پرداخت هزینه های مهم و ضروری که امکان دسترسی به امکانات بانکی برای پرداخت آن ها وجود ندارد استفاده کرد.
کاهش حجم عملیات های حسابداری:
- تنخواه باعث کاهش حجم عملیات های پرداختی یک شرکت یا سازمان می شود و علاوه بر این باعث پایین آمدن حجم عملیات های حسابداری نیز می شود، در واقع تنخواه از خیلی از فشارهایی که مربوط به عملیات پرداخت در حسابداری است می کاهد.
کنترل وجوه نقد:
- کنترل وجوه نقد برای هزینه هایی که کوچک و نقدی در شرکت می باشد، خود امری مهم است که مدیریت آن با استفاده از حساب تنخواه گردان بسیار راحت می باشد.
انواع تنخواه گردان
به فردی که وظیفه انجام دان امور تنخواه گردانی را به عهده می گیرد تنخواه دار می گویند. وظایف این فرد عمدتا در هر سازمانی بر اساس سیاست های داخلی سازمان به چند دسته نقسیم می شود. برخی از مهم ترین انواع تنخواه گردان ها عبارتند از: تنخواه گردان متغیر، تنخواه گردان ثابت، تنخواه گردان نقدی، تنخواه گردان تعهدی، تنخواه گردان اصلی و تنخواه گردان فرعی که در ادامه قصد داریم توضیح مختصری در مورد مهم ترین آن ها شرح دهیم.
تنخواه گردان به روش ثابت:
در این روش مقداری پول که از قبل مشخص شده است به حساب فردی که تنخواه گردان نامیده می شود واریز می گردد. مسئول تنخواه گردان هم باید خریدهای مرتبط با احتیاجات شرکت را نیز طی بازه ی زمانی مشخصی به بخش حسابداری تحویل دهد.
تنخواه گردان به روش متغیر:
در این روش سقف مبلغی که به عنوان تنخواه در اختیار تنخواه گردان قرار می گیرد توسط مدیران مجموعه تعیین می شود و برای هزینه های شرکت و خرید در حساب تنخواه گردان قرار می گیرد. در پایان دوره نیز تنخواه دار باید رسیدهای پرداخت و اسناد رسمی هزینه ها را با مبلغ باقی مانده تنخواه به طور برابر با مبلغ تنخواه گردان اولیه به حسابداری تحویل دهد.
ماهیت تنخواه گردان در حسابداری
ماهیت حساب تنخواه دارایی است. این حساب از نظر ماهیت درست شبیه صندوق است. هنگامی که این حساب بدهکار می شود مبلغ آن افزایش پیدا می کند و با بستانکار شدن آن مبلغ حساب تنخواه گردان کاهش پیدا می کند. البته امروزه با استفاده از بهترین نرم افزار حسابداری حرفه ای می توانید به سهولت عملیات های مالی و ثبت های حسابداری تنخواه گردان را بدون هیچ گونه مشکلی و در سریع ترین زمان ممکن انجام دهید.
تفاوت تنخواه گردان با صندوق چیست؟
این یک سوال متداول است. اولا پرداخت صندوق، بایستی روزانه ثبت و برای آن سند تهیه شود و طبق آیین نامه تحریر دفاتر قانونی، براساس ترتیب وقوع رویدادهای مالی، در دفاتر ثبت شود. تفاوت دیگر صندوق با حساب تنخواه گردان این است که حساب صندوق معمولا در قبال هر دریافت و پرداختی، که معمولا محدودیت مشخصی ندارند استفاده می شود اما حساب تنخواه گردانی بعد از ایجاد، صرفا جهت هزینه های مشخص شده یا در زمان افزایش و یا ارائه صورت حساب و یا بستن، مورد استفاده قرار می گیرد. اما به طور کلی باید این گونه بیان کرد که بیشتر از هر حساب دیگری ماهیت حساب تنخواه گردان با صندوق شبیه است.
نکات مهم در افتتاح حساب تنخواه و فرآیند پرداخت ها
نکته ای که قبل از افتتاح حساب تنخواه باید به آن توجه شود این مسئله است که بسیاری از اختلاس ها و سو استفاده ها در منابع ریالی شرکت ها، به واسطه پرداخت های نقدی صورت می گیرد. به این جهت که پنهان کردن آن آسان است مگر این که کنترل موثرتری صورت بگیرد و ممیزی ها قوی باشد. حال بهتر است قبل از افتتاح حساب تنخواه به مواردی توجه کنیم که به شرح زیر است:
- صلاحیت تنخواه گردان برای احراز مسئولیت اثبات شود.
- میزان وجهی که در اختیار تنخواه قرار می گیرد توسط هیئت مدیره مشخص شود و پرداخت یکبار انجام شود.
- در مقابل پرداخت انجام شده به حساب تنخواه باید رسید معتبر دریافت شود.
- اسناد پرداخت که توسط تنخواه دار ارائه می شود باید به خوبی نگه داری و بایگانی شوند.
- در صورت تمایل ضمانتی که دارای اعتبار است مانند چک یا سفته از تنخواه دار دریافت شود.
- تنخواه دار باید در مقابل هزینه های انجام شده از حساب فاکتور یا قبض اعتباردار ارائه کند.
در رسید تنخواه گردان باید چه مواردی ذکر شود؟
در این رسید باید مبلغ پرداخت شده به عدد و حروف، نام شخص، سازمان، یا فروشگاهی که مبلغ به آن پرداخت شده است ذکر شود، موضوع پرداخت به طور دقیق ذکر شود برای نمونه این گونه نوشته شود که مبلغ فلان برای خرید شیرینی و میوه برای مهمان ها پرداخت گردید و در پایان شخص دریافت کننده پول باید مهر و امضا کند و البته جایی هم برای امضا مسئول تنخواه و مقام بالاتر آن وجود داشته باشد. در اصل باید این گونه گفت که هر فاکتور و رسیدی که شخص تنخواه گردان به عنوان سند ارائه می دهد باید رسمی و دارای ویژگی های استاندارد فاکتور باشد، نام و شناسه اقتصادی و آدرس شرکت یا موسسه صادر کننده در آن ذکر شده باشد، فاکتور تاریخ داشته باشد، شماره سریال چاپی فاکتور مشخص و شفاف باشد، مهر شرکت و موسسه صادر کننده اخذ شده باشد، نام، کد اقتصادی، شناسه ملی و آدرس خریدار در آن ذکر شده و مبلغ فاکتور هم به شکل عدد و هم به صورت حروف درج شده باشد، جمع انتهایی رقم های ذکر شده درست انجام شده و فاکتور خط خوردگی و خط و خش نداشته باشد. مسئول تنخواه گردان باید کلیه اسناد و مدارک مربوط به تنخواه را در فرم مشخصی مندرج کرده و تحویل حسابداری نماید. در این فرم تکتک فاکتورها با ذکر تاریخ، شماره، نام فروشنده، شرح مختصر هزینه، مقدار و قیمت وارد می شوند و در انتها تنخواه گردان امضا کرده و در اختیار واحد حسابداری و شخص مسئول قرار می دهد.
هزینه در حساب تنخواه گردان چه مفهومی دارد و چه اندازه اهمیت دارد؟
هر نوع پرداختی که موسسه یا سازمان در ازای خدمات دریافت شده انجام می دهد هزینه نام دارد. پرداخت قبض تلفن، قبض آب، برق، گاز و حقوق کارکنان همه جزو هزینه های شرکت محسوب می شوند. هر یک از این مبالغ که پرداخت می شوند در واقع یک هزینه برای شرکت بوده و حسابداران و تنخواه گردان وظیفه دارند به شکل دقیق و تخصصی این مرکز هزینه ها را شناخته و به آن آگاهی داشته باشند. این موضوع از این لحاظ اهمیت دارد که از صرف هزینه های غیر ضروری و بی جا در شرکت جلوگیری می شود در واقع با شناسایی و لیست کردن مراکز هزینه در شرکت و عمل کردن بر طبق آن از اتلاف مالی و ریخت و پاش های غیر ضروری جلوگیری می شود. تنخواه گردان باید ضمن این که هزینه ها را می شناسد این توانایی را نیز داشته باشد که اسناد مربوط به آن را بررسی کند و ایرادات مربوطه را هم رفع کند و اسنادی بدون نقص در اختیار واحد حسابداری قرار دهد. یک نکته مهم در هزینه این است که تنخواه گردان مالیات بر ارزش افزوده را به خوبی شناخته و در تمامی فاکتورها اعم از خرید و فروش یا خرید کنترل نماید و مبلغ آن را به درستی قید کند.
نحوه بررسی حساب تنخواه گردان در پایان سال مالی
حساب تنخواه باید در پایان سال به حساب تنخواه سال بعد منتقل شده یا مبلغ باقی مانده در حساب تنخواه به صندوق و حساب بانک واریز شود و حساب تنخواه صفر گردیده و کاملا بسته شود. در غیر این صورت ممکن است که در حساب های سال بعد و حساب بانک و صندوق شرکت مغایرت ایجاد شود. برای بستن حساب تنخواه گردان ممکن است حالات مختلفی به وجود آید که به شرح زیر است:
- در حالات اول ممکن است موجودی آن اصلا مصرف نشده باشد و دست نخورده مانده و هزینه ای صورت نگرفته باشد در این حالت کل مبلغ به حساب شرکت واریز شده و رسید آن به عنوان سند حسابداری به واحد حسابداری تحویل می شود.
- در حالت دوم قسمتی از مبلغ تنخواه گردان هزینه شده و مقداری از آن باقی مانده است در این حالت مبلغ باقی مانده به حساب شرکت واریز شده و فیش آن به همراه اسناد مربوط به هزینه های دیگر از مبلغ آن به واحد حسابداری ارائه می گردد.
- در حالت آخر هم اگر کل مبلغ تنخواه گردان خرج شده باشد فقط اسناد مربوط به هزینه ها به همراه فرم های مربوطه به حسابداری ارائه می شود.
استفاده از نرم افزار حسابداری برای حساب تنخواه
با پیشرفت نرم افزارهای حسابداری و حذف کارهای حسابداری و مالی به صورت دستی و استفاده از نرم افزارهای پیشرفته برای ثبت عملیات های مالی حساب تنخواه گردان را هم می توان به وسیله نرم افزارهای طراحی شده در بازار تهیه و بررسی و کنترل نمود. این نرم افزار علاوه بر پوشش دادن بسیاری از عملیات های مالی می توانند حساب تنخواه گردان را هم خیلی ساده و دقیق ثبت و نگهداری کرده و در مواقع لازم گزارش گیری هم انجام دهند و فقط لازم است کار با این نرم افزارها به اشخاص مسئول و تعیین شده آموزش داده شود. خرید و نصب و آموزش این نرم افزارها از طریق موسسات خدمات حسابداری به آسانی امکان پذیر بوده و در همه ی مراحل حتی بعد اجرا و نصب و آموزش مشتریان خود را حمایت و پشتیبانی می کنند.
کلام آخر
از همه ی عزیزانی که تا انتهای این مقاله ما را همراهی کرده اند سپاس گزاری می کنم امیدوارم مطالبی که در مقاله تنخواه گردان حسابداری چیست؟ برای شما بیان شد مطالب مفید و کاربردی باشد و مورد قبول نگاه همه مخاطبان عزیز این مقاله قرار گرفته باشد. ممنون می شوم اگر که نقد، انتقاد و نظرات خود را برای ما کامنت کنید.