در این بخش از مقاله قصد داریم به توضیح نرم افزار حسابداری چیست و چه کاربردهایی دارد؟ بپردازیم. در دنیای امروز، رشته حسابداری یکی از رشته های پرکاربرد در جامعه به حساب می آید که دارای طرفداران بسیار زیادی می باشد، جهت پیاده سازی راحت تر علوم و فنون حسابداری، نرم افزارهای مختلفی پدید آمده اند که به صورت فراگیر در ادارات و مراکز تجاری از آن ها استفاده می شود، در ادامه مقاله توضیحات جامعی را در خصوص امکانات و ویژگی های نرم افزار حسابداری در اختیارتان قرار می دهیم. خواهشمندم تا پایان مقاله آگاه حساب همراه ما باشید.
نرم افزار حسابداری چیست؟
نرم افزار حسابداری یکی از انواع مختلف برنامه های کامپیوتری می باشد که افراد را قادر می سازد مدیریت معاملات مالی و اقتصادی خود را انجام دهند. چنین نرم افزارهایی می توانند به شکل وسیعی ای در زمینه های گوناگون مورد استفاده قرار گیرند، بعضی از اپلیکیشن ها برای حسابداری در مشاغل کوچک و ساده و بعضی دیگر نیز برای نظارت کل بر امور مالی و فعالیت های بزرگ طراحی و تولید شده اند. از طریق نرم افزارهای حسابداری، شرکت ها می توانند به آسانی از منابع گوناگون در بخش های حسابداری خود بهره ببرند و اشتباهات حسابداری را کمتر کنند.
مدیریت مالی و تجاری به عنوان امری حیاتی و واجب برای امورات تجاری می باشد و یک نرم افزار حسابداری مناسب، می تواند فرایند کار را آسان و خاص کند. نرم افزارهای حسابداری مالی، ابزارهای بسیار کاربردی می باشند که بر طبق علم و دانش حسابداری و آگاهی از نیاز بازار کسب و کار به وسیله تیم ورک های برنامه نویسی، طراحی و تولید می شوند.
نسخه های نرم افزاری حسابداری به تنهایی نمی توانند به تمامی نیازهای حسابداری و مالی کسب و کارهای گوناگون پاسخ دهی کنند، بلکه نقش بکارگیری هر یک از آن ها، بر عهده انسان می باشد و آن ها فقط ابزارهایی می باشند که در اختیار متخصصان با علم و دانش و متبحر قرار می گیرند تا در جهت تولید داده های ارزشمند مالی جهت انجام امورات مختلف اعم از حسابداری روزانه تا تصمیم گیری های مهم به کار می روند.
برای آن دسته از افرادی که آشنایی کمی با نرم افزار حسابداری دارند، اصطلاح نرم افزار حسابداری، نشان دهنده نرم افزارهایی مثل مجموعه نرم افزارهای آفیس می باشد. در حال حاضر نرم افزار حسابداری به آن دسته از نرم افزارهایی گفته می شود که تمامی امورات جاری و تخصصی حسابداری را از طریق آن ها می توان به شکل راحت تری انجام داد. نرم افزار حسابداری این شرایط را فراهم می کند که تمامی امکانات موردنیاز حسابدار را به صورت دیجیتال در اختیار وی قرار داده و نیاز حسابدار به دفاتر حسابداری را به حداقل می رساند.
به عنوان مثال نرم افزار حسابداری فروشگاهی شامل مجموعه گسترده ای از امکانات و عملیات اجرایی می باشد که مناسب کارهای فروشگاهی می باشد. این قبیل نرم افزار از پایه با نرم افزار حسابداری تولیدی تفاوت های فراوانی دارد و این گونه تفاوت ها، هیچ گونه ارتباطی به اندازه این کسب و کارها ندارد. انواع مختلف نرم افزار حسابداری طراحی و تولید شده است که به شرح موارد ذیل می باشد:
- نرم افزار حسابداری تولیدی
- نرم افزار حسابداری شرکتی
- نرم افزار حسابداری فروشگاهی
- نرم افزار حسابداری صنفی و مشاغل
- نرم افزار حسابداری صندوق های فروشگاهی
- نرم افزار حسابداری شخصی یا کیف پول دیجیتالی
دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری
بالابردن سرعت اجرای فرایندهای حسابداری: نخستین دلیل جهت بکارگیری نرم افزار حسابداری، افزایش بی رویه سرعت اجرای فرایندهای حسابداری می باشد. به واسطه بکارگیری نرم افزار حسابداری، بسیاری از عملیاتی که ساعت های زیادی وقت حسابداران را می گیرد و هم به شکل ذهنی و هم فیزیکی، آن ها را درگیر خود می کند، رفع شده است. افزایش سرعت محاسبات حسابداری، به عنوان مهم ترین دلیل برای استفاده از نرم افزار حسابداری می باشد.
سهولت دسترسی و نظارت بر اطلاعات مالی: در زمان های گذشته، حسابداران از دفاتر فراوان موجود در حسابداری و قفسه های پر از زونکن استفاده می کردند. برای جستجوی یک سند حسابداری و تجزیه و تحلیل دوباره، بسیار زیاد اذیت می شدند. در حال حاضر شرایط تغییر کرده است و استفاده از یک نرم افزار حسابداری می تواند خدمات حسابداری مختلفی را عرضه کند و در کوتاه ترین زمان، یک سند را در معرض دید حسابدار قرار دهد. این سهولت دسترسی بر داده ها و اطلاعات، امکان نظارت دقیق تر بر هر یک را نیز افزایش می دهد که برای روسا یک ابزار کمکی به حساب می آید. این مزیت موجب افزایش سرعت در عملیات حسابرسی نیز شده است و تمام امورات را نیز آسان نموده است.
دقت بیشتر در عملیات محاسباتی: همان طور که مشخص است، میزان دقت کامپیوتر نسبت به انسان در انجام عملیات محاسباتی بسیار زیاد و چشم گیر می باشد. ذبده ترین حسابداران نیز عملیات محاسباتی را چندین بار چک می کنند، در شرایطی که محاسبات صورت گرفته از طریق کامپیوتر، اصلا نیازی به چک کردن ندارد. یک نرم افزار حسابداری با تکیه بر توان عملیات محاسباتی کامپیوتر، به حد زیادی دقت اسناد مالی و محاسباتی شرکت را افزایش می بخشد و شبهه های آن را نیز کم می کند.
کاهش میزان هزینه ها: مزیت های حاصل از سرعت و کاربرد نرم افزار حسابداری، معمولا موجب کاهش هزینه های کلی می گردد. بکارگیری یک نرم افزار حسابداری مناسب، به هر کدام از اعضای تیم حسابداری، این امکان را می دهد که در زمان کمی، کارهای زیادی را انجام دهند. به زبان ساده تر، این گونه می توان گفت که افراد کمی برای انجام کارهای حسابداری مورد استفاده قرار می گیرند. این آپشن به خودی خود، می تواند موجب کاهش هزینه های اداری حسابداری شود.
کاهش میزان هزینه های نیروی انسانی: تمامی دلایل ذکر شده، بدون استفاده از نرم افزار حسابداری، زمان و نیروی انسانی بسیار زیادی را مصرف می کند. تعداد زیادی از فرایندهای حسابداری به ظاهر ساده، به یک نیروی انسانی تمام وقت نیاز دارد که این خود موجب هزینه تراشی بسیار زیادی می شود. نرم افزارهای حسابداری هزینه های مورد استفاده برای نیروی انسانی بخش حسابداری را به صورت زیادی کاهش می دهند و این مزیت به آسانی قابل حذف نمی باشد.
کاربردهای مختلف نرم افزار حسابداری
ملزومات سازمان های نظارتی: یکی از مهم ترین دلایل استفاده از نرم افزارهای مالی و حسابداری، ملزومات سازمان های نظارتی متعدد اعم از سازمان کل امور مالیاتی، بیمه و وزارت اقتصاد می باشد که معمولا هر چند وقت یک بار نرم‌افزارهای حسابداری مورد تایید خود را به مردم معرفی می کنند.
افزایش سرعت پروسه انجام کارها: راه حل های نرم افزاری، نقش بسیار اساسی در سرعت بخشیدن به انجام تمامی کارها و حذف زمان های هدر رفته دارند و نرم افزارهای حسابداری نیز از این جریان مستثنی نمی باشند. با استفاده از نرم افزارهای حسابداری، هیچ نیازی به صرف ساعت ها زمان برای ثبت و ضبط گزارشات مالی نمی باشد و محاسبات به صورت سیستماتیک و اتومات از طریق نرم افزار انجام می شوند، در نتیجه می توان الباقی زمان را برای انجام امورات مهم تری صرف نمود.
کاهش خطاهای انسانی: یکی از اصلی ترین مزیت های بکارگیری نرم افزار حسابداری، کاهش خطاهای انسانی در ثبت و ضبط گزارشات مالی و حسابداری می باشد. با توجه به این که جابجایی اعداد و ارقام نیز می تواند برای یک ارگان اداری بسیار هزینه بر باشد، در نتیجه استفاده از انواع مختلف نرم افزارهای مالی و حسابداری، به عنوان بهترین جایگزین برای انجام محاسبات پر اشتباه دستی می باشد.
ارائه گزارشات دقیق و در لحظه: یکی از اصلی ترین وظایف نرم افزار حسابداری، تهیه کردن صورت های مالی و حسابداری و هم چنین ارائه نمودن گزارشات گوناگون از وضعیت مالی شرکت برای تمامی مدیران بالادستی یا سازمان های متفرقه می باشد. در گذشته های دور انجام این قبیل کارها، بسیار زمان بر و البته همراه با خطا و اشتباهات زیادی بود. نرم افزار حسابداری این امکان را می دهد تا در اسرع وقت بتوان انواع مختلف گزارشات مالی و حسابداری مدنظر را دریافت نمود.
نرم افزار حسابداری چه تاثیری بر روی کسب و کار می گذارد؟
نرم افزار حسابداری تاثیرات بسیار زیادی بر روی کسب و کار می گذارد و برخی از آن ها به شرح موارد ذیل می باشد و عبارت است از:
افزایش بهره وری: با استفاده از نرم افزار حسابداری می توان میزان بهره وری کسب و کار خود را افزایش داد، زیرا نرم افزارهای مالی و حسابداری، امکان مدیریت کار و وظایف با سرعت هر چه بیشتر را فراهم می کنند، تمامی داده ها و اطلاعات در مکانی ایمن، حفظ و نگهداری می شوند، در نتیجه افراد زمان زیادتری را در اختیار دارند که بر روی دیگر امورات کسب و کار تمرکز کنند.
در زمان حسابرسی به کاربران کمک می کند: از طریق یک نرم افزار حسابداری مناسب، می توان اطمینان داشت که اشتباهات انسانی تا حد زیادی کاهش می یابد، چرا که خط قرمزهای حساب و کتاب به شکل هشدار به کاربران اعلام می شود. هم چنین زمان حسابرسی بسیار کوتاه تر و بدون استرس و نگرانی خواهد بود.
اجرای خودکار معاملات و حساب کتاب: اتومات بودن، معاملات حسابداری را راحت می کند. نرم افزارهای حسابداری، عملیات محاسباتی را انجام می دهند و کلیه داده ها و اطلاعات را جمع آوری می کنند، فاکتور صادر می کنند و … بنابراین افراد را از عذاب کار و محاسبه دستی نجات می دهند و به این طریق، زمان را برای خلاقیت و گسترش کسب و کار صرف می کنند.
پر کردن فرم های مالیات به راحتی انجام می شود: آمار و ارقام ارزشمند مالی و اقتصادی گردآوری شده از طریق نرم افزارهای حسابداری، در زمان پر کردن فرم های مالیات بسیار مفید و سودمند می باشد، از طریق امکانات مرتب سازی و گزارش گیری اینترنتی نرم افزار حسابداری، می توان اطلاعات لازم جهت پر کردن فرم های مالیاتی را با اطمینان خاطر و به آسانی انجام داد.
امکانات مختلف نرم افزار حسابداری
امکان پرداخت اینترنتی: گردآوری پرداخت ها، به عنوان یک قسمت اساسی در کسب و کار محسوب می شود، در نتیجه نرم افزار حسابداری که قرار است از آن استفاده کنید، می بایست این کار را برای کاربر راحت کند. یک نرم افزار حسابداری مناسب، از ادغام و یکپارچه سازی درگاه پرداخت اینترنتی پشتیبانی می کند و به کاربر این امکان را می دهد تا از امکان پرداخت اینترنتی که هم برای کاربر و هم برای مشتری آسان تر است، استفاده کند.
امکان پردازش فاکتور: به زبان ساده می توان گفت که فاکتور به عنوان نیاز اساسی در هر شغلی می باشد. یک نرم افزار حسابداری مناسب می بایست این امکان را فراهم کند که چه کسی بدهکار است و چه کسی بستانکار است، چه میزان بدهی وجود دارد و چه موقع قرار است بدهی پرداخت شود. هم چنین از خصوصیات گوناگونی مثل صورت حساب اتومات، یادآوری پرداخت و تبدیل اتومات تخمین ها به فاکتور نیز پشتیبانی کند.
بانکداری: هر نرم افزار حسابداری می بایست پیوندی به بانک مدنظر شرکت در نظر بگیرد. با وجود این امکانات، کلیه مسائل مرتبط با پرداخت ها و اظهارات بانکی، به آسانی به سیستم حسابداری منتقل می شود. نکته جالب این است که بعضی از نرم افزارهای حسابداری، امکانات بیشتری را در اختیار کاربران خود قرار می دهند، امکاناتی مانند تطبیق معاملات بانکی و … .
کلیه حساب های قابل پرداخت: پیگیری نرخ هزینه ها و میزان پولی که جزوء دارایی محسوب می شود، برای هر کسب و کاری واجب و ضروری می باشد. یک نرم افزار حسابداری مناسب می بایست ویژگی های مختلفی مانند سفارش خرید، صورتحساب ها، اعتبار فروشنده و هزینه ها را ارائه کند تا بتواند امکان پرداخت عملیات تجاری را تا حد زیادی آسان کند.
فهرست کردن موجودی: بدست آوردن آمار موجودی کالا برای اکثر کسب و کارهایی که با انواع مختلف کالا سر و کار دارند، واجب می باشد. نرم افزار حسابداری با دسترسی به موجودی می تواند به عمل ساده سازی عملیات مالی و تجاری در کسب و کار کمک کند. بعضی از خدماتی که یک نرم افزار حسابداری در این حوزه می تواند ارائه کند، عبارت است از: ردیابی فهرست کالا، ارسال اعلان در زمان اتمام موجودی، ایجاد تعادل در موجودی و … .